חוברת הדרכה - הגדרות חשבון ותיאום בנקים

הגדרות חשבון ותיאום בנקים

מדריך למשתמש עודכנית פלטינום

 

מבוא

תיאום בנקים הינו השוואה בין תנועות כספיות שנרשמו במערכת העודכנית (תשלום, קבלה, חשבונית מס/קבלה, טופס הפקדה) לבין אותן תנועות שנעשו בפועל בחשבון הבנק.

מטרת התיאום היא בדיקה שכל התנועות שנעשו בחשבון הבנק נרשמו במערכת העודכנית, זאת על מנת שבכל רגע נתון תהווה מערכת עודכנית תמונת מראה לנעשה בפועל.

לדוגמא, באמצעות תיאום בנקים ניתן לאתר תשלומים שלא הוזנו למערכת או הכנסות שלא הופקו בגינן קבלות.

אפשרויות תיאום:

תיאום ידני בו המשתמש בוחר את תנועות הבנק ואת תנועות עודכנית שברצונו לתאם 

תיאום אוטומטי בו המשתמש מזין טווח תאריכים לתיאום והמערכת, באמצעות הגדרות שהוגדרו לה מראש, מבצעת תיאום בין התנועות.

הגדרות
בכדי לאפשר למשתמש בתוכנה לייעל את עבודתו במערכת ולהתאימה לצורת העבודה המתאימה למשרד מומלץ לעבור על הגדרות מערכת טרם התחלת העבודה בתוכנה.

תפריט המבורגר > כלים ותחזוקה > הגדרות מערכת > כספים

כספים – חשבונות בנק לתיאום הגדרה מס’ 82

 

בהגדרה זו נקבע תנאים קבועים לביצוע תיאום ידני או אוטומטי. לכל סוג תיאום יש להגדיר כיצד לפועל כאר אחד או יותר מהתנאים הבאים מתקיים:

  • כאשר תאריך תנועת בנק קודם לתאריך תנועת חשבון במערכת
  • כאשר תאריך תנועת בנק מאוחר מתאריך תנועת חשבון במערכת

 

האפשרויות הן:

  • להציג שאלה האם לבצע תיאום בכל זאת - תיאום יבוצע ע"פ מענה לשאלה.
  • לבצע תיאום אם ההפרש אינו עולה על X ימים (יש להגדיר את מספר הימים).
  • לבצע תיאום למרות ההפרש - יבוצע תיאום בכל מקרה.

בנוסף, ניתן להגדיר שלא לבצע תיאום אוטומטי לתנועות בהן הערכים בשדה "אסמכתא" שונים.

הוספה ועדכון חשבון בנק

להוספת חשבן בנק חדש בתפריט כספים לחץ על חשבונות בנק.

בחלון הסינון לחץ על כפתור  ומהרשימה המוצגת לחץ על כפתור 

לעדכון חשבון בנק קיים סמן את החשבון הרצוי ולחץ על כפתור  בחלון פרטי חשבון בנק לחץ על כפתור  לעדכון הפרטים הנדרשים

חלון הסינון:

לשינוי סינון ברירת המחדל בחלון הסינון לחץ על כפתור  

הסרת הסימונים בחלון הסינון ולחיצה על כפתור   תציג את כלל החשבונות במערכת.

תיאור השדות בהוספת חשבון בנק חדש:ךו ומ

  • תיאור - שם החשבון/שם המשרד (מלל חופשי, שדה חובה).
  • בנק -  הבנק בו מנוהל החשבון. 
  • סניף -  מספר סניף הבנק של חשבון הבנק.
  • חשבון בנק - מספר חשבון הבנק (שדה חובה).
  • סוג חשבון - פרטי/ עסקי/ פיקדונות (שדה חובה).
  • IBAN -  מס קוד IBAN להעברות כספים.
  • מטבע -  ש"ח/ מט"ח.
  • האם פעיל - ניתן להסיר את הסימון אם החשבון הפסיק להיות פעיל.

יתרה מחושבת = חישוב סך הפעולות הכספיות כולל יתרת פתיחה במערכת.

תאריך תיאום = התאריך האחרון בו בוצע תיאום בנק.

יתרה מתואמת = יתרת הפעולות הכספיות שתואמו, כולל יתרת פתיחה בבנק.

פירוט הכפתורים בכותרת פרטי חשבון בנק:

 - יציאה מהמסך הנוכחי וחזרה למסך הקודם.

 - עדכון פרטי בנק. לא ניתן לשנות סוג חשבון בנק לאחר רישום תנועות כספיות בחשבון.

 - שמירת שינויים במידה ונעשו.

 - הדפסת פרטי חשבון בנק.

 - לחיצה על הכפתור תציג אפשרות בחירה בין תיאום ידני לאוטומטי.

חוצץ תנועות חשבון

חוצץ תנועות חשבון מציגות את הפעולות החשבונאיות שבוצעו במערכת הקשורות לחשבון הבנק. התנועות יכולות להיות טפסי הפקדה, העברת כספים, ביצוע משיכות ותשלומים. בהתאם לסוג הפעולה [הכנסה/הוצאה] הערך הכספי ירשם תחת העמודה זכות או חובה. בנוסף יוצגו נתונים כדוגמת תאריך התנועה, תיאור התנועה וכו’.

פירוט הכפתורים והפעולות בחוצץ תנועות חשבון

 - הצגת פרטי התנועה בחלון נפרד.

 - הצגת מקור התנועה.

 - משרדים העובדים עם מודול הנה"ח כפולה, לחיצה על הכפתור תציג את פקודות היומן.

 - הצגת פרטי תיאום. תנועה "מתואמת" תוצג בליווי סימון - ראה תצלום מסך.

 - לחיצה על הכפתור תבטל תיאום שנעשה. חשוב! ביטול התיאום אינו מוחק או מבטל תנועה שנרשמה בחוצץ תנועות חשבון או בנק.

 - הדפסת תנועות חשבון בהתאם לדוחות ההדפסה הקיימים.

 - ייצוא תנועות בחשבון לתוכנה חיצונית כדוגמת וורד/אקסל/HTML. לחיצה על הכפתור תציג חלון לבחירת שדות לתצוגה.

 - סיכום ערכים כספיים בעמודה לפי בחירה, מנתוני הרשימה. לחיצה על הכפתור תציג אפשרויות חישוב.

 - שינוי תצוגת הנתונים ברשימה בהתאם לאפשרויות המוצגות. לחיצה על הכפתור תאפשר בחירת שדות לתצוגה.

 - חיפוש תנועה מסוימת ברשימת התנועות המוצגת, על פי נתון כלשהו בפרטי התנועה על פי המוצג ברשימה. 

פירוט הסמלים בעמודה "איקון סטטוס" בחוצץ תנועות חשבון:

 

 

 

תנועה פתוחה [לא תואמה]

 - תנועה שתואמה

 - תנועה שתואמה ידנית. [ללא הזנת תנועת בנק]

 - תנועה שסומנה לתאום עתידי [טרם תואמה]

 

 

 

 

חוצץ תנועות בנק

חוצץ תנועות בנק מציג את התנועות הקיימות בבנק בו מתנהל החשבון. להוספת תנועות לחוצץ לחץ על כפתור   או באמצעות ממשק "קליטת דפי בנק" [מודול בתשלום]. רק לאחר הוספת תנועות חשבון בנק ניתן לבצע תיאום בנקים במערכת.


פירוט הכפתורים והפעולות בחוצץ תנועות בנק

 - הצגת פרטי התנועה בחלון נפרד.

 - הוספת תנועת חשבון בנק חדשה. 

 - מחיקת תנועת בנק. [במידה ובוצע תיאום, יתבטל התיאום בעקבות המחיקה.

 - הצגת פרטי תיאום. תנועה "מתואמת" תוצג בליווי סימון - ראה תצלום מסך.

 - לחיצה על הכפתור תבטל תיאום שנעשה. חשוב! ביטול התיאום יכול להעשות:

  1. מחוצץ תנועות חשבון
  2. מחוצץ תנועות בנק

בשני המקרים ביטול התיאום אינו מוחק או מבטל את התנועה שנרשמה

 - הדפסת תנועות בנק בהתאם לדוחות ההדפסה הקיימים.

 - ייצוא רשימת תנועות לתוכנה חיצונית כדוגמת וורד/אקסל/HTML. לחיצה על הכפתור תציג חלון לבחירת שדות לתצוגה.

 - סיכום ערכים כספיים בעמודה לפי בחירה, מנתוני הרשימה. לחיצה על הכפתור תציג אפשרויות חישוב.

 - שינוי תצוגת הנתונים ברשימה בהתאם לאפשרויות המוצגות. לחיצה על הכפתור תאפשר בחירת שדות לתצוגה.

 - חיפוש תנועה מסוימת ברשימת התנועות המוצגת, על פי נתון כלשהו בפרטי התנועה על פי המוצג ברשימה. 

חוצץ הגדרות חשבון

חברת עודכנית ממליצה לעבור על ההגדרות השונות, טרם ביצוע תיאום בנקים.

יתרת פתיחה במערכת – יתרת חשבון הבנק נכון ליום שבו הוכנס חשבון הבנק למערכת עודכנית. במקרה בו חשבון הבנק הוזן כבר למערכת ללא הזנת יתרת פתיחה ונעשה בו שימוש (רישום תשלומים, הפקת חשבונית מס/קבלה וכו’), יש להזין בשדה זה את ההפרש בין סכומי התנועות שנעשו בעודכנית לבין היתרה בבנק
למשל, אם בחשבון הבנק יש 10,000 ש"ח ובעודכנית בוצעו פעולות בסך 30,000 אזי יש להזין בשדה יתרת פתיחה במערכת 20,000- (מינוס) דהיינו ההפרש.

 

יתרת פתיחה בבנק- יתרת חשבון הבנק לפני ביצוע תיאום בנקים (יתרת הפתיחה של דף הבנק ראשון).

 

חשוב לזכור! אלו הגדרות חד פעמיות שיש להזין במערכת פעם אחת בלבד, לפני תיאום חשבון הבנק בפעם הראשונה.

תבנית להדפסת שיקים - בחירת תבנית ופרטי הדפסה לשיקים [אפשרות זו משתמשת משרדים העובדים עם מודול הדפסת שיקים. להסבר בנושא יש להתקשר לתמיכה התפעולית]

תשלומים במס"ב - משמש משרדים העובדים עם מודול תשלומים במס"ב. [בשדות אלו מגדירים את הקודים שהתקבלו מחברת המס"ב. להסבר נוסף יש להתקשר לתמיכה התפעולית]

כפתורים ופעולות בחוצץ הגדרות חשבון בנק

 - עדכון נתוני חוצץ הגדרות.

 - שמירת שינויים שבוצעו.

חוצץ תיאומים שבוצעו

בחוצץ רשימת תיאומים שבוצעו מוצגים התיאומים שבוצעו בין תנועות מערכת [בחוצץ תנועות חשבון] לבין תנועות הבנק [בחוצץ תנועות בנק]. סינון ברירת המחדל הן תנועות שתואמו בהתאם לשנת המס הנוכחית. לשינוי תצוגת הנתונים וצפייה בטווח תאריכים שונה לחץ על כפתור  ובחר באפשרות רשימת תיאומים שבוצעו - סינון

רשימת כפתורים ופעולות בחוצץ רשימת תיאומים:

 - הצגת פירוט תנועות מתואמות בחלון נפרד.

 - הדפסת רשימת תיאומים שבוצעו בהתאם לדוחות ההדפסה הקיימים.

 - שינוי תצוגת הנתונים ברשימה בהתאם לאפשרויות הקיימות. לחיצה על הכפתור תאפשר בחירת שדות לתצוגה.

ביצוע תיאום בנקים

שלב 1 :  לביצוע התיאום בכותרת החלון "פרטי חשבון בנק" לחץ על הכפתור   ובחר באפשרות [תיאום ידני]. 

שלב 2 : בחר את טווח התאריכים שברצונך לבצע את התיאום ולסיום לחץ על כפתור [אישור]

שלב 3 :  "תנועות לא מתואמות- מערכת" (צד ימין עליון) – רשימת תנועות שנוצרו באופן אוטומטי בעקבות הפקת מסמכים ופעולות חשבונאיות. לתיאום התנועות סמן את התנועה/תנועות ולחץ לחיצה כפולה עליה/עליהן או לחילופין על כפתור   [להסבר נוסף על הפעולות הניתנות לביצוע עבור לקישור הבא:  תנועות לא מתואמות - מערכת ]

"תנועות לא מתואמות- בנק" (צד שמאל עליון) – תנועות בנק שהוקלדו ידנית בחוצץ "תנועות בנק" או שנקלטו ע"י ממשק "מבזק בנקאי". 
לתיאום התנועות סמן את התנועה/תנועות ולחץ לחיצה כפולה עליה/עליהן או לחילופין על כפתור   

[להסבר נוסף על הפעולות הניתנות לביצוע עבור לקישור הבא:  תנועות לא מתואמות - בנק ]

שלב 4 : הצגת התנועות שנבחרו לתיאום בחלון  "סומנו לתיאום – מערכת"   
לביטול הסימון לחץ לחיצה כפולה על התנועה או על הכפתור :   המערכת תחזיר תנועות מסומנות למסך "תנועות לא מתואמות".

[להסבר נוסף על הפעולות הניתנות לביצוע עבור לקישור הבא:  סומנו לתיאום - מערכת ובנק ]

"סומנו לתיאום- בנק" (צד שמאל באמצע) – תנועות בנק שסומנו לתיאום.
לביטול הסימון לחץ לחיצה כפולה על התנועה או על הכפתור :   המערכת תחזיר תנועות מסומנות למסך "תנועות לא מתואמות".

שלב 5 "פרטי התיאום" (מסך תחתון) – סיכום התנועות שסומנו (מערכת ובנק), סה"כ תנועות שסומנו (מערכת ובנק), הפרש בין התנועות וכפתור "בצע תיאום".
חשוב לזכור ! במידה וקיים הפרש בין התנועות שסומנו לתיאום תופיע שאלה (בהתאם למוגדר בהגדרות מערכת) האם לבצע תיאום למרות ההפרש בין התנועות ותרשום תנועה (חיובית או שלילית), בצד תנועות המערכת, בהתאם להפרש.  [להסבר נוסף על הפעולות הניתנות לביצוע עבור לקישור הבא:  פרטי תיאום ]

לביצוע תיאום לחץ על הכפתור 

תיאום אוטומטי

טרם ביצוע תיאום אוטומטי יש לבדוק את התנאים לביצוע תיאום בהגדרה מס’ 82 כספים - חשבונות בנק - פרמטרים לתיאום.

  1. מרשימת חשבונות בנק סמן את חשבון הבנק לתיאום ולחץ על הכפתור 
  2. בחר באפשרות "בצע תיאום אוטומטי"
  3. בחר בטווח תאריכים רצוי ולחץ על כפתור [אשר]
  4. בהתאם לתנאים שהוגדרו המערכת תציג את כמות התנועות שתואמו.

Powered by PHPKB (Knowledge Base Software)