רשימת מסמכים

רשימת המסמכים מוצגת בתפריטים שונים בתוכנה. בכרטיס לקוח או תיק, בכרטיס ישות ובתפריט הראשי מסמכים. בכל אחת מהרשימות הללו מוצגים הקבצים אשר תוייקו לתוכנה. הקבצים יכולים להכיל קבצי WORD, קבצי PDF, קבצי קול וכו’. בהתאם לתפריט שבה מוצגת הרשימה כך משתנה מגוון הפעולות והמידע המוצג. 

רשימת הכפתורים:

  - הוספת מסמך חדש למערכת. המסמך יכול להיות מבוסס על שבלונה קיימת, או מסמך הקיים באחד מהתיקיות במחשב.

[להסבר נוסף עבור לקישור הבא:  הוספת מסמך ]

  - הוספת שבלונה מועדפת (הגדרת שבלונה כ"מועדפת" מבין השבלונות הקיימות במערכת).

  - יצירת גרסה חדשה למסמך קיים.

[להסבר נוסף עבור לקישור הבא: גרסאות למסמך ]

  - הכנת בקשה לנט המשפט מתוך המסמכים המתוייקים בתיק. אפשרות זו מוצגת במידה ומודול נט המשפט נרכש על ידי משרדך. [להסבר נוסף על הכנת בקשות עבור לקישור הבא:  הכנת בקשה לנט-המשפט ]

  - הורדת מסמכי נט המשפט לכרטיס התיק. אפשרות זו מוצגת במידה ומודול נט-המשפט נרכש על ידי משרדך.

  - הדפסת המסמך המבוקש. לחיצה על כפתור [הדפס] תאפשר הדפסת המסמך בהתאם לאפשרויות הקיימות.

  - שכפול מסמך.

  - הצגת פרטים מאפשר שינוי של אחד ממאפייני המסמך הקיימים. כדוגמת שם המסמך, קטגוריה, שיוך לכרטיס תיק וכו’.

 -  לחיצה על הכפתור מאפשרת את הפעולות הבאות:

  1. פתיחת מסמך לעיון עדכון.
  2. פתיחת מסמך וריענון נתונים כדוגמת שדות מידע אוטומטיים.
  3. פתיחת התיקייה בשרת בה שמורים המסמכים. [חשוב! בתיקייה זו נמצאים מסמכי המקור של תוכנת עודכנית. מחיקת מסמך מתיקייה זו משמעותה שהמסמך לא יפתח עוד בתוכנה].

 -  לחיצה על כפתור הצג מאפשר הצגת הלקוח/תיק/נמען/ספק אליו מקושר המסמך.

 -  הוספת משימה הקשורה למסמך. [להסבר נוספת עבור לקישור הבא:  הוספת משימה ].

 -  שליחת המסמך באמצעות דואר אלקטרוני (עובד עם תוכנת microsoft outlook) [להסבר נוסף בנושא עבור לקישור הבא: שליחת קובץ בדואר אלקטרוני ].

  שליחת לינק לפתיחת המסמך בין העובדים השונים במשרד, באמצעות תוכנת outlook.

 -  שליחת המסמך באמצעות הודעת דואר פנימית. נמען ההודעה יוכל ללחוץ על כפתור "הצג מסמך" מתוך ההודעה ולצפות בפרטי המסמך.

 - הצגה מקדימה של המסמך שנבחר.

 - לחיצה על הכפתור יפתח חלון לבחירת "יעד" לשליחת המסמכים/ים

  - ייצוא רשימת המסמכים לתוכנה חיצונית כדוגמת וורד/אקסל/HTML

 - שינוי תצוגת הנתונים המוצגת ברשימה. לחיצה על הכפתור תאפשר בחירת סינונים, יצירת תצוגות מהירות ובחירת שדות לתצוגה.

כפתור פעולות  

 - שיוך קובץ/מספר קבצים מחוצץ מסמכים לאחת מתיקיות המסמכים בתיק.[אפשרות נוספת להעברה היא על ידי גרירת הקובץ לתיקייה].

 -  שליחת מסמך בדואר היברידי.

]להסבר נוסף עבור לקישור הבא  בחירת מסמך למשלוח בדואר היברידי ]

 -  הוספת מטפל נוסף למסמך, שאינו המחבר.

 -  שליחת המסמך המסומן ישירות להדפסה ללא פתיחתו.

 -  העברת מסמך או מספר מסמכים מתיק אחד לאחר.

 -  שינוי סטטוס המסמך או מספר מסמכים באופן גורף.

 -  שינוי קטגוריה ותת קטגוריה למסמך אחד או מספר מסמכים באופן גורף.

 -  שינוי רמת גישה (רגיל, קריאה בלבד, פרטי) למסמך אחד או מספר מסמכים באופן גורף.

 - הפיכת מסמך/מספר מסמכים לקובץ PDF. לחיצה על הכפתור תציג את חלון הדיאלוג:

 - שליחת מסמך או מספר מסמכים כקובץ PDF אחד, באמצעות תוכנת Microsoft Outlook.

 - שליחת מסמך במייל חיצוני באמצעות תוכנת Microsoft Outlook וביצוע חתימה דיגיטלית (מותנה בכרטיס חכם מחובר ומוגדר במערכת).

 - רישום חיוב בגין עבודה במסמך. במידה והמסמך מקושר לכרטיס תיק, יוצג חלון פרטי חיוב עם פרטי כרטיס תיק.

 - הוצאת מסמך לעריכה. עריכת מסמך מאפשר לעורך הדין לבצע שינויים במסמך, מבלי ששאר המשתמשים יוכלו לבצע שינויים במקביל.

[להסבר נוסף עבור לקישור הבא:  הוצאת מסמך לעריכה ].

 ו   - הוספה או הסרת התיק אליו קשור המסמך לקבוצות עבודה.[להסבר נוסף עבור לקישור הבא:  קבוצות עבודה ].

  קישור או שכפל מסמך המתוייק בתיק, לתיקים שונים במערכת. 

חשוב! בקישור מסמך לתיקים שינוי שמתבצע במסמך שמקושר לאחד התיקים יחול גם על המסמך שמקושר לשאר התיקים. 
בניגוד לכך שיכפול מסמך יוצר עותק פיזי בכל אחד מהתיקים שנבחרו. שינוי מסמך באחד התיקים לא ישפיע על שאר המסמכים המשוכפלים.
לחיצה על הכפתור יציג חלון בחירה בין [שכפול המסמך - שכפול פיזי של המסמך בתיקים השונים] או [קישור]

Powered by PHPKB (Knowledge Base Software)