חוברת הדרכה - הוצאות ותשלומים

הוצאות ותשלומים

מדריך למשתמש עודכנית פלטינום

 

מבוא

הניהול הכספי בעודכנית פלטינום כולל את כל הרכיבים הדרושים לניהול המערך הכספי והנהלת החשבונות של משרד עורכי דין. בנוסף לרישום חיובים, הפקת חשבונות עסקה, חשבוניות מס וקבלות עליהם הוסבר בחוברות הדרכה אחרות, תוכנת הפלטינום מאפשרת לנהל גם רישום תשלומים והוצאות משרד ולקוח.

 

תוכנת הפלטינום מאפשרת למשתמש לבצע הפרדה בין רישום ההוצאה ובין רישום התשלום. במידה ופעולות אלו נעשו בנפרד, קיימת אפשרות לקשר בניהם בשלב מאוחר יותר. 

מספור המסמכים יבוצע בשתי סדרות מספרים שונות: מספור להוצאות ומספור נפרד לתשלומים. 

תנאי מוקדם לרישום הוצאות ותשלומים: הגדרת רשימת ספקים, רשימת סעיפי הוצאה והוספת חשבונות בנק לתוכנה. 

נזכור כי בתוכנת הפלטינום ניתן גם לבצע תשלום כנגד "ישות" ולא בהכרח כנגד ספק.

הוצאות ותשלומים

 רישום הוצאות (משרד ולקוח) מאפשר למשרד עו"ד לשמור על ניהול תקין של הנה"ח. מסמכים אלו ישמשו בעתיד בסיס להפקת דו"חות חשבונאיים כדוגמת דו"ח מע"מ ודו"ח רווח והפסד, ודו"ח מקדמות מס.

 

הוצאה הינה הדרישה לתשלום שהתקבלה מספק לדוגמא, חשבונית מחברת חשמל על תשלום חשמל, חשבונית עבור שליחות וכו’ ואילו התשלום הינו הכסף בפועל שיצא מאחד מחשבונות הבנק של המשרד בהתאם לסוג  התשלום כגון, מזומן, המחאה וכו’. בנוסף, ניתן להדפיס שיקים ישירות מן התוכנה לאחר רישומם באמצעות מודול הדפסת שיקים (מודול בתשלום).

הוצאות משרד והוצאות לקוח בעודכנית פלטינום נרשמים כנגד ספקים המוגדרים בתוכנה וכאשר מדובר בהוצאות לקוח ניתן גם לחייב את הלקוח בגינן דרך מנגנון החיובים.

 

ניתן לרשום הוצאות ותשלומים הן מהתפריט הראשי (תפריט כספים) או ישירות מתוך כרטיס לקוח/תיק/ספק, כאשר ישנן מספר אפשרויות רישום: הוצאה (מרובת סעיפים (מרוכזת) או בעלת סעיף אחד) ותשלום בחלון אחד או בנפרד, לפי הצורך.

מספור ההוצאות והתשלומים יתבצע ע"פ מספור שהוגדר בהגדרת מערכת מס’ 70, עם תחילת העבודה בתוכנה.

הגדרות

טרם התחלת העבודה יש לבצע הגדרות ראשוניות בתוכנה. חלק מההגדרות הכרחית לתפעול התקין של המודול כדוגמת מספרי פנקסי הנה"ח ונעשות עם נציג מהמחלקה התפעולית.

להגדרות מערכת לחץ על תפריט ההמבורגר > כלים ותחזוקה > הגדרות מערכת > כספים

מספרי מסמכים - קוד מס’ 70

בהגדרה זו יש לקבוע את מספרי המסמכים החשבונאיים במערכת טרם השימוש במערכת הנה"ח, ללא הזנת מספר המערכת תיתן את הספרה "1" למסמך החשבונאי הראשון שיופק.

בעת הזנת המספרים הזן מספר הקטן באחד מהמספר שממנו תרצה להתחיל להפיק את המסמך.
לדוגמא, אם ברצונך להתחיל לרשום הוצאות ממספר 100 עליך להזין את המספר 99 בשדה "הוצאות".

לאחר הזנת מספרי המסמכים החשבונאיים ולאחר הנפקת מסמכים חשבונאיים תוכל להבחין במסך זה במספר המסמך האחרון שהופק במערכת.

לדוגמא, מספר התשלום האחרון שהופק במערכת הינו 351. להקלדת המספרים החשבונאים בשדות השונים לחץ על כפתור 

כספים - רשימת סעיפי הוצאה - קוד מס’ 37

בהגדרה זו יש להגדיר את רשימת סעיפי ההוצאה בתוכנה.

קישור סעיף הוצאה  לרישום הוצאה חדשה מתקיים רק בהוצאות משרדיות. ברישום הוצאות לקוח אין צורך להגדיר סעיפי הוצאה. אחוז מע"מ מוכר ישפיע על סה"כ המע"מ שנצטרך לשלם בדוחות שנפיק מהמערכת. בנוסף קישור פרטי סעיף ההוצאה לסיווג חשבונאי, יגרום להוצאה(משרדית) להופיע בדוחות רווח והפסד.

חשוב! בתוכנה ניתן לקבוע לאלו קבוצות משתמשים תינתן או תיחסם האפשרות להוספת הוצאה עם סעיף הוצאה מסויים. להסבר נוסף בנושא עבור לקישור הבאמידור סעיפי הוצאה

חשוב ! ללא הגדרת סיווג חשבונאי בסעיפי ההוצאה , ההוצאות שירשמו לא יוצגו בדו"ח רווח והפסד  כל משרד אמור למלא את הסיווגים החשבונאים הרלוונטיים לסעיפי ההוצאה בהתייעצות מול רואה החשבון שלו.

הוספת סעיף הוצאה מהגדרות מערכת

להוספת סעיף הוצאה לחץ על כפתור   

  בחלון פרטי סעיף הוצאה מלא את השדות השונים ולסיום לחץ על [שמור]

פירוט השדות:

שם סעיף - מלל חופשי המתאר את סעיף ההוצאה. [חשמל/ארנונה/ספרות מקצועית וכו’]

תיאור ברירת מחדל ברישום סעיף - מלל חופשי הנוסף לתיאור שם הסעיף

אחוז מע"מ מוכר - הגדרת את אחוז המע"מ המוכר בהתאם לסעיף ההוצאה [לשם כך יש להתייעץ עם רואה חשבון] נתון זה יבוא לידי ביטוי בדוחות מע"מ המופקים בתוכנה.

חייב במע"מ - הגדרת סעיף ההוצאה האם חייב/לא חייב במע"מ

סיווג חשבונאי - קישור סעיף ההוצאה לאחד מרשימת הסיווגים הקיימים בתוכנה. לחיצה האייקון של שלוש הנקודות תפתח את רשימת הסיווגים סוג החישוב

סוג חישוב - בחירה בין תוצאתי או מאזני. משרדים העובדים בשיטה חד-צדדית, יקשרו את סעיף ההוצאה לסוג חישוב תוצאתי על מנת שיופיע בדו"ח רווח והפסד.יווג חשבונאי - בחירה באחד מהסיווגים הקיימים ברשימה. בחירת סיווג חשבונאי תציג את ההוצאה בדו"ח רוה"ס.

סוג החישוב - בחירה באחד מסוגי החישוב הקיימים ברשימה. בחירה בסוג חישוב תוצאתי, תציג את ההוצאה בדוח רוה"ס.

 
חשוב! קישור של פרטי סעיף ההוצאה לסיווג חשבונאי, יגרום להוצאה(משרדית) להופיע בדוחות רווח והפסד.

כספים - הגדרת הוצאות - קוד מס’ 78

בהגדרה זו נגדיר כיצד המערכת תתנהג עם פרטי החיוב ורישום פעולה בעת רישום הוצאה

  1. האם ירשם חיוב ללקוח בגין הוצאה.
  2. האם יפתח חלון חיוב
  3. האם ירשם החיוב ברקע, ללא פתיחת חלון חיוב.
  4. האם יפתח חלון לרישום פעולה בכרטיס התיק (רלוונטי לתיקי תביעה והוצאה לפועל).

 

 

 

כספים - הגדרות חשבונות בנק/ וסוגי תשלומים ותקבולים - קוד מס’ 109

בהגדרת חשבונות בנק ותשלומים/תקבולים נקבע חשבונות בנק אשר יוצגו באופן אוטומטי בביצוע פעולות חשבוניות שונות, כדוגמת ביצוע תשלומים, משיכות מפקדון, טפסי הפקדה ועוד.

חשוב! ביצוע הגדרות אלו תלוי בהמצאות חשבונות בנק בתפריט כספים > חשבונות בנק. 

לביצוע ההגדרה כנס להגדרות מערכת > והצג את הקוד מס’ 109 כספים- חשבונות בנק. בחלון הגדרות חשבונות בנק לחץ על עדכן ומלא את השדות השונים [ראה הסבר בהמשך]

חשבון ברירת מחדל לתשלומים - בהוספת תשלום ואו הוצאה הכוללת תשלום חשבון הבנק המוגדר בשדה זה יופיע באופן אוטומטי.

חשבון ברירת מחדל למשיכות מפקדון - הגדרת חשבון בנק ברירת מחדל בהוספת משיכה מפקדון ואופן ביצוע המשיכה.

חשבון ברירת מחדל להעברות בחשבונות עסקה - חשבון הבנק המוגדר בשדה זה יוצג בשדה [חשבון להעברה] בחשבון עסקה.

חשבון ברירת מחדל להפקדות בקבלה/חשבונית מס קבלה - בהוספת טופס הפקדה, בחשבון להעברה יוצג חשבון הבנק המוגדר בשדה זה.

בהפקת תקבולים - במסמכי קבלה, חשבונית מס/קבלה או פקדונות חשבון הבנק יוזן באופן אוטומטי בהתאם לסימונים שבוצעו בכל אחת מתיבות הסימון

אופן תשלום ברירת מחדל בתקבולים - בחירת אופן התשלום בהפקת קבלה/חש’מס קבלה ובקבלת פקדון.

חשבון ברירת מחדל להפקדות בקבלות פקדון - למשרדים המבצעים הפקדות בנק בתוכנה, הגדרת החשבון יציג אותו בטופס ההפקדה.

בהוספת תקבולים מסוגים הבאים - בחירת סוג תקבולים להצגת חשבון בנק באופן אוטומטי.

אופן תשלום ברירת מחדל בקבלת פקדון - בחירת אופן תשלום ברירת מחדל אשר יוצג בשדה [אופן תשלום] בחלון פרטי קבלת פקדון

 

כספים – הגדרת דוחות תקופתיים קוד מס’ 93

בהגדרה זו נקבע אלו סעיפים מתוך חשבונית מס/קבלה ואו חשבונית מס יכללו בדוח מקדמות מס בתוכנה.

לשינוי או עדכון הסעיפים הקיימים לחץ על כפתור 

הפקת דוח מקדמות מס נעשה בתוכנה בתפריט כספים > 

להסבר מפורט על הפקת דוח מקדמות מס עבור לקישור הבא: מקדמות מס

 

כספים – הערה קבועה למסמכים חשבונאים קוד מס’ 94

הערות קבועות למסמכים חשבונאים נועד ליצור מללים קבועים אשר ניתנים להוספה לשדה "הערות" בעת הפקת מסמכים חשבונאים בתוכנה.

ליצירת הערות קבועות

1. כנס להגדרות מערכת והצג את קוד 94 כספים - הערות קבועות למסמכים חשבונאים.

 2. לחץ על כפתור 

 3. במסך "פרטי הערה קבועה למסמכים חשבונאים" בשדה "תיאור" הקלד את המלל שברצונך להוסיף למסמך החשבונאי

ובחלון "שיוך למסמכים חשבונאים" בחר את המסמכים החשבונאים אליהם המלל שהוספת יקושר.

4. לסיום לחץ על כפתור 

מתוך המסמך החשבונאי לחץ על -   לצד חלון "הערות" להצגת המללים השונים הקיימים במערכת.

רישום הוצאה

במערכת קיימות שתי סוגי הוצאות. הוצאה משרדית והוצאת לקוח. להלן התנאים המקדימים הנדרשים לרישום הוצאות בתוכנה וההבדים בניהם.

  1. לרישום הוצאת לקוח/משרד יש להקים בתפריט כספים, ספקים חדשים
  2. לרישום הוצאת לקוח/משרד (המשלבת תשלום) יש להקים בתפריט כספים חשבונות בנק. סוג חשבון הבנק יהיה "עסקי" (להבדיל מחשבון פקדון/נאמנות)
  3. להוצאה משרדית יש להקים בהגדרות מערכת > סעיפי הוצאה > סעיפי הוצאה בהתאם להוצאות שירשמו. כדוגמת חשמל, אחזקת משרד, ארנונה, דלק, ספרות מקצועית וכו’. להסבר נוסף על סעיפי הוצאה עבור לקישור הבא:  סעיף הוצאה
  4. לכל סעיף הוצאה יש להגדיר את אחוז המע"מ המוכר. נתון זה ייכלל בדוחות במע"מ הניתנים להפקה במערכת.

הוספת הוצאה

להוספת הוצאה כנס לתפריט [כספים] ולחץ על 

לאחר הלחיצה על הצלמית יתקבל מסך משולב המורכב מ 3 חלקים : "פרטי ההוצאה", "רשימת הסעיפים" ו"תשלומים".

הזן את השדות הרלוונטיים ב: "פרטי הוצאה"  ו"פרטי תשלום", ולסיום לחץ על כפתור "שמור":

פירוט הכפתורים/פעולות בחלון פרטי הוצאה איתמר

חלק עליון של המסך המשולב "פרטי הוצאה"

  - עדכון הוצאה שנרשמה.

  - שמירת ההוצאה שנרשמה.

   - שמירת ההוצאה והוספת הוצאה חדשה מיד לאחר מכן.    

- הצגת כרטיס הספק המקושר להוצאה.

   - הצגת כרטיס הלקוח אליו מקושרת ההוצאה.    

- הצגת כרטיס התיק של הלקוח, בו נרשם סעיף ההוצאה.

רשימת השדות המופיעים בחלון הוספת הוצאה חדשה

שם ספק - בחירת ביישות מסוג "ספק" לביצוע ההוצאה.

תאריך מסמך - תאריך ביצוע ההוצאה

מספר מסמך - מספר מסמך ההוצאה

ת.לדוח מע"מ - התאריך לדיווח ההוצאה לדו"ח מע"מ. בדרך כלל זהה לתאריך ביצוע ההוצאה, אך ניתן לשינוי.

מע"מ - סכום המע"מ. אחוז המע"מ ניתן לשינוי על ידי לחיצה על הכפתור.

סה"כ - סכום הכולל של ההוצאה

תיאור - מלל חופשי המתאר את ההוצאה.

סוג ההוצאה - בחירה בין הוצאה משרדית להוצאת לקוח

קוד סעיף ההוצאה - במידה ונבחרה הוצאה משרדית יש לציין את סעיף ההוצאה.

שם הסעיף - שם הסעיף יוצג בהתאם לקוד סעיף ההוצאה.

תיאור הסעיף - יוצג בהתאם לקוד ולשם הסעיף שנבחר. מלל תיאור הסעיף מוגדר.

הצג את פרטי המסמך - במידה ומסומן יוצג חלון פרטי ההוצאה לאחר השמירה.

הדפס לאחר שמירה - במידה ומסומן יודפס מסמך ההוצאה.

הוסף תשלום - מוצג כברירת מחדל בהוספת הוצאה. הסרת הסימון יגרום לרישום הוצאה ללא רישום תשלום.

רישום הוצאה בתיקי הוצאה לפועל

במידה והוגדר כי רישום ההוצאה יפתח חלון לרישום חיוב ופעולה בתיקי תביעה והוצאה לפועל, הוספת הוצאה יפתח את החלונות הבאים בסדר הנ"ל.

1. הוספת חיוב

2. רישום פעולה

הוצאות

ברשימת ההוצאות מוצגות ההוצאות השונות שנרשמו במערכת. ניתן להציג את ההוצאות לפי חיתוכים שונים עלפי טווח תאריכים, בהתאם לספק מסויים או בכל אחד מהפרמטרים הקיימים בחלון הסינון.

סינון ברירת המחדל המוגדר עבור "הוצאות" מתוך תפריט כספים הינו הוצאות פעילות מתאריך מסויים:

לחיצה על  תאפשר הצגת הוצאות בהתאם לתנאי סינון נוספים. לחיצה על כפתור  ללא הזנת ערכים בשדות חלון הסינון, תציג את  רשימת כל ההוצאות במערכת

בכרטיס הלקוח ואו בכרטיס התיק מוצגות ההוצאות הפעילות כברירת מחדל. שינוי התצוגה יעשה על ידי לחיצה על כפתור 

פירוט הכפתורים/פעולות הניתנות לביצוע:

  - יציאה מהמסך הנוכחי וחזרה למסך הקודם

 - הצגת פרטי ההוצאה במסך נפרד.להסבר נוסף על פרטי הוצאה עבור לקישור הבא: פרטי הוצאה בחשבונית ספק

 - הצגת כרטיס ספק אליו מקושרת ההוצאה.

  - הוספת הוצאה חדשה. לקריאה נוספת עבור לקישור הבא: הוספת הוצאה

 - ביצוע תשלום. בעזרת השדות [האם שולם] ו [סה"כ שולם] נוכל להבחין האם ההוצאה שולמה מבלי לפתוח את חלון ההוצאה.

חשוב! ביצוע תשלום יכול להעשות כנגד מספר הוצאות לאותו ספק. להסבר נוסף על אופן ביצוע תשלום עבור לקישור הבא: הוספת תשלום

  - ביטול הוצאה שנרשמה במערכת. להסבר נוסף על תהליך ביטול הוצאה עבור לקישור הבא: ביטול הוצאה

חשוב! ביטול הוצאה מנתק את התשלומים המקושרים. לביטול התשלומים שנעשו יש לאשר את חלון הדיאלוג שמוצג לאחר ביטול ההוצאה

 

  - הדפסת רשימת ההוצאות בהתאם לדוחות המוצגים ברשימה.

  - ייצוא רשומה או מספר רשומות לתוכנה חיצונית כדוגמת וורד/אקסל/HTML. לחיצה על הכפתור יאפשר בחירת שדות לתצוגה.

  - סיכום ערכים מספריים בעמודות שנבחרו. לחיצה על הכפתור תציג אפשרויות חישוב שונות. סיכום העמודות יתבצע במידה ומטבע החישוב זהה.

 - הפקת דוחות בהתאם לרשימה המוצגת.

  - שינוי תצוגת הנתונים בהתאם לאפשרויות המוצגות. לחיצה על הכפתור יאפשר ביצוע סינונים מוגדרים ובחירת שדות לתצוגה.

 - קיים רק בכרטיס התיק ובהוצאות מסוג לקוח. לחיצה על הכפתור תיפתח חלון רישום חיוב עם עלות ההוצאה בשדה "סכום החיוב" באופן אוטומטי [לפני מע"מ]. ובשדה "אסמכתא" ירשם מספר חשבונית הספק.

כפתורים המוצגים על ידי לחיצה ימנית בעכבר על אחת הרשומות[הוצאות]

 - ביטול של סגירה ידנית של הוצאה

 - אפשרות להעתיק את תוכן התא המסומן למשל לתוכנת  ה  Word.

 - מאפשר לשנות תאריך לדו"ח מע"מ של הוצאה שנרשמה ללא צורך בעדכון ההוצאה. לחיצה על הכפתור תציג חלון לבחירת תאריך לדוח מע"מ

 

רשימת סעיפי הוצאה

{Embed-Article-ID:50} 

הוספת תשלום

הוספת תשלום בתוכנת עודכנית יכול להתבצע כנגד שני סוגי ישויות

  1. כנגד ישות - אדם פרטי או חברה. 
  2. כנגד ספק - ישות המוגדרת בתוכנה כספק.

תנאי הכרחי לביצוע התשלום הוא הימצאות חשבון בנק [בד"כ עסקי] בתכנה. חשבונות הבנק מרוכזים תחת תפריט כספים > חשבונות בנק.

הוספת תשלום יכולה להעשות מתוך חלון פרטי הוצאה על ידי לחיצה על הצלמית    או מתפריט כספים > הוסף תשלום.

לאחר הלחיצה על הכפתור [הוסף תשלום] יש להזין את הפרטים השונים ולסיום ללחוץ על כפתור [שמור]

חשוב! במידה והתשלום נעשה כנגד ספק יש לסמן את התיבה 

בנוסף   שדה "לפקודת" יכול להיות כנגד ספק או כנגד ישות.  במידה ובחרנו לפקודת ישות לא נוכל לקשר את התשלום להוצאה.

לקוח שרכש מודול הדפסת שיקים (מודול בתשלום) יכול להדפיס שיקים לאחר הרישום, בנוסף, ניתן להדפיס שיקים גם ללא סכום ולהגביל את סכומם בעת הצורך.

רשימת השדות המופיעים בחלון פרטי תשלום:

שם שדה

הסבר כללי

הערות

לפקודת

שם הישות/לקוח/הספק לפקודתו נרשם התשלום

לדוגמא, בית משפט השלום ת"א

אופן תשלום

כיצד יתבצע התשלום

באמצעות המחאה, מזומן, העברה, כרטיס אשראי או הוראת קבע

תאריך

תאריך התשלום

 

מספר חשבון בנק

מספר חשבון הבנק ממנו יוצא התשלום

יש לבחור בחשבון בנק רלוונטי מרשימת חשבונות הבנק שהוגדרו במערכת

תיאור חשבון

תיאור חשבון הבנק ממנו יוצא התשלום

מספר המחאה

מספר ההמחאה שנרשמה במשרד

*במידה והתשלום התבצע ע"י המחאה

סכום תשלום

סכום התשלום

 

% ניכוי מס במקור

אחוז ניכוי מס במקור

אם יש

סכום ניכוי מס

סכום ניכוי מס במקור (מתעדכן בהתאם לאחוז)

שדה מערכת

סה"כ תשלום

סה"כ סכום התשלום

 

תיאור

תיאור התשלום

לדוגמא, תשלום עבור אגרת בית משפט

פרטי חשבון בנק להעברה

שדות אלו מוצגים במידה וללקוח קיים מודול תשלומים במס"ב

מודול בתשלום

רשימת הכפתורים/פעולות בכותרת פרטי תשלום:

  - יציאה מהחלון הנוכחי וחזרה למסך הקודם.

 - שמירת התשלום.

 - שמירת התשלום הנוכחי והוספת תשלום חדש ברצף.

 - ייצוא פרטי התשלום לתוכנה חיצונית כדוגמת וורד/אקסל/HTML. לחיצה על הכפתור תאפשר בחירת שדות לייצוא.

 - הצגת כרטיס הישות אליו מקושר התשלום.

רשימת הכפתורים/פעולות לאחר שמירת התשלום:

 - עדכון תשלום. להסבר נוסף בנושא עבור לקישור הבא:

 - עדכון מלל בתשלום. להסבר נוסף בנושא עבור לקישור הבא:

 - ביטול תשלום. 

 - הדפסת פרטי התשלום בהתאם לדוחות ההדפסה הקיימים.

 - נועד למשרדים העובדים עם מודול "הדפסת שיקים" לחיצה על הכפתור תאפשר הדפסת פרטי השיק.

 - הצגת פרטי השיק

 

עדכון תשלום קיים

עדכון פרטי תשלום בתוכנת עודכנית מכיל בתוכו שני תהליכים שונים. במאמר נציג את המקרים השונים והמשמעות של כל אחד מהם.

  1. עדכון מלל התשלום - במקרה זה התשלום המקורי אינו מבוטל, והמערכת אינה מפיקה מסמך תשלום חדש.
  2. עדכון - עדכון שדות כדוגמת "לפקודת" "סכום התשלום" "תאריך התשלום" ועוד. במקרה זה המערכת מבטלת את התשלום המקורי ומפיקה הוראת תשלום חדשה.

1. לחיצה על הכפתור  יפתח חלון לעדכון השדות. לסיום לחץ על כפתור 

2. לחיצה על הכפתור  יציג חלון פרטי תשלום חדש. יש למלא את הפרטים ולסיום לחץ על כפתור 

בסיום השמירה מתקבל מסמך תשלום חדש במערכת

 

רשימת הפעולות בחלון הוצאות מקושרות לתשלום

חלון הוצאות מקושרות לתשלום מוצג במסך - פרטי תשלום. בחלון זה קיימת אפשרות לקשר את התשלום להוצאה קיימת או לבטל קישור.

רשימת הכפתורים/פעולות בחלון הוצאות מקושרות לתשלום:

 - הצגת ההוצאה המקושרת לתשלום

 - קישור בין התשלום להוצאה קיימת במערכת. הקישור.

 - ביטול קישור בין תשלום לבין הוצאה. חשוב! ביטול הקישור אינו מבטל את הוראת התשלום במערכת.

 - ייצוא נתוני ההוצאה לתוכנה חיצונית כדוגמת וורד/אקסל/HTML. לחיצה על הכפתור תאפשר בחירת שדות לייצוא.

 - סיכום עמודות בעלות ערכים מספרים. לחיצה על הכפתור תציג אפשרויות סיכום שונות.

 - שינוי תצוגת הנתונים. לחיצה על הכפתור תאפשר בחירת שדות לתצוגה.

רשימת התשלומים

רשימת התשלומים מציגה את כל התשלומים במערכת נכון לתאריך הסינון. תשלום בתוכנה יכול להעשות כנגד לקוח,ישות וספק. במידה והתשלום נעשה כנגד ספק ניתן יהיה לראות במערכת האם קושר להוצאה ואת סכום הקישור. בנוסף כל תשלום יכול להיות מאחד מהסטטוסים הבאים:

  1. פעיל
  2. מבוטל
  3. ביטול
  4. עודכן

כברירת מחדל מוצגים התשלומים בסטטוס [פעיל]. לשינוי סינון ברירת המחדל יש לשנות את התנאים המוצגים או ללחוץ על כפתור  לבחירת אפשרויות סינון נוספות. 

לחיצה על כפתור    ללא הזנת ערכים בשדות חלון הסינון, תציג את רשימת כל התשלומים במערכת:

רשימת פעולות הניתנות לביצוע מהרשימה

 - הצגת פרטי התשלום בחלון נפרד.

 - הוספת תשלום חדש. להסבר נוסף עבור לקישור הבא: הוספת תשלום

 - הצגת הישות אליה קשור התשלום.

 - ביטול תשלום. אישור ביטול תשלום ישנה את סטטוס התשלום מפעיל ל - מבוטל, ויגרור מסמך חשבונאי "ביטול תשלום". בנוסף תוצג השאלה האם לבטל את ההוצאה. 

להסבר נוסף על תהליך ביטול תשלום עבור לקישור הבא: ביטול תשלום

חשוב לזכור! במידה והתשלום מקושר להוצאה, בנוסף לניתוק הקישור יפתח חלון נוסף לביטול ההוצאה.

 - הדפסת רשימת התשלומים בהתאם לאחד דוחות ההדפסה הקיימים.

 - יצוא רשימת התשלומים לתוכנה חיצונית כדוגמת וורד/אקסל/HTML. לחיצה על הכפתור תאפשר בחירת שדות לייצוא.

 - סכום ערכים בעמודה לפי בחירה מנתוני הרשימה.לחיצה על הכפתור תציג אפשרויות חישוב.

 - ביטול סגירה ידנית של תשלומים.

 - הצגת רשימת דוחות הקשורים לקטגורית תשלומים

 - שינוי תצוגת הנתונים. לחיצה על הכפתור יציג סינונים מובנים ואפשרויות בחירת שדות לתצוגה

 

הוספת ספק

להוספת ספק חדש מרשימת הספקים לחץ על כפתור  ומלא את פרטים בשדות השונים. לסיום לחץ על כפתור  

לעדכון פרטי ספק קיים לחץ על כפתור  ובצע את השינויים הרצויים. לסיום לחץ על כפתור 

לשינוי סטטוס ספק מ"פעיל" ל"לא פעיל" לחץ על הכפתור  חשוב! ספק שאינו פעיל לא יוצג בבחירת ספקים מתוך הוספת הוצאה או תשלום.

פירוט השדות השונים בכרטיס ספק:

שם שדה

הסבר כללי

הערות

שם ספק

שמו של הספק

לדוגמא, בית משפט השלום – ת"א

מספר הספק

מספר הספק במערכת

שדה מערכת. לא ניתן לשינוי

סוג זיהוי

סוג מס’ הזיהוי של הספק

ח.פ., ע.מ. וכו’

מספר מזהה

מס’ הזיהוי של הספק

הזנת המספר בפועל

ספק פעיל

האם הספק פעיל

האם בשימוש במשרד

כתובת באנגלית

במידה וכתובת הספק באנגלית יש לסמן תיבה זו

הסמן יעבור לצד שמאל של שדות הכתובת

רחוב

 

כתובת הספק

מספר בית

 

ישוב

 

מיקוד

 

ארץ

 

מדינה

 

דוא"ל

כתובת דוא"ל של הספק

 

טלפון 1

טלפון ראשי של הספק

מספרי ההתקשרות עם הספק

טלפון 2

טלפון משני של הספק

סלולרי

טלפון נייד של הספק

פקס

מספר הפקס של הספק

הערות

מלל חופשי

בשונה מנספח בו מתעדים שיחות וכו’.

סוג פעילות

עסקי או פרטי

בחירה מתוך רשימה מוגדרת

מקום פעילות

בארץ או רש"פ או חו"ל

בחירה מתוך רשימה מוגדרת

ספק פעיל

פעיל/לא פעיל

במידה ומסומן "לא פעיל" לא ניתן להוסיף הוצאות/תשלומים כנגד אותו ספק.

נתיב לשליחה חש’ דיגיטליות

מאפשר שליחת חשבוניות דיגיטליות לספק

מצריך מודול חשבוניות דיגיטליות

אמצעי תשלום

הגדרה קבועה ברמת הספק

בחירה מתוך רשימה מוגדרת

תנאי תשלום

תנאי תשלום של הספק

מיידי (על בסיס מזומן), שוטף

+ ימים

במידה ותנאי התשלום הינם שוטף יש לציין את מספר הימים לתשלום

30, 60 וכו’...

סוג פעילות

סוג הפעילות של הספק

עסקי/פרטי - ישנן הגדרות עבור כל סוג פעילות נבחר המשפיעות על דו"חות הנה"ח.

מקום פעילות

מקום הפעילות של הספק

בארץ/בחו"ל/ברש"פ. משפיע על דו"חות הנה"ח.

אחוז ניכוי מס

אחוז ניכוי מס במקור

אם יש

תוקף אישור ניכוי מס

תוקף אישור ניכוי מס במקור

אם יש

חייב מע"מ

האם הספק חייב או פטור מע"מ

משפיע על שדות בעת רישום הוצאה. לדוגמא, שדה "מספר מסמך" בחלון רישום הוצאה, אינו חובה כאשר הספק פטור ממע"מ

תוקף אישור ניהול ספרים

תוקף אישור ניהול ספרים של הספק

אם יש

קוד

קוד סעיף הוצאה ברירת מחדל של הספק

במידה ויבחר, בעת הוספת הוצאה לספק, יופיע אוטומטית סעיף ההוצאה.

שם סעיף ברירת מחדל

סעיף הוצאה ברירת מחדל לספק

תיאור הוצאה

אפשרות להוספת מלל קבוע להוצאה בהתאם לשדות שנבחרו

יש לבצע בחירה ברשימת "שדות לבחירה" וללחוץ על כפתור "הוסף לתיאור"

פירוט הגדרות חשובות בכרטיס ספק

פרטי חשבון בנק להעברה – במידה והוקלדו פרטי חשבון בנק, בעת ביצוע תשלום מסוג העברה או העברה במס"ב, פרטי החשבון יועברו באופן אוטומטי לפרטי חשבון בנק להעברה.

התראה לרישום תשלום – במידה ונרשם מלל בשדה, בעת הוספת תשלום יפתח חלון התראה אשר יכיל את המלל שיופיע בזמן הוספת תשלום לספק. נועד ליצור התראה למשתמש כדוגמת "יש לקבל חשבונית ספק טרם הוצאת תשלום"

תיאור הוצאה – בשדה תיאור הוצאה בכרטיס הספק ניתן לבחור שדות אוטומטיים אשר יתווספו לרישום הוצאה לשדה תיאור. לבחירת שדות בשדה  לחץ על הכפתור  להצגת רשימת האפשריות 

 בחר את השדה הרצוי ולחץ על הכפתור 

 השדה שנבחר יוצג בתיאור הוצאה. לשמירה לחץ על כפתור  בכותרת החלון.

 

עדכן כרטיס ספק

בחוצץ הוצאות מוצגות ההוצאות אשר נרשמו כנגד כרטיס הספק. ההוצאות המוצגות ברשימה הן בסטטוס "פעיל" ונתנות לשינוי בכפתור [תצוגה]

רשימת הכפתורים בחוצץ הוצאות בכרטיס ספק

 - יציאה מכרטיס הספק וחזרה למסך הקודם.

 - עדכון פרטי הספק. לאחר ביצוע השינויים לחץ על כפתור 

 - הדפסת כרטיס ספק בהתאם לדוחות ההדפסה הקיימים.

 - הצגת פרטי חשבונית ספק המקושרת לספק.

 - לחיצה על הכפתור יציג חלון בחירה בין הוספת הוצאה [ להסבר נוסף על הוספת הוצאה עבור לקישור הבא: הוספת הוצאה] להוספת חשבונית זיכוי [להסבר נוסף על הוספת חשבונית זיכוי עבור לקישור הבא: חשבונית זיכוי]

 - הוספת תשלום חדש כנגד הוצאה פתוחה בכרטיס ספק כרטיס ספק. הוספת תשלום תתאפשר במידה וקיימת יתרה לתשלום. 

 

חוצץ נספחים בכרטיס הספק נועד לרישום הערות וקישור לפעולות נוספות כדוגמת משימות או משלוח הודעות פנימיות. נתונים אלה אינם מוצגים במסמכים החשבונאים.

רשימת הכפתורים בחוצץ נספחים בכרטיס ספק

 - יציאה מכרטיס הספק וחזרה למסך הקודם.

 - עדכון פרטי הספק. לאחר ביצוע השינויים לחץ על כפתור 

 - הדפסת כרטיס ספק בהתאם לדוחות ההדפסה הקיימים.

 - הצגת פרטי נספח המקושר לספק.

 - הוספת נספח חדש. להסבר נוסף על אופן הוספת נספחים עבור לקישור הבא: הוספת נספח

 - מחיקת נספח מהרשימה המוצגת.

 - שליחת נספח בדואר פנימי לאחד או לכמה מהמשתמשים בתוכנה.

 - הוספת משימה המקושרת לנספח. בשדה [הערות] בפרטי המשימה יועתק תוכן הנספח. להסבר נוסף על אופן רישום משימות עבור לקישור הבא: הוספת משימה

 - שינוי תצוגת הנתונים ברשימה בהתאם לאפשרויות הקיימות. לחיצה על הכפתור תאפשר בחירת שדות לתצוגה.

 

חוצץ תשלומים לספק מציג את התשלומים השונים שבוצעו כנגד כרטיס ספק. תצוגת ברירת המחדל היא תשלומים בסטטוס "פעיל" וניתנת לשינוי בכפתור [תצוגה]

רשימת הכפתורים בחוצץ תשלומים בכרטיס הספק

 - יציאה מכרטיס הספק וחזרה למסך הקודם.

 - עדכון פרטי הספק. לאחר ביצוע השינויים לחץ על כפתור 

 - הדפסת רשימת התשלומים בהתאם לדוחות ההדפסה הקיימים.

 - הצגת פרטי תשלום המקושר לספק.

 - הוספת תשלום חדש. להסבר נוסף על אופן הוספת תשלומים עבור לקישור הבא: הוספת תשלום

 - ביטול תשלום מהרשימה המוצגת. ביטול תשלום גורר הצגת חלון דיאלוג לביטול הוצאה במידה וקיימת

 - ביטול סגירה ידנית לתשלום.

 - ייצוא רשימת התשלומים לתוכנה חיצונית כדוגמת וורד/אקסל/HTML. לחיצה על הכפתור תאפשר בחירת שדות לייצוא.

 סיכום ערכים בעמודה לפי בחירה, מנתוני הרשימה. לחיצה על הכפתור יציג אפשרויות חישוב שונות.

 - שינוי תצוגת הנתונים ברשימה בהתאם לאפשרויות הקיימות. לחיצה על הכפתור תאפשר בחירת שדות לתצוגה.

 

חוצץ מסמכים בכרטיס ספק מציג את המסמכים השונים שתוייקו לכרטיס ספק כדוגמת חשבוניות, זיכויים וכו'. העברת המסמכים לכרטיס הספק יכול להעשות באמצעות תיוק מסמך או באמצעות הוספת מסמך חדש.

רשימת הכפתורים בחוצץ מסמכים בכרטיס ספק:

  - הוספת מסמך חדש למערכת. המסמך יכול להיות מבוסס על שבלונה קיימת, או מסמך הקיים באחד מהתיקיות במחשב.

[להסבר נוסף עבור לקישור הבא: הוספת מסמך]

  - יצירת גרסה חדשה למסמך קיים. להסבר נוסף על אופן עבודה עם גרסאות עבור לקישור הבא: גרסאות למסמך

[להסבר נוסף עבור לקישור הבא: גרסאות למסמך]

 - הצגת ההוצאה אליה מקושר המסמך. לחיצה על הכפתור יפתח חלון "פרטי הוצאה" מעבר לחוצץ [מסמכים] יציג את המסמך שתוייק.

  - שכפול מסמך. לחיצה על הכפתור יפתח חלון [פרטי מסמך]

  - הצגת פרטים מאפשר שינוי של אחד ממאפייני המסמך הקיימים. כדוגמת שם המסמך, קטגוריה, שיוך לכרטיס תיק וכו’.

 - לחיצה על הכפתור מאפשרת את הפעולות הבאות:

  1. פתיחת מסמך לעיון עדכון.
  2. פתיחת מסמך וריענון נתונים כדוגמת שדות מידע אוטומטיים.
  3. פתיחת התיקייה בשרת בה שמורים המסמכים. [חשוב! בתיקייה זו נמצאים מסמכי המקור של תוכנת עודכנית. מחיקת מסמך מתיקייה זו משמעותה שהמסמך לא יפתח עוד בתוכנה].

 - הוספת משימה הקשורה למסמך. [להסבר נוספת עבור לקישור הבא: הוספת משימה].

 - שליחת המסמך באמצעות דואר אלקטרוני (עובד עם תוכנת microsoft outlook) [להסבר נוסף בנושא עבור לקישור הבא:שליחת קובץ בדואר אלקטרוני].

 - שליחת לינק לפתיחת המסמך בין העובדים השונים במשרד, באמצעות תוכנת outlook.

 - שליחת המסמך באמצעות הודעת דואר פנימית. נמען ההודעה יוכל ללחוץ על כפתור "הצג מסמך" מתוך ההודעה ולצפות בפרטי המסמך.

 - שליחת המסמכים לאחד מהיעדים/אמצעים הקיימים ברשימה. לחיצה על הכפתור תפתח חלון לבחירת אפשרויות

 - ייצוא רשימת המסמכים לתוכנה חיצונית כדוגמת וורד/אקסל/HTML

פירוט אפשרויות כפתור פעולות 

 - שיוך קובץ/מספר קבצים מחוצץ מסמכים לאחת מתיקיות המסמכים בתיק.[אפשרות נוספת להעברה היא על ידי גרירת הקובץ לתיקייה].

 - שליחת מסמך בדואר היברידי.

]להסבר נוסף עבור לקישור הבא בחירת מסמך למשלוח בדואר היברידי]

 - הוספת מטפל נוסף למסמך, שאינו המחבר.

 - שליחת המסמך המסומן ישירות להדפסה ללא פתיחתו.

 - העברת מסמך או מספר מסמכים מתיק אחד לאחר.

 - שינוי סטטוס המסמך או מספר מסמכים באופן גורף.

 - שינוי קטגוריה ותת קטגוריה למסמך אחד או מספר מסמכים באופן גורף.

 - שינוי רמת גישה (רגיל, קריאה בלבד, פרטי) למסמך אחד או מספר מסמכים באופן גורף.

 - הפיכת מסמך/מספר מסמכים לקובץ PDF. לחיצה על הכפתור תציג את חלון הדיאלוג:

 - שליחת מסמך או מספר מסמכים כקובץ PDF אחד, באמצעות תוכנת Microsoft Outlook.

 - שליחת מסמך במייל חיצוני באמצעות תוכנת Microsoft Outlook וביצוע חתימה דיגיטלית (מותנה בכרטיס חכם מחובר ומוגדר במערכת).

 - רישום חיוב בגין עבודה במסמך. במידה והמסמך מקושר לכרטיס תיק, יוצג חלון פרטי חיוב עם פרטי כרטיס תיק.

 - הוצאת מסמך לעריכה. עריכת מסמך מאפשר לעורך הדין לבצע שינויים במסמך, מבלי ששאר המשתמשים יוכלו לבצע שינויים במקביל.

[להסבר נוסף עבור לקישור הבא: הוצאת מסמך לעריכה].

 ו  - הוספה או הסרת התיק אליו קשור המסמך לקבוצות עבודה.[להסבר נוסף עבור לקישור הבא: קבוצות עבודה].

 - קישור מסמך שתויק בעודכנית לתיק/ים נוספים 

לדוגמא: כאשר שולחים דברי דואר למספר לקוחות ומקבלים תעודת ריכוז דואר רשום - מסמך הרלוונטי לתיוק במספר לקוחות/תיקים.
אפשרות זו יוצרת קיצור דרך למסמך ולא העתק ומכאן כל שינוי שיבוצע במסמך המקור יופיע גם בקישור.

 

בחוצץ קבלות בכרטיס הספק מוצגות הקבלות השונות שהתקבלו מהספק למשרד או לאחד מלקוחות המשרד. תצוגת ברירת המחדל הן קבלות בסטטוס "פעיל" וניתנת לשינוי בכפתור [תצוגה]

חשוב! כל עוד הישות מוגדרת כספק בלבד במערכת, קבלות המופקות מכרטיס הספק לטובת המשרד אינן מזכות חשבונות עסקה ולא מופיעות ברשימת ההתראות להפקת חשבוניות מס. 

רשימת הכפתורים בחוצץ קבלות בכרטיס הספק

 - יציאה מכרטיס הספק וחזרה למסך הקודם.

 - עדכון פרטי הספק. לאחר ביצוע השינויים לחץ על כפתור 

 - הדפסת רשימת התשלומים בהתאם לדוחות ההדפסה הקיימים.

 - הצגת פרטי קבלה.

 - הוספת קבלה חדשה מהספק. להסבר נוסף על אופן הוספת קבלות ניתן לעבור לקישור הבא: הוספת קבלה

 - ייצוא רשימת הקבלות לתוכנה חיצונית כדוגמת וורד/אקסל/HTML. לחיצה על הכפתור תאפשר בחירת שדות לייצוא.

 סיכום ערכים בעמודה לפי בחירה מנתוני הרשימה. לחיצה על הכפתור יציג אפשרויות חישוב שונות.

 - שינוי תצוגת הנתונים ברשימה בהתאם לאפשרויות הקיימות. לחיצה על הכפתור תאפשר בחירת שדות לתצוגה.

 

חוצץ הגדרות בכרטיס ספק מכיל שתי הגדרות

1. פרטי חשבון בנק להעברה – במידה והוקלדו פרטי חשבון בנק, בעת ביצוע תשלום מסוג העברה או העברה במס"ב פרטי החשבון יועברו באופן אוטומטי לפרטי חשבון בנק להעברה.

2. התראה לרישום תשלום – במידה ונרשם מלל בשדה, בעת הוספת תשלום יפתח חלון התראה אשר יכיל את המלל שיופיע בזמן הוספת תשלום לספק. נועד ליצור התראה למשתמש כדוגמת "יש לקבל חשבונית ספק טרם הוצאת תשלום"

רשימת הכפתורים בחוצץ קבלות בכרטיס הספק

 - יציאה מכרטיס הספק וחזרה למסך הקודם.

 - עדכון ההגדרות השונות בחוצץ.

 - שמירת שינויים שמבוצעים בחוצץ הגדרות.

 

ספקים

רשימת הספקים מציגה את הישויות שהוגדרו כספקים במערכת. ספק בתוכנת עודכנית הינה ישות המספקת שירות.

בגין אותו שירות המשתמש מפיק תשלום המועבר לספק ומקבל בגינו חשבונית ספק.

לחיצה על תפריט ספקים תציג את סינון ברירת המחדל. לחיצה על הכפתור  תציג אפשרויות סינון נוספות. 

לחיצה על הכפתור  ללא הזנת תנאי כל שהוא תציג את כל הספקים במערכת.

פירוט הכפתורים בכותרת החלון

 - הצגת כרטיס הספק

 - הוספת ספק חדש. [להסבר נוסף על הוספת ספק חדש עבור לקישור הבא: הוספת ספק]

 - הדפסת רשימת הספקים ע"פ אחד מדו"חות ההדפסה הקיימים.

 - ייצוא רשימת הספקים לתוכנה חיצונית דוגמת וורד/אקסל/HTML

 - שליחת קישור לכרטיס הספק באמצעות microsoft outlook למשתמשי התוכנה.

 - הפקת אישורי ניכויי מס לספקים הרשומים בתוכנה. לחיצה על הכפתור יציג חלון לבחירת שנת המס. לאחר בחירת שנת המס יוצג חלון סינון לבחירת הספק או הצגת כלל הספקים במערכת

 - בחירת ספק או מספר ספקים ולחיצה על הכפתור ישנה את סטטוס הספק "ללא פעיל". בעקבות פעולה זו לא יוצג הספק בהוספת הוצאה או תשלום.

 - שינוי תצוגת הנתונים. לחיצה על הכפתור תאפשר את הפעולות הבאות

 - חיפוש ספק מסויים מרשימת הספקים המוצגת על פי נתון כלשהו בפרטי הספק על פי המוצג ברשימה.

ניתן להפעיל אפשרות חיפוש באמצעות לחיצה על עמודה ברשימת הספקים, בה מעוניינים לחפש את הנתון > הקלדת הערך לחיפוש.

 

רשימת חשבונות בנק

ברשימת חשבונות בנק מוצגים חשבונות הבנק הקיימים בתוכנה. יצירת חשבונות בנק בתוכנה הכרחיים למשרדים המבצעים רישום הוצאות ניהול פקדונות ותיאום בנקים.

לייעול העבודה בהגדרות מערכת ניתן להגדיר חשבונות ברירת מחדל לביצוע תשלום לספקים, משיכות מפקדון ועוד. להסבר מפורט בנושא עבור לקישור הבא: הגדרת חשבונות בנקסינון ברירת המחדל הן חשבונות בנק בסטטוס "פעיל" לחיצה על כפתור  יציג אפשרויות סינון נוספות. לחיצה על כפתור  ללא הצבת תנאי סינון יציג את כל חשבונות הבנק במערכת.

 

רשימת הכפתורים ופעולות ברשימת חשבונות בנק:

 - יציאה מהמסך המוצג וחזרה למסך הקודם.

 - הצגת פרטי חשבון בנק.

 - הוספת חשבון בנק חדש למערכת. להסבר נוסף על אופן הוספת חשבון עבור לקישור הבא: הוספת חשבון בנק

 - הדפסת רשימת חשבונות הבנק בהתאם לדוחות ההדפסה הקיימים.

 - ביצוע תיאום בנקים לחשבון שנבחר. ביצוע התיאום הוא בין תנועות המערכת לבין תנועות חשבון הבנק. לחיצה על הכפתור תציג שתי אפשרויות לבחירה: ביצוע תיאום ידני או תיאום אוטומטי. חשוב! טרם ביצוע תיאום אוטומטי יש להגדיר את הפרמטרים לתיאום בהגדרה מס’ 82 בהגדרות מערכת. להסבר מקיף בנושא תיאום בנקים יש לעבור לחוברת ההדרכה בנושא "תיאום בנקים"

 - מחיקת חשבון בנק מהרשימה המוצגת. מחיקת חשבון בנק אפשרית כל עוד לא קיימות תנועות מערכת.

 - שינוי תצוגת הנתונים לתצוגות נוספות או לבצע סינונים אחרים. לחיצה על הכפתור תאפשר בחירת שדות לתצוגה.

 - חיפוש חשבון בנק מסויים, ברשימת חשבונות הבנק המוצגת, על פי נתון כלשהו בפרטי החשבון על פי המוצג ברשימה. ניתן להפעיל אפשרות חיפוש באמצעות לחיצה על עמודה ברשימת חשבונות הבנק, בה מעוניינים לחפש את הנתון > הקלדת הערך לחיפוש.

 

הוספת חשבון בנק 

להוספת חשבן בנק חדש בתפריט כספים לחץ על חשבונות בנק.

בחלון הסינון לחץ על כפתור  ומהרשימה המוצגת לחץ על כפתור 

לעדכון חשבון בנק קיים סמן את החשבון הרצוי ולחץ על כפתור  בחלון פרטי חשבון בנק לחץ על כפתור  לעדכון הפרטים הנדרשים

חלון הסינון:

לשינוי סינון ברירת המחדל בחלון הסינון לחץ על כפתור  

הסרת הסימונים בחלון הסינון ולחיצה על כפתור   תציג את כלל החשבונות במערכת.

תיאור השדות בהוספת חשבון בנק חדש:ךו ומ

  • תיאור - שם החשבון/שם המשרד (מלל חופשי, שדה חובה).
  • בנק -  הבנק בו מנוהל החשבון. 
  • סניף -  מספר סניף הבנק של חשבון הבנק.
  • חשבון בנק - מספר חשבון הבנק (שדה חובה).
  • סוג חשבון - פרטי/ עסקי/ פיקדונות (שדה חובה).
  • IBAN -  מס קוד IBAN להעברות כספים.
  • מטבע -  ש"ח/ מט"ח.
  • האם פעיל - ניתן להסיר את הסימון אם החשבון הפסיק להיות פעיל.

יתרה מחושבת = חישוב סך הפעולות הכספיות כולל יתרת פתיחה במערכת.

תאריך תיאום = התאריך האחרון בו בוצע תיאום בנק.

יתרה מתואמת = יתרת הפעולות הכספיות שתואמו, כולל יתרת פתיחה בבנק.

פירוט הכפתורים בכותרת פרטי חשבון בנק:

 - יציאה מהמסך הנוכחי וחזרה למסך הקודם.

 - עדכון פרטי בנק. לא ניתן לשנות סוג חשבון בנק לאחר רישום תנועות כספיות בחשבון.

 - שמירת שינויים במידה ונעשו.

 - הדפסת פרטי חשבון בנק.

 - לחיצה על הכפתור תציג אפשרות בחירה בין תיאום ידני לאוטומטי.

 

חשבונית זיכוי מספק

בתוכנת עודכנית נפיק חשבונית זיכוי מספק, כאשר מתקבלת חשבונית זיכוי מהספק בגין תשלום עודף או החזרת הנמכר.

חשוב לזכור! בתוכנה קיימים שני סוגים של מסמכי זיכוי. האחד חשבונית זיכוי מלקוח והשני חשבונית זיכוי מספק.

לדוגמא, שילמתי לספק 500 ש"ח, מבדיקה שנעשתה עלה כי סכום התשלום היה אמור להיות 400 ש"ח ולכן החזיר הספק 100 ש"ח. במקרה כזה שולח הספק, חשבונית זיכוי על סך 100 ש"ח.

דוגמא נוספת, קניתי מוצר מהספק תמורת 200 ש"ח. המוצר נתגלה פגום ולכן הוחזר לספק. במקרה כזה שולח הספק, חשבונית זיכוי על סך 200 ש"ח.

להוספת חשבונית זיכוי לספק לחץ על  תחת תפריט "כספים" בסרגל הניווט הנמצא בחלקו הימני של המסך.

חשוב לזכור! בחלון פרטי חשבונית זיכוי חשוב להקליד את מספר חשבונית המקור בשדה מספר מסמך.

ולהקליד את סכום הזיכוי במינוס. לדוגמא, 400 - ש"ח.

רשימת השדות המופיעים בחלון פרטי חשבונית זיכוי מספק:

נושא

שם שדה

הסבר כללי

הערות

פרטי הוצאה

שם ספק

שמו של הספק

לדוגמא בית משפט השלום – ת"א

מספר מזהה

מספר הזיהוי של הספק

הערך מוזן אוטומטית בפרטי ספק

תאריך מסמך

תאריך החשבונית זיכוי

 

מספר מסמך

מספר חשבונית מספק

 

תאריך לדו"ח מע"מ

באיזה דו"ח מע"מ יופיע הזיכוי

 

מע"מ

אחוז המע"מ + סכום מע"מ הזיכוי

 

סה"כ

סכום הזיכוי כולל מע"מ

יש להזין את הסכום במינוס

פרטי סעיף

סוג הוצאה

לקוח/ משרד

 

רשום חיוב בגין ההוצאה

רישום חיוב בגין ההוצאה/זיכוי שנרשמה

 

כפתור "מרובה סעיפים"

במידה ויש להוצאה/זיכוי מספר סעיפים, לחץ על כפתור זה 

 

קוד סעיף

קוד סעיף ההוצאה

בהוצאת משרד בלבד. נלקח מרשימת סעיפי ההוצאה אשר בהגדרות מערכת, ראה רשימת סעיפי הוצאה.

מספר לקוח

פרטי הלקוח והתיק בו יירשם סעיף ההוצאה.

הזן לאחד השדות הנ"ל את הפרטים הידועים לך על הלקוח/תיק והקש על מקש TAB במקלדת או עבור לשדה אחר באמצעות העכבר. יתבצע איתור אוטומטי  של הלקוחות/התיקים המתאימים לנתון שהזנת.

ניתן לאתר את הלקוח/התיק גם על ידי הקלדת תחילת השם או המספר בשדה הרלוונטי או לחיצה על כפתור הבחירה מרשימה .

 

בהוצאה מסוג לקוח בלבד.

שם לקוח

מספר תיק

שם תיק

תיאור

תיאור ההוצאה/זיכוי

 

חשוב לזכור! להצגת  חשבוניות הזיכוי מספק בלבד במסך הסינון סמן את תיבת הסימון מימין לשדה "סוג" ובחר ב "חשבונית זיכוי מספק". לסיום לחץ על כפתור [אישור].

 

 

Powered by PHPKB (Knowledge Base Software)