חוברת הדרכה - הוצל"פ

הוצאה לפועל   

מדריך למשתמש עודכנית פלטינום

 

 

Table of Contents

 

במערכת עודכנית פלטינום פותח מודול מיוחד המאפשר ניהול תיקי תביעה והוצל"פ.

סוגי התיקים שניתן לנהל הינם :

  • תביעה כספית
  • תביעה שטרית
  • ביצוע שטר/שיק
  • ביצוע פסק דין
  • מימוש משכון
  • מימוש משכנתא
  • משכנתא מגורים
  • ביצוע חוב קצוב
  • ביצוע בהוצל"פ (מסלול מקוצר)

 

מודול הוצל"פ מייצג את הפעולות שנרשמות על ידי המשתמש בתיקים הפנימיים. המודול מאפשר לרשום כל פעולה המתבצעת ולנהל מעקב מדויק אחר המתקדם בתיק. כרטיס התיק יכול להכיל נתונים נוספים לרבות חייבים, קרנות, נכסים ועוד. יתרת החוב המוצגת בכרטיס התיק משתנה בהתאם לעלות הכספית של הפעולות שנרשמו . כמו כן קיים חוצץ "מצב הכספי" המציג רישום הכנסות, הוצאות ופקדונות.

הטפסים המופקים בתיקי הלקוח (באמצעות תוכנת Acrobat Reader ) נשמרים ואין צורך בסריקה שלהם למערכת או הפקה חוזרת שלהם במידת הצורך.
סדר הזיכוי ניתן לשינוי בהתאם לכל תקבול הנרשם בתיק. ניתן לקלוט בקלות אישורי מסירה למערכת, ולצפות ברשימות שונות כגון, רשימת פעולות כללית, רשימת קרנות כללית, רשימת חשבונות מוגבלים, רשימת פושטי רגל, רשימה שחורה ורשימות שימושיות רבות נוספות.

הנושאים הקשורים למודול הוצל"פ מרוכזים תחת תפריט "הוצל"פ" במסך הפתיחה.

הגדרות

 

טרם העבודה מומלץ לעבור על הגדרות מערכת כדי לאפשר למשתמש בתוכנה לייעל את עבודתו ולהתאימה לצורת העבודה במשרד. 

תפריט הגריל > כלים ותחזוקה > הגדרות מערכת > הוצל"פ

פעולות הצל"פ - קוד מס’ 12

במסך פרטי הוצל"פ ניתן לצפות ברשימת הפעולות הקיימות במערכת (פעולות מערכת ופעולות משתמש). ניתן להציג את הפעולות הקיימות, להוסיף ולמחוק פעולות משתמש. לעדכן או לייצא את הרשימה. כמו כן לכל פעולה ניתן לקשר פעולה נוספת או טופס לפי דרישה באמצעות מעבר לחוצץ המבוקש.

 

חשוב לזכור! פעולות הניתנות לשידור יופיעו בליווי ריבוע כחול  לצידן    רשימה זו מתעדכן באופן תדיר בהתאם לשינויים שמתבצעים ברשות האכיפה.

מסך פעולות הוצל"פ מחולק לשני חלונות:

חלק שמאלי - מוצגים "סוגי" הפעולות השונות. לחיצה על אחד מכפתורי הרדיו, תוצג רשימה בהתאם.

חלון ימני - מציג את רשימת הפעולות בהתאם לסוג הפעולה שנבחרה.

 

פעולות הוצל"פ: כלל הפעולות הקיימות במערכת.

פעולות הוצל"פ - מערכת: פעולות מובנות של המערכת המגיעות עם התקנת התוכנה. פעולות אלה לא ניתנות למחיקה או לעדכון.

פעולות הוצל"פ - משתמש: פעולות שמשתמש[בעל הרשאות מתאימות] יכול להוסיף למערכת.

 

רשימת כפתורים/פעולות בכותרת החלון פרטי הוצל"פ

 

 - יציאה מהחלון הנוכחי וחזרה לחלון הקודם

 - הוספת פעולת משתמש לרשימת פעולות הוצל"פ. להסבר נוסף על הוספת פעולה חדשה עבור לקישור הבא: הוספת פעולת הוצל"פ בהגדרות מערכת

 - מחיקת פעולה מרשימת הפעולות. חשוב! לא ניתן למחוק פעולת מערכת, במחיקת פעולת משתמש [במידה ופעולה זו קיימת בתיקים במערכת] יש להציג בפני המערכת פעולה חליפית.

 - יצוא רשימת הפעולות לתוכנה חיצונית כדוגמת וורד/אקסל/HTML

 - שינוי תצוגת הנתונים בהתאם לאפשרויות המוצגות. לחיצה על הכפתור תאפשר בחירת שדות להצגה.

 

הוספת ועדכון פעולה

בחלון עדכון פרטי פעולת משתמש בהוצל"פ נגדיר פעולת משתמש חדשה או עדכון פעולה קיימת. במאמר נעבור על השלבים השונים בהוספת פעולה חדשה בהגדרות מערכת.

חשוב! לאחר הוספת פעולה חדשה ומילוי השדות השונים, יש לעבור על החוצצים המרכיבים את הפעולה ולהשלים נתונים במידת הצורך.

במסך פרטי פעולה לחץ על הכפתור 

פירוט השדות בחלון פרטי פעולת משתמש בהוצל"פ:

  1. תיאור פעולה - מלל חופשי של המשתמש.
  2. פעולת מערכת - הוספת פעולת משתמש מחייבת לבצע קישור לפעולה כל שהיא במערכת. במידה ולא קיימת פעולה מקבילה בצע קישור לפעולה מסוג "כללית".
  3.  סוג פעולה - הגדרת סוג הפעולה בהתאם לרשימה הקיימת לבחירה. בדרך כלל פעולות המוגדרות כ"מנהלתיות" לא כוללות עלות כספית.
  4. מחיר פעולה - במידה ומוקלד ערך כספי, בעת הוספת הפעולה בכרטיס התיק תוצג העלות באופן אוטומטי. חשוב! פעולה שהוגדרה כמנהלית לא גוררת עלות כל שהיא.
  5. השתמש במחירון עיקולים - סימון התיבה יאפשר למערכת להציג מחיר באופן אוטומטי בעת הוספת פעולת עיקול מטלטלין, בהתאם למחירון שנקבע על ידי הוצאה לפועל.
  6. רישום חיוב ללקוח - אפשרות בחירה להצגת חלון חיוב בהתאם לעלות שנקבע ברישום פעולה. נשתמש באפשרות זו ברישום פעולות מסוג אגרות או הוצאות.בהתאם לסוג הפעולה כדוגמת הוצאת או אגרות, 
  7. שלב התיק בעקבות הפעולה/סטטוס התיק - בחירה באחת האפשרויות המוצגות ברשימה.
  8. רשום תזכורת/מספר ימים לתזכורת - במידה ומסומן בעת רישום הפעולה בהתאם להגדרה שנקבע "מספר ימים לתזכורת" תוצג תזכורת למשתמש בעקבות רישום הפעולה.
  9. הערות משימה - רישום מלל חופשי. מלל אשר ירשם בשדה "הערות משימה" יועבר לשדה "הערות" בחלון פרטי משימה. 
  10. לסיום לחץ על כפתור "שמור".

 

חוצץ פעולות מקושרות

בחוצץ פעולות מקושרות נקשר את הפעולה הראשית [הראשונית] לפעולה נוספת. קישור פעולות לפעולה הראשית משמש כאשר הינך רוצה לבצע פעולה ראשונית ובעקבותיה ליצור תזכורת לביצוע פעולה נוספת.

למשל קישור פעולה של "אישור מסירה" לפעולת "עיקול במדיה מגנטית לגורמים בודדים" לשם כך נכנס:

לתפריט תצוגה> כלים ותחזוקה> הגדרות מערכת> הוצל"פ> קוד 12 – פעולות בהוצל"פ. 

אתר את הפעולה שלאחר הוספתה תופיע פעולה לביצוע. עפ"י הדוגמא עלי למצוא את הפעולה "אישור מסירת הוצל"פ (אזהרה)":

סמן את הפעולה ולחץ על כפתור   ועבור לחוצץ "פעולות מקושרות":

לחץ על כפתור  כדי להוסיף את הפעולה/פעולות המקושרות אליה, אתר את הפעולה

מלא את השדות ולסיום לחץ על כפתור   ע"פי הדוגמא אוסיף את הפעולה "עיקול במדיה מגנטית לגורמים בודדים" (=תיאור פעולה מקושרת):

חשוב לזכור!  אם בחרת לקשר מספר פעולות לפעולה "אישור מסירה" עליך לציין "סדר ביצוע" לפעולות, איזו פעולה ראשונה, איזו שנייה וכך הלאה.

ציין מספר "ימים לביצוע". לפי הדוגמא, אבקש כי הפעולה של "עיקול במדיה לגורמים בודדים" תופיע ברשימת הפעולות לביצוע 21 ימים לאחר שנוספה לתיק הפעולה "אישור מסירה".

חוצץ טפסים מקושרים

בחוצץ טפסים מקושרים מוצגים אותם טפסים המקושרים לפעולה, בהתאם לדרישות הוצאה לפועל. עם התקנת התוכנה טפסים אלו מקושרים באופן אוטומטי לפעולות השונות בתוכנה. אם זאת ניתן לעדכן טפסים אלה, או בהוספת פעולה חדשה ליצור קשור בהתאם לצורך. 

1. לביצוע קישור סמן את החוצץ "טפסים מקושרים" > לחץ על הכפתור "הוסף קישור".

2. בחלון "פרטי פעולה לטופס" בחר את הטופס שברצונך לקשר", ורשום תיאור.

חשוב לזכור! הינך יכול לקשר את אותו טופס מספר פעמים לאותה פעולה, בתנאי שהנך רושם תיאור שונה לטופס המקושר.

המטרה - ליצור מללים או סימונים קבועים על גבי אותו טופס, בהתאם ללקוחות שונים.    

  3. לסיום לחץ על כפתור [שמור]

 שים לב שבחלון התווספו הטפסים הרצויים לפעולה.

קביעת פרמטרים בטופס מקושר לפעולה 

בנוסף לאפשרות לקשר טופס לפעולה, ניתן גם לקבע בו סימונים/מלל. לביצוע שינוי קבוע בטופס, במסך הפעולה נבחר בחוצץ "טפסים מקושרים"

נעמוד על שורת הטופס הרלוונטי ונלחץ על הכפתור 

לאחר שהטופס יפתח נבצע את השינויים הרצויים ולסיום נלחץ על כפתור [שמור] 

רשימת כפתורים ופעולות בחוצץ טפסים מקושרים

 - יציאה מהמסך הנוכחי וחזרה למסך הקודם

 - הוספת קישור לטופס נוסף. לחיצה על הכפתור יפתח חלון לבחירת טופס.

 - הצגת חלון "פרטי קישור לטופס"

 - ביטול קישור בין הטופס שנבחר לבין הפעולה.

 - לחיצה על הכפתור יפתח את הטופס לביצוע שינויים קבועיים. לשמירת השינויים יש ללחוץ על אייקון הדיסקט בכותרת הטופס.

 - ניקוי הסימונים הידניים שבוצעו בטופס.

 - הצגת הטופס המקושר.

 

חוצץ ברירת מחדל

ברשימת פעולות הוצאה לפועל קיימות פעולות אשר ניתן לקבוע פרמטרים קבועים. בהוספת הפעולה אותם פרמטרים יופיעו בעת הרישום.

חשוב! מדובר בחלק קטן מהפעולות אשר שינוי זה ניתן לביצוע.

בחוצץ ברירת מחדל נקבע פרמטרים קבועים ברישום פעולה חדשה. דוגמה לכך יכולה להיות פעולת "ביצוע הגבלות" לביצוע העדכון לחץ על כפתור  ובצע את השינויים הרצויים. לסיום לחץ על כפתור 

רשימת גורמי עיקול קוד מס’ 20

ברשימה מוצגים אותן גורמים הניתנים לעיקול במדיה מגנטית. בנוסף הרשימה מכילה פעולות אשר אינן מדווחות במדיה מגנטית ויכולות להיכלל בפעולות עיקול צד שלישי.

לכל פעולה קיימת עלות כספית תדירות משלוח וסוג הגורם אליה היא משוייכת. מאחר ורשימה זו מתעדכנת בהתאם לנתונים הנשלחים מהוצאה לפועל, חברת עודכנית אינה ממליצה לשנות או לעדכן את פרטי הגורם. 

רשימת הכפתרים במסך רשימת גורמי עיקול

 - יציאה מהמסך המוצג וחזרה למסך הקודם

 - ייצוא רשימת גורמי עיקול לתוכנה חיצונית כדוגמת וורד/אקסל/HTML. לחיצה על הכפתור תאפשר בחירת שדות לייצוא.

 - סיכום ערכים מספריים בעמודה שנבחרה מתוך רשימת הנתונים. לחיצה על הכפתור תציג אפשרויות סיכום.

 - הצגת פרטי הגורם בחלון נפרד.

 - שינוי תצוגת הנתונים ברשימה המוצגת. לחיצה על הכפתור יאפשר בחירת שדות לתצוגה.

רשימת השדות בפרטי גורם עיקול

 
שם שדה הסבר כללי הערות
קבוצת גורמים שיוך הגורם לקבוצת גורמים כברירת מחדל קיימות בתוכנה קבוצות המכילות גורמים שונים. ניתן להוסיף קבוצות באופן ידני ולשייך להן גורמים.
תיאור גורם תיאור גורם העיקולן  
עלות הגורם עלות גורם העיקול עלות הגורם כפי שהתקבל מרשות האכיפה
סוג גורם סוג גורם העיקול גורמים מרכזיים, הנהלת בנקים, חברות ביטוח, כרטיסי אשראי, קופות גמל, קרונות השתלמות
כתובת כתותבת גורם העיקול רחוב, מספר בית וכו'
יישוב יישוב גורם העיקול  
מיקוד מיקוד גורם העיקול  
טלפון טלפון גורם העיקול  
תדירות למשלוח תדירות אפשרות ביצוע העיקול במדיה מגנטית לגורם  
מדווח במדיה מגנטית האם גורם יכול להצטרף לפעולה "עיקול במידה לגורמים בודדים" גורמים אשר אינם מדווחים במדיה מגנטית צריכים להיבחר בזמן הוספת פעולה מסוג "עיקול צד שלישי" לפעולה זו מתווסף חלון המאפשר סימון תנאים שונים
 
 

פרטי גורם עיקול

בחלון פרטי גורם במדיה מגנטית המשתמש יכול לשנות את הנתונים בשדות השונים.

לקשר את הגורם לקבוצת גורמים או משתמשים ולשנות את סטטוס הפעולה מפעיל ללא פעיל.

לשינוי אחד הנתונים הקיימים יש ללחוץ על כפתור   לשמירת השינויים שבוצעו לחץ על כפתור 

רשימת השדות בחלון פרטי גורם עיקול

 
שם השדה תיאור
קוד הגורם מספר הניתן על ידי המערכת
קבוצת גורמים שיוך הגורם לאחד הקבוצות הקיימות במערכת. בהגדרות ניתן להוסיף קבוצות באופן ידני ולשנות את השיוך הקיים
עלות גורם עלות הגורם כפי שהתקבל מהוצאה לפועל
סוג גורם שיוך הגורם לסוג. ניתן לשינוי בהתאם לערכים הקיימים.
כתובת/ישוב/מיקוד/טלפון פרטי הגורם כפי שהועברו על ידי הוצאה לפועל
תדירות התדירות שבה ניתן לבצע עיקול כנגד אותו גורם
פעיל במידה במידה ומסומן ניתן להוסיף את הגורם לפעולה "עיקול במידה לגורמים בודדים".
קבוצת משתמשים בהגדרות מערכת ניתן ליצור קבוצות משתמשים ולשייך אליהם גורמי עיקול.
 

קבוצת גורמי עיקול - קוד מס’ 57

ברשימה מוצגות קבוצות מובנות המכילות גורמי עיקול. כל קבוצה מכילה גורמי עיקול מאותו סוג. לדוגמה קבוצת גורמי עיקול "בנקים" או "חברות ביטוח". בתוכנה קיימות שתי סוגי קבוצות. קבוצות מערכת אשר לא ניתן לבצע בהן שינויים. וקבוצות משתמש הניתנות לשינוי ועריכה. ניתן להפוך קבוצה כקבוצת "ברירת מחדל" על ידי לחיצה על הכפתור 

רשימת הכפתורים

 - יציאה מהמסך הנוכחי וחזרה למסך הקודם.

 - הצגת פרטי הקבוצה בחלון נפרד. הצגת פרטי הקבוצה תאפשר הוספה או הסרה של גורמי עיקול.

 - הוספת קבוצת גורמי עיקול במדיה חדשה למערכת.

 - מחיקת קבוצת גורמי עיקול במדיה מהרשימה המוצגת.

 - בחירת קבוצת גורמי עיקול כ"ברירת מחדל". [הגדרה אישית ברמת המשתמש]בהוספת פעולת עיקול במדיה לגורמים בודדים תבחר באופן אוטומטי הקבוצה שנבחרה.

  - לחיצה על הכפתור יבטל את ההגדרה של קבוצת ברירת מחדל

 - ייצוא רשימת קבוצות גורמי עיקול לוורד/אקסל/HTML

 - שינוי תצוגת הנתונים. לחיצה על הכפתור תאפשר בחירת שדות לתצוגה.

הוספת קבוצת גורמי עיקול במידה

חלון פרטי קבוצת גורמי עיקול מוצג בזמן הוספה או עדכון קבוצת גורמי עיקול במדיה מגנטית.

לעדכון קבוצה קיימת ברשימת קבוצות גורמי עיקול בחר את הקבוצה הרצויה ולחץ על הכפתור  בחלון פרטי קבוצת גורמי עיקול לחץ על הכפתור 

סמן את או הסר את הגורמים שברצונך להוסיף או להסיר מהקבוצה. לשמירת הפעולה לחץ על הכפתור 

חשוב! בתחתית החלון מסוכמים כמות הגורמים שנבחרו וסה"כ העלות.

להוספת קבוצת גורמי עיקול חדשה בחלון רשימת קבוצות גורמי עיקול במדיה לחץ על כפתור  בחלון פרטי קבוצות עיקול הקלד שם לקבוצה החדשה.

בחלון השמאלי בחר את גורמי הייצוא. לשמירת הפעולה לחץ על הכפתור  

חשוב! בתחתית החלון מסוכמים כמות הגורמים שנבחרו וסה"כ העלות

 

רשימת סדרי זיכוי - קוד מס’ 23

סדר זיכוי הוא מונח הקיים בתיקי הוצאה לפועל לפיו כל תקבול המתקבל בתיק מזכה סעיף המרכיב את התיק, כדוגמת קרן/אגרה/הוצאות ושכ"ט.

במערכת קיימים סדרי זיכוי שונים כאשר סדר זיכוי ברירת המחדל הוא " הוצאות, שכ"ט, קרן"

 

פירוט רשימת כפתורים:

 

 - יציאה מהמסך הנוכחי וחזרה למסך הקודם.

 - בחירת סדר זיכוי כברירת מחדל. סדר הזיכוי שנבחר יופיע בביצוע פעולה מסוג "תקבול"

 - שינוי תצוגת הנתונים. לחיצה על הכפתור תאפשר בחירת שדות לתצוגה.

חשוב לזכור!  בעת הוספת פעולה בתיק מסוג "תקבול" יופיע סדר זיכוי שנבחר כברירת המחדל. אולם ניתן לבחור סדר זיכוי אחר בהתאם לצורך.

 

 

שונות - קוד מס’ 24

בסעיפים המוצגים במסך הוצל"פ שונות נקבע כיצד המערכת "תתנהג" בכל אחד מהמקרים השונים המצויינים בהגדרה. כברירת מחדל הגדרות מוגדרות מראש ומתאימות למרבית המשרדים בתחום ההוצאה לפועל.

אם זאת ניתן לעדכן הגדרות אלו ולהתאימן לצורת העבודה במשרד. חברת עודכנית ממליצה לבצע שנויים אלו טרם תחילת העבודה בתוכנה.

לעדכון ההגדרות לוחצים על הכפתור  לשמירה לוחצים על הכפתור 

 

 

פירוט הסעיפים השונים:

  • "הצג יתרת חוב ללא שכ"ט משוער" –  ניתן להציג את סכום החוב בתיק כך שלא יכלול סכום שכ"ט משוער, במידה ויש בו.

  • "שכ"ט משוער ירשם כשכ"ט בהגשת תביעה" – בעת הגשת תביעה השכ"ט המשוער ירשם בתיק.

  • "בצע שערוך אוטומטי לאחר עדכון פעולה כספית" – במידה וסומנה תיבת הסימון בעת רישום פעולה מבצעית, יתבצע שערוך אוטומטי בתיק.

  • "הצג התראת שכ"ט ב" – בהתאם לתנאים הקיימים במערכת, במידה וסומנה תיבת הסימון תוצג התראה להוספת שכ"ט ב’ בתיק.

  • "ימים בהם יוצגו נתוני תקשורת כחדשים" – ניתן לשנות את מספר הימים בהם נתונים חדשים מתקשורת יופיע בצורה מודגשת.

  • "עדכן יתרת חוב בכניסה לתיק תקשורת" - עדכון יתרת החוב הקיימת בתיק תקשורת.

  • "רשום חיובים ללקוחות על חיובי מס"ב"הוספת סכום כסף קבוע בנוסף לחיוב המס"ב.

  • "ספק ברירת מחדל לרישום הוצאות בגין חיובי הוצל"פ" – הגדרת ספק ברירת מחדל לרישום הוצאות בגין חיובי הוצל"פ.

  • "קוד חיוב לרישום חיובים" – הגדרת חיוב ברירת מחדל לרישום חיובים בגין חיובי הוצל"פ.

  • "שכפל כתובת חייב בעת עדכון"בעת עדכון כתובת חייב, הכתובת המקורית תשוכפל

  • "אל תציג התראות חוב קצוב" – סימון התיבה ימנע הופעת התראה שסכום הקרנות עולה על 75,000 ₪ בעת הוספת פעולה של "פתיחת תיק בהוצל"פ".

  • "לאחר סגירת תיק רשום הנחות על היתרה" – במידה ותסומן תיבת הסימון במידה וקיימת יתרת חוב בתיק, לאחר שינוי הסטטוס ל "סגור" תירשם באופן אוטומטי הנחה בתיק.

  • "סגור תיק אוטומטית כאשר יתרה קטנה מ-X"- במידה ותסומן תיבת הסימון ישתנה סטטוס התיק ל"סגור", במידה ויתרת החוב קטנה מהיתרה שהוגדרה X . ע"פי הדוגמא בתמונת המסך המופיעה מעלה, יסגר התיק כאשר יתרתו תהיה קטנה מ- 100 ש"ח.

  • "לאחר שיכפול קרנות מתיק לתיק, שנה סטטוס התיק המקורי ל – X" – במידה ויבחר סטטוס תיק בהגדרה זו, לאחר שיכפול קרנות מתיק אחד לאחר, ישתנה סטטוס התיק המקורי לסטטוס שנבחר. עפ"י הדוגמא בתמונת המסך המופיעה מעלה, סטטוס התיק המקורי לא ישתנה.

  • העבר פרטים לתיאור חיוב ללקוח בגין פעולה כספית - העברת פרטים לפריט החיוב בגין פעולה כספית. יש לבחור מבין האפשרויות הקיימות.
  • "הוסף לעלות הפעולה את עלות העיקול לגורמים"במידה ותסומן תיבת הסימון, לעלות הפעולה יתווסף גם העלות של גורמי העיקול.

  • "הסוף לעלות הפעולה את עלות גורמי המידע"במידה ותסומן תיבת הסימון, לעלות הפעולה יתווסף גם העלות של גורמי המידע.

  • "תקבולים בפיקדון שטרם נפרעו" - במידה ותסומן תיבת הסימון, בעת הפקת קבלת פיקדון, המכילה תקבולים עתידיים (דחויים), יוצג חלון רישום פעולה גם אם התקבולים לא סומנו כ"נפרעו".

  • "אחוז מהתקבול לרישום שכ"ט"  - במידה ותסומן תיבת הסימון וירשם ערך בשדה. בעת לחיצה על הכפתור [הוסף חיוב] – לאחר רישום פעולת תקבול, ירשם פריט חיוב בהתאם להגדרות מערכת בסכום הזהה לאחוז מהתקבול שנקבע.

 

סוגי סטטוס חייב - קוד מס’ 25

בהגדרה זו ניתן לצפות בסוגי סטטוס החייבים הקיימים במערכת, להוסיף חדשים למחוק או לייצא את הרשימה לתוכנה חיצונית

 

פירוט רשימת הכפתורים:

 - יציאה מהמסך הנוכחי וחזרה למסך הקודם

 - הצגת פרטי הסטטוס בחלון נפרד. חשוב! לחיצה על הכפתור  תאפשר עדכון סטטוס חייב שהוסף באופן ידני.

 - הוספת סטטוס חדש למערכת.

בחלון הוספת סטטוס חדש בחר בסוג הסטטוס והקלד שם לסטטוס. לשמירה לחץ על כפתור 

 

 - מחיקת סטטוס מהרשימה המוצגת. במידה והסטטוס שברצונך למחוק נמצא בשימוש במערכת, יוצג חלון לבחירת סטטוס חלופי.

 - ייצוא רשימת הסטטוסים ברשימה לתוכנה חיצונית כדוגמת וורד/אקסל/HTML. לחיצה על הכפתור תאפשר בחירת שדות לייצוא

 - שינוי תצוגת הנתונים ברשימה. לחיצה על הכפתור תאפשר בחירת שדות לתצוגה.

רשימת טפסים - קוד מס’ 27

{Embed-Article-ID:3627}  

מסך פרטי טופס מחולק לשני חלקים.

חלק העליון - "פרטי טופס" נוכל לעדכן את כמות ההדפסות ולקבוע פרמטרים ומלל קבוע בטופס.

חלק תחתון - "חוצץ טפסים" ו "חוצץ פעולות" בכל אחד מהחוצצים הללו בהתאם נוכל לקשר טופס או פעולה. להסבר נוסף על החוצצים עבור לקישור הבא:

כפתורים בחלון פרטי טופס

 - יציאה מהמסך הנוכחי וחזרה למסך הקודם

 - עדכון כמות העתקים להדפסה

 - לחיצה על ערוך טופס יפתח את הטופס בפורמט PDF. ניתן לבצע שינויים בשדות היעודיים או לבצע סימונים בתיבות הסימון המיועדות לכך. לשמירת השינויים שבוצעו יש ללחוץ על הכפתור  בטופס עצמו.

דוגמא לטופס מסויים שבו סומן X בתיבת הסימון "הוראה לחיוב חשבון" (מסומן בריבוע האדום מצד שמאל):

חשוב לזכור! כדי לפתוח ולערוך טופס יש להשתמש בתוכנת Acrobat Reader מעודכנת.

 

בחלון התחתון בפרטי טופס קיימים שני חוצצים המאפשרים קישור טופס נוסף לטופס הראשי, וקישור פעולה לטופס.

חוצץ טפסים מקושרים בחלון פרטי טופס

 - מאפשר קישור טופס לטופס הקיים. לחיצה על הכפתור יפתח חלון לבחירת טופס מהרשימה המוצגת. לבחירת הטופס יש לסמן את הרשומה הרצוייה ולסיום לחץ על כפתור [אשר]

 - ביטול קישור לטופס מקושר.

 - שינוי תצוגת הנתונים ברשימה. לחיצה על הכפתור תאפשר בחירת שדות לתצוגה.

חוצץ פעולות מקושורת בחלון פרטי טופס

 - הצגת חלון פרטי פעולה מקושרת. לחיצה על הכפתור  תאפשר בחירת פעולה לקישור והדפסת הטופס באופן אוטומטי במידה וסומנה התיבה "שלח להדפסה"

לשמירת ההגדרות לחץ על כפתור 

 - לחיצה על הכפתור יפתח את הטופס לעדכון. לשמירת השינויים שבוצעו חשוב! ללחוץ על כפתור  שבטופס.

 - החזרת הסימונים שבטופס לברירת המחדל.

 - הצגת פרטי הפעולה בחלון נפרד.

 

שלבי גביה בתיקי תביעה/הוצל"פ- קוד מס’ 28

שלבי הגביה מציגים את השלב שבו נמצא התיק מבחינת גביית החוב. שלב הגבייה מוצג בתיקי תביעה ובתיקי הוצאה לפועל.

ברשימה מוצגים שלבי גביה אשר הוגדרו על ידי חברת עודכנית ושלבים שהוספו באופן ידני.

שלבי הגביה מוצגים בתיקים בהתאם לפעולות שנעשו בהם. לדוגמה בהקמת תיק בפורמט הוצאה לפועל שלב הגבייה יהיה "הקמה"

הוספת פעולה מסוג "פתיחת תיק בהוצל"פ" תשנה את שלב הגביה ל "הוצל"פ" וכן הלאה.

הקמת תיק פתיחת תיק בהוצאה לפועל

מתוך הרשימה ניתן להוסיף שלב גבייה, לעדכן, למחוק (אם השלב אינו שלב מערכת) וכן לייצא את רשימת שלבי הגבייה לתוכנה חיצונית:

 

רשימת הכפתורים בחלון שלבי גביה

 - הוספת שלב גביה חדש [להסבר נוסף על אופן הוספת שלב גביה עבור לקישור הבא: עדכון והוספת שלב גביה

 - הצגת פרטי שלב גביה. הצגת החלון מאפשר למשתמש לעדכן את הפרטים הקיימים בהגדרה.

 - מחיקת שלב גביה. חשוב! לא ניתן למחוק שלב מערכת. במידה ובוחרים למחוק שלב שהוסף ידני, וקיים בתיקים השונים בתוכנה. יש לספק שלב חלופי מתוך הרשימה המוצגת.

 - ייצא רשימת שלבי הגביה לתוכנה חיצונית כדוגמת וורד/אקסל/HTML. לחיצה על הכפתור תאפשר בחירת שדות לייצוא.

 

עדכון והוספת שלב גביה

חלון פרטי "שלב גביה" מוצג במידה והמשתמש מעוניין לעדכן או להוסיף שלב גביה. 

בהוספת שלב גביה יש לבחור שלב ראשי - מתוך רשימה מוגדרת מראש [לא ניתן לשינוי]

ובשדה תיאור שלב - להקליד מלל חופשי.

לשמירת הפעולה לחץ על כפתור 

לעדכון שלב גביה קיים לחץ על כפתור  

בחר באחד מהשלבים הראשוניים המוצגים ברשימה, ושנה את המלל בשדה "תיאור שלב" במידת הצורך.

  

ברירת מחדל לנתונים למילוי טפסים- קוד מס’ 31

בהגדרות "ברירת מחדל לנתונים למילוי טפסים" נזין ונעדכן פרטים כדוגמת מספר רשיון עורך דין, קישור לכרטיס חכם ועוד.

הגדרות אלו תקפות לכלל המשתמשים במערכת ונעשות על ידי טכנאי עודכנית עם רכישת מודול כלים שלובים.

חשוב לזכור! הגדרות אלו צריכות להתבצע טרם תחילת העבודה עם מערכת כלים שלובים. משרדים העובדים עם מספר רישיונות [לשידור נתונים להוצאה לפועל] יש לעבור להגדרה מספר 32 "נתונים למילוי טפסים" ולמלא את הנתונים ברמת עורך דין בודד.

 

שם עו"ד - שם עורך הדין אשר בגינו משודרים נתונים הוצאה לפועל

ת.ז/מס' רשיון - נתוני עורך דין משדר.

רחוב/מס' בית/יישוב/מיקוד- נתוני המשרד או המיקום הפיזי בו עובד עורך הדין.

טלפון/פקס - מספר הטלפון והפקס של המשרד.

אסמכתא לזיכוי חשבון - מספר המתקבל מלשכת הוצאה לפועל בעקבות הצגת מסמכים לאישור ניהול חשבון. רישום מספר אסמכתא בשדה זה חוסך את הצורך בצירוף מסמכי ניהול חשבון בפתיחת תיק בהוצאה לפועל.

לשכת הוצל"פ - בחירת לשכת ברירת מחדל לפתיחת תיקים בתקשורת.

תא דואר - הגדרת תיבת דואר לקבלת מסמכים/החלטות מהוצאה לפועל. [חשוב לקבלת מסמכים, החלטות או פרוטוקולים שאינם נסרקים ומועברים בתשדורת]

חתימה - הקלדת טקסט [שם עורך הדין]. מלל החתימה יוצג בטפסים השונים.

שם המשרד - שם משרד עורכי הדין.

חתימה דיגיטלית - קישור כרטיס חכם למערכת עודכנית. הגדרת כרטיס חכם הכרחי לשידור נתונים למערכת כלים שלובים.

קובץ חתימה - קובץ חתימה גרפי של עורך דין משדר. הכרחי בהפקת טפסים אשר לא ניתנים לשידור.

פרטי חשבון בנק לקבלת כספים - הגדרת חשבון בנק לזיכוי כספים המגיעים מהוצאה לפועל/חייבים, כדוגמת מס"בים.

פרטי חשבון בנק לתשלום אגרות - הגדרת חשבון בנק לחיוב בגין הליכים ואגרות שונות.

 

 - לחץ לעדכון ושינוי הפרטים המוקלדים

 - לחץ לשמירת השינויים.

 

 

נתונים למילוי טפסים קוד מס’ 32

בנתונים למילוי טפסים מוצגים רשימת המשתמשים בתוכנה אשר לגבם יש להגדיר נתוני הוצאה לפועל וחתימה השונים מנתוני ברירת מחדל.

במשרדים אשר קיימים מספר עורכי דין המשדרים וקולטים נתונים ממערכת כלים שלובים, בנוסף להגדרת ברירת המחדל, יש לבצע הגדרות ברמת עורך הדין.

על מנת שהמערכת תדע להציג את פרטי עורך הדין ולא את פרטי ברירת המחדל, חשוב שבשדה [מטפל] בכרטיס התיק יוגדר המשתמש - עורך הדין בהתאם.

לעדכון פרטי עורך הדין סמן את הרשומה המתאימה ולאחריה לחץ על כפתור  

בחלון "הוספה עדכון פרטים למילוי טפסים" לחץ על כפתור  והסר את הסימון מהתיבה "השתמש בהגדרת ברירת מחדל".

מלא את הפרטים בהתאם. להסבר נוסף על השדות השונים עבור לקישור הבא: ברירת מחדל לנתונים למילוי טפסים

 - ייצוא הנתונים המוצגים ברשימה לתוכנה חיצונית כדוגמת וורד/אקסל/HTML. לחיצה על הכפתור תאפשר בחירת שדות לייצוא.

 - שינוי תצוגת הנתונים ברשימה. לחיצה על הכפתור יאפשר בחירת שדות לתצוגה.

טווחי מיקוד ומחירי עיקול - קוד מס’ 39

בנתונים למילוי טפסים מוצגים רשימת המשתמשים בתוכנה אשר לגבם יש להגדיר נתוני הוצאה לפועל וחתימה השונים מנתוני ברירת מחדל.

במשרדים אשר קיימים מספר עורכי דין המשדרים וקולטים נתונים ממערכת כלים שלובים, בנוסף להגדרת ברירת המחדל, יש לבצע הגדרות ברמת עורך הדין.

על מנת שהמערכת תדע להציג את פרטי עורך הדין ולא את פרטי ברירת המחדל, חשוב שבשדה [מטפל] בכרטיס התיק יוגדר המשתמש - עורך הדין בהתאם.

לעדכון פרטי עורך הדין סמן את הרשומה המתאימה ולאחריה לחץ על כפתור  

בחלון "הוספה עדכון פרטים למילוי טפסים" לחץ על כפתור  והסר את הסימון מהתיבה "השתמש בהגדרת ברירת מחדל".

מלא את הפרטים בהתאם. להסבר נוסף על השדות השונים עבור לקישור הבא: ברירת מחדל לנתונים למילוי טפסים

 - ייצוא הנתונים המוצגים ברשימה לתוכנה חיצונית כדוגמת וורד/אקסל/HTML. לחיצה על הכפתור תאפשר בחירת שדות לייצוא.

 - שינוי תצוגת הנתונים ברשימה. לחיצה על הכפתור יאפשר בחירת שדות לתצוגה.

מדרגות שכ"ט- קוד מס’ 40

במהלך ניהול תיקי תביעה והוצל"פ אנו נדרשים בתשלום אגרות ומנגד זכאים לתשלומי שכ"ט. שתי פעולות אלו מחושבות על פי טבלאות מוגדרות בהתאם לגובה הקרן. טבלאות אלו מתעדכנות מעת לעת ע"י הנהלת בתי המשפט ולשכת עורכי הדין. במערכת עודכנית קיים העתק של טבלאות אלו והמערכת מחשבת אוטומטית את שכר טרחת עורך הדין ואת אגרות בתי המשפט לפיהן.

 

בהגדרה זו ניתן לצפות בטבלת קבוצות שכ"ט. לחיצה על כפתור  יציג את מדרגות השכ"ט בהתאם לקבוצה אליה הוא שייך.

 

 

דוגמא להצגת מדרגות שכ"ט עו"ד א’ בתיק חוב קצוב:

פירוט הכפתורים בכותרת החלון

 - יציאה מהמסך הנוכחי וחזרה למסך הקודם.

 - הצגת פירוט מדרגות השכ"ט.

 - ייצוא הנתונים המוצגים ברשימה לתוכנה חיצונית כדוגמת וורד/אקסל/HTML. לחיצה על הכפתור תאפשר בחירת שדות לתצוגה.

 

אגרות קוד מס’ - 41

בהגדרה זו ניתן לצפות בטבלת האגרות במערכת. מרשימת הנתונים נוכל להבחין בגובה האחוז לחישוב, מה הסכום המינילי לחישוב האגרה, והאם קיימת אגרה תפעולית

רשימת הכפתורים בכותרת החלון:

 - יציאה מהמסך הנוכחי וחזרה למסך הקודם.

 - הצגת פרטי האגרה במסך נפרד.

 - שינוי תצוגת הנתונים ברשימה. לחיצה על הכפתור תאפשר בחירת שדות לתצוגה.

רשימת לשכות הוצל"פ - קוד מס’ 59

בהגדרה זו ניתן לעיין ברשימת לשכות הוצל"פ הקיימות במערכת. מתוך הרשימה ניתן להבחין בשם הלשכה, מס’ לשכה, כתובות וטלפונים.

את הרשימה ניתן להדפיס או לייצא לתוכנה חיצונית

רשימת הכפתורים בכותרת החלון:

 - יציאה מהמסך הנוכחי וחזרה למסך הקודם.

 - הדפסת רשימת הנתונים בהתאם לדוחות ההדפסה הקיימים

 - ייצוא רשימת הנתונים ברשימה לתוכנה חיצונית כדוגמת וורד/אקסל/HTML. לחיצה על הכפתור תאפשר בחירת שדות לייצוא

 - שינוי תצוגת הנתונים ברשימה. לחיצה על הכפתור תאפשר בחירת שדות לתצוגה

הוצל"פ קבוצות גורמי עיקול - קוד מס’ 57

ברשימה מוצגות קבוצות מובנות המכילות גורמי עיקול. כל קבוצה מכילה גורמי עיקול מאותו סוג. לדוגמה קבוצת גורמי עיקול "בנקים" או "חברות ביטוח". בתוכנה קיימות שתי סוגי קבוצות. קבוצות מערכת אשר לא ניתן לבצע בהן שינויים. וקבוצות משתמש הניתנות לשינוי ועריכה. ניתן להפוך קבוצה כקבוצת "ברירת מחדל" על ידי לחיצה על הכפתור 

רשימת הכפתורים

 - יציאה מהמסך הנוכחי וחזרה למסך הקודם.

 - הצגת פרטי הקבוצה בחלון נפרד. הצגת פרטי הקבוצה תאפשר הוספה או הסרה של גורמי עיקול.

 - הוספת קבוצת גורמי עיקול במדיה חדשה למערכת.

 - מחיקת קבוצת גורמי עיקול במדיה מהרשימה המוצגת.

 - בחירת קבוצת גורמי עיקול כ"ברירת מחדל". [הגדרה אישית ברמת המשתמש]בהוספת פעולת עיקול במדיה לגורמים בודדים תבחר באופן אוטומטי הקבוצה שנבחרה.

  - לחיצה על הכפתור יבטל את ההגדרה של קבוצת ברירת מחדל

 - ייצוא רשימת קבוצות גורמי עיקול לוורד/אקסל/HTML

 - שינוי תצוגת הנתונים. לחיצה על הכפתור תאפשר בחירת שדות לתצוגה.

 

הוספה ועדכון קבוצות גורמי עיקול

חלון פרטי קבוצת גורמי עיקול מוצג בזמן הוספה או עדכון קבוצת גורמי עיקול במדיה מגנטית.

לעדכון קבוצה קיימת ברשימת קבוצות גורמי עיקול בחר את הקבוצה הרצויה ולחץ על הכפתור  בחלון פרטי קבוצת גורמי עיקול לחץ על הכפתור 

סמן את או הסר את הגורמים שברצונך להוסיף או להסיר מהקבוצה. לשמירת הפעולה לחץ על הכפתור 

חשוב! בתחתית החלון מסוכמים כמות הגורמים שנבחרו וסה"כ העלות.

להוספת קבוצת גורמי עיקול חדשה בחלון רשימת קבוצות גורמי עיקול במדיה לחץ על כפתור  בחלון פרטי קבוצות עיקול הקלד שם לקבוצה החדשה.

בחלון השמאלי בחר את גורמי הייצוא. לשמירת הפעולה לחץ על הכפתור  

חשוב! בתחתית החלון מסוכמים כמות הגורמים שנבחרו וסה"כ העלות

 

 

הגדרת צבעים לסוגי פעולות - קוד מס’ 83

רשימה המראה את סוגי הפעולה הקיימים בעבודה בתיקי תביעה/הוצאה לפועל בליווי צלמית וצבע ייחודי.

לשינוי הצלמית ואו הצבע לחץ על הכפתור 
בחר בצבע ובצלמית מבין האפשרויות המוצגות ברשימה ולסיום לחץ על כפתור 

 

הוצל"פ

הקמת תיק הוצל"פ

מערכת עודכנית פלטינום תומכת במספר סוגים של תיקי תביעה והוצל"פ: תביעה כספית, תביעה שטרית, ביצוע שטר/שיק, ביצוע פסק דין, מימוש משכון, מימוש משכנתא, משכנתא מגורים, ביצוע חוב קצוב וביצוע בהוצל"פ (מסלול מקוצר).

כדי להקל על תהליך הקמת התיק ובשל ריבוי הנתונים הקשורים לכל סוג תיק, פעולת הקמת התיק מבוצעת באמצעות אשף הוצל"פ ומחולקת למספר שלבים:

1 . להוספת תיק הוצל"פ חדש עבור לתפריט "הוצל"פ" ולחץ על הכפתור 

2. בחר את סוג התיק שברצונך להוסיף ולחץ על כפתור 

לצורך הדוגמא אבחר בתיק הוצל"פ מסוג שטר/שיק:

יפתח אשף הוצל"פ:

3. בשלב הראשון תתבקש להזין את פרטי הזוכה כגון, מספר לקוח, מטפל בתיק, לשכת הוצל"פ וכו’.

  • חשוב לזכור! שדות בעלי מסגרת הם שדות חובה.
  • חשוב לזכור! – במידה והתיק מייצג חייב בבנק, הזן את פרטי חשבון בנק החייב בשדות המתאימים.

לאחר הזנת הפרטים לחץ על כפתור  

4. בשלב השני תתבקש להזין את פרטי החייב או החייבים בתיק:  

הזן את הפרטים או בחר ישות קיימת באמצעות הכפתור   ולסיום לחץ על כפתור 

ניתן לעדכן פרטי חייב שהוספת, להוסיף חייב נוסף, למחוק חייב שהוספת בטעות או להציג את כרטיס הישות של החייב.

לאחר הזנת כל החייבים לחץ על כפתור  

5. בשלב השלישי תתבקש להזין את פרטי הקרן :

עם סיום הזנת הפרטים לחץ על כפתור  

ניתן לעדכן פרטי קרן להוסיף ולמחוק קרן שהוספת בטעות. כמו כן ניתן לייצא את רשימת הקרנות לתוכנה חיצונית או לסכם את סכומי הקרנות. 

לאחר הזנת החייבים לחץ על כפתור    הלחיצה על סיום מקימה את תיק ההוצל"פ במערכת.

6. תיק ההוצל"פ הוקם במערכת . כעת ניתן לפעול בתיק  - רישום פעולות התראה, פעולת פתיחת תיק בלשכת הוצל"פ (הוספת פעולת מערכת), ולהוסיף פעולה מבצעיות או מנהלתיות (עיקול, פקודת מאסר, הקטנת חוב וכו’), להפיק טופס, לשערך את סכום החוב בתיק, להוסיף נכס, קרן או חייב נוסף וכו’.

חשוב לזכור! טרם הוספת פעולה של פתיחת תיק בתקשורת וביצוע שידור, יש לצרף מסמכים נלווים בהתאם לסוג התיק. כדוגמת ייפוי כח, אישור לניהול חשבון בנק, ותצלום צ’ק של חשבון הבנק.

עיקרי תיק הוצל"פ

תיק הוצל"פ בנוי כמסך משולב ממספר חלקים :

 

  1. תפריט פקדים תפריטי הפקדים משתנים בהתאם לאזורים הפעילים במסך (כותרת, חוצצים)
  2. חלון עליון - פרטי התיק . פרטים כללים בנוגע לתיק כגון, מטפל בתיק, שם תיק, תאריך פתיחה, תאריך שיערוך, שלב גביה ומעבר לתיק תקשורת.
  3. חוצצים בתיק - תפריט חוצצים . ניתן לעיין בחוצצים השונים: בפעולות בתיק, בקרנות, חייבים, סיכומים כספיים, חיובים, חשבונות עסקה וכו’.

המעבר בין החלקים השונים בתיק הינו באמצעות לחיצה על כותרת החלון אליה תרצה לעבור. כותרת מוארת פרושה חלון פעיל- לפי צילום המסך מעלה, החלק הפעיל הינו העליון "פרטי תיק תביעה/הוצל"פ".

תפריט החוצצים תיק הוצל"פ כולל את החוצצים המופיעים בתיקים הרגילים (כללי, משפטי)  כגון, צדדים, מסמכים, חישובים, חיובים, ח-ן עסקה ועוד, וכן חוצצים המותאמים למודול הוצל"פ הכוללים פעולות, קרנות, חייבים ונכסים:

שים לב! – הופעה של חוצץ זה או אחר תלויה במודולים שנרכשו ובהרשאות בתוכנה.

שם החוצץ

משמעות


Unsupported image type. פעולות

פעולות שנעשו בתיק. לדוגמא, פתיחת תיק בהוצל"פ, הקטנת קרן, עיקול וכו’.

קרנות

קרנות שהוזנו לתיק. הקרן מהווה את החוב בתיק ומוגדרת בהתאם לסוג התיק

חייבים

חייבים שהוזנו לתיק

נכסים

נכסי החייב שהוזנו לתיק

סיכומים

סיכום כספי של התיק בהתאם לסעיפים השונים

צדדים

צדדים בתיק- כל הישויות הקשורות לתיק, למשל: עו"ד של צד שכנגד, חייב, זוכה וכו’

מסמכים

כל המסמכים שתויקו בתיק זה. כמו כן נוסיף מסמכים שאשר מתלווים לפתיחת התיק בתקשורת, כדוגמת ייפוי כוח, כתב תביעה וכו’.

טפסים

טפסים שהוצאו בתיק זה. למשל: בקשה לביצוע שטר/שיק וכו’.

חישובים

כל גיליונות החישוב שהופקו בתיק זה. שמירת גיליונות החישוב מאפשרת לאחזר חישוב כולל קרנות ואחוזי ריבית כפי שהוזנו במועד החישוב וללא צורך בחישוב מחדש.

יומן

כל הפגישות ודיונים שנרשמו ביומן ושוייכו לתיק זה.

משימות ותזכורות

מערך המשימות והתזכורות לאירועים ופעולות, הקשורים לתיק.

הודעות דואר

רשימת ההודעות הטלפוניות ששויכו לתיק זה.

חיובים

רשימת החיובים המשויכים/שנרשמו לתיק זה (ברירת המחדל הינה רשימת החיובים הפתוחים, ע"י שינוי התצוגה ניתן להגיע לכל החיובים המשויכים לתיק, כולל סגורים).

שעות עבודה

כל שעות העבודה שנרשמו בתיק.

חשבונות עסקה

רשימת חשבונות העסקה שהופקו בתיק זה.

קבלות

רשימת הקבלות שהופקו בתיק זה.

חשבוניות מס

רשימת חשבוניות המס שהופקו בתיק זה.

הוצאות

רשימת הוצאות שנרשמו בתיק זה.

פיקדונות

כרטסת הפיקדון לתיק.

מצב כספי לתיק

פירוט תנועות כספיות שנרשמו בתיק.  חשבוניות, הוצאות, ופקדונות.

תתי תיקים

במידה ויש צורך, ניתן להוסיף תתי תיקים לתיק הנוכחי (למשל ערעור בתיק הוצל"פ)

הגדרות

הגדרות הקשורות להנה"ח ולהוצל"פ- האם פתוח לחיוב, מחירון מיוחד הקשור לתיק או ללקוח, פרטי חשבון בנק לתיק ו "כלל חישוב" (סוג הריבית בה מתנהל התיק בהוצל"פ).

תיקים מקושרים

תיקים הקשורים לתיק זה. תיקים שבחרת לקשר לתיק זה .

מטפלים בתיק

רשימת המטפלים הקשורים לתיק.

קלסרים

המקום הפיזי שבו מתויק התיק במשרד/ארכיון.

יומן פעילות

תיעוד הנתונים אשר התווספו בתיק (הוצל"פ, נספחים, הנה"ח וכו’)

לוג שינויים בתיק

תיעוד השינויים/ ביטולים שנעשו בתיק (הוצל"פ, נספחים, מסמכים, הנה"ח וכו’.)

Unsupported image type. שיערוך

תיקי תביעה והוצל"פ צוברים ריביות והצמדות במשך קיומם. מערכת עודכנית פלטינום מחשבת לכל פעולה בתיק (פרט לפעולת תקבול) את ההצמדות והריביות שלה ומסכמת אותן לתיק כולו. את הערך המשוערך של התיק ניתן לראות בשדה "יתרת חוב" והוא מתאים לתאריך המופיע בשדה "תאריך שיערוך". בנוסף, ניתן להבחין במסך "סיכומים" בסכומים נומינליים וסה"כ צמוד מפורטים עפ"י סוג פעולה (קרן, שכ"ט, הוצאות, אגרות). על מנת להגיע לערכו האמיתי של התיק, נכון להיום, יש לבצע שיערוך של התיק.

 

ביצוע שיערוך בתיק :

1. מסך "פרטי תיק תביעה/הוצל"פ" (חלק עליון של המסך המשולב) > כפתור   או לחיצה על קיצור המקשים F10 .

2. חוצץ "פעולות" (חלק תחתון ימני של המסך המשולב) > כפתור  או לחיצה על קיצור המקשים F10 .

3. ניתן לבחור לבצע שיערוך אוטומטי לאחר הוספת פעולה כספית באמצעות הוספת הגדרה.

4. ניתן לבצע שיערוך גורף של מספר תיקים דרך שורת התפריטים – תצוגה  – "הוצל"פ" -  שערוך תיקים.

הנחות

ניתן לבחור לתת הנחות לחייב בתיק.

את ההנחה ניתן לתת באמצעות לחיצה על הכפתור   אשר נמצא בחוצץ "פעולות".

את ההנחה ניתן לבחור כאחוז או כסכום על: קרן, ריבית- קרן, שכ"ט, ריבית- שכ"ט, הוצאות, ריבית- הוצאות, אגרות, או על ריבית- אגרות:

טפסים

במערכת עודכנית פלטינום ניתן להפיק טפסי הוצל"פ. טפסים אלו ישמרו תחת חוצץ "טפסים" בכרטיס תיק תביעה/הוצל"פ.

הטפסים נפתחים בפורמט PDF וחלק מן השדות ניתנים לשינוי (מותנה בהתקנת תוכנת Acrobat Reader עדכנית בכל עמדה). הפקה של טופס תגרור במקביל רישום של פעולה במקבילה בתיק.

ניתן להגדיר כי שדות מסויימים יופיעו קבועים בעת הדפסת טופס מסויים, קישור טופס לפעולה או קישור טופס לטופס אחר- כך שבכל פעם שיופק הטופס, תגרור הפקתו את הפקתם של הטפסים האחרים

הפקת טופס:

1. מסך "פרטי תיק תביעה/הוצל"פ" (חלק עליון של המסך המשולב) > כפתור    ובחר באפשרות 

2. חוצץ "פעולות" (חלק תחתון ימני של המסך המשולב) > כפתור   ובחר האם להדפיס את הטופס או להציגו קודם כל על המסך ורק אח"כ להדפיסו למדפסת.

במידה ואנו רוצים לשנות פרטים בטופס נבחר באפשרות "הצג למסך". לשמירת השינויים לחץ על האייקון של הדיסקט בטופס עצמו. 

3. לאחר בחירת הטופס, יפתח חלון אשר נדרש לבחור את הפעולה הרצויה. במידה ואנו רוצים להפיק את הטופס בלבד, נוכל לבטל את רישום הפעולה, והטופס יופיע.

הוספת פעולה בתיק הוצל"פ

במסגרת העבודה בתיקי הוצאה לפועל יש לבצע פעולת שונות לגביית החוב בתיק ולהביא לסגירתו. את הפעולות ניתן לבצע בשתי דרכים עיקריות:

1. הזנה ידנית של פעולה

2. ביצוע פעולה אוטומטית עפ"י המלצת המערכת.

לחלק מן הפעולות יש השפעה כספית על התיק לאחר רישומן אם הוגדרה הגדרה שכזו בהגדרות מערכת- ראה שונות - קוד מס’ 24 יבוצע שיערוך בתיק.

קיימות פעולות שהוספתן יגרור באופן אוטומטי הפקת טופס. טפסים שהופקו ישמרו תחת חוצץ "טפסים".

להגדרת הפעולות והטפסים הקשורים אליהם ראה הגדרות מערכת פעולות הוצל"פ - קוד מס’ 12 או  רשימת טפסי הוצל"פ - קוד מס’ 27.

פעולות אשר ניתנות לשידור יופיע בליווי ריבוע כחול  לצידן.  

חשוב! כי לחלק מהפעולות הניתנות לשידור יש לצרף מסמכים נלווים(כדוגמת פתיחת תיקים, תצהירים וכו’.)

ניתן להוסיף פעולה דרך לחיצה על הכותרת "פרטי תיק" > פעולות > הוסף פעולה.

מתוך חוצץ "פעולות":

שלבי עבודה ראשוניים - פתיחת תיק בתקשורת

תוכנת ה"פלטינום" מאפשרת לשדר את פעולת "פתיחת תיק" בצירוף המסמכים הנלווים בתקשורת.

חשוב! כי המסמכים הנדרשים לביצוע הפעולה חייבים להיות מתויקים טרם שידור פעולת פתיחת התיק בתקשורת , (כדוגמת צילומי המחאות, מכתב התראה, ייפוי כוח, ניהול חשבון, תצהירים וכו’).

 טופס הבקשה כולל המסמכים ישודרו בתקשורת בליווי החתימה האלקטרונית.(ראה קוד מס’ 31.לקישור כרטיס חכם)

לביצוע הפעולה מכרטיס התיק:

  1. לחץ על כותרת פרטי התיק (עליונה), או לחלופין סמן את חוצץ פעולות בתיק.
  2. לחץ על הכפתור פעולות > פתיחת תיק בהוצל"פ.
  3. סמן אופן פתיחה > "בתקשורת".
  4. לצירוף מסמכים סרוקים  > סמן את המסמך הרצוי, ולחץ על הכפתור "צרף מסמך"
  5. בחלון שיפתח ציין את סוג המסמך המצורף מבין האפשרויות המובנות > לחץ על הכפתור "צרף"
  6. המסמך יעבור לחלון "מסמכים שנבחרו לפתיחת תיק בתקשורת"

7. לסיום הפעולה לחץ על כפתור 

שידור פתיחת תיקים בתקשורת

טרם שידור הפעולות יש לוודא שהפעולה נעשתה באופן תקין. לשם כך בסרגל הניווט לחץ על התפריט   ולאחריו על הכפתור  "נתונים לייצוא" . בחלון יוצגו פעולות הממתינות לשידור.

פעולות לא תקינות יופיעו בכיתוב אדום, כולל תיאור התקלה.

חשוב! בהתאם לסוג התקלה יש לפעול בהתאם. תקלות הנובעות מסימון חסר בטופס, התיקון יעשה על ידי עריכת טופס מקושר.

שידור הפעולות יכול להעשות מחלון "נתונים לייצוא" ולחיצה על הכפתור  או מתוך תפריט תקשורת הוצל"פ לחיצה על הכפתור 

לביצוע שידור וקליטה של נתונים בו זמנית, וודא כי כל תיבות הסימון מסומנות.

לאחר לחיצה על כפתור "אשר"  יפתח חלון אשר יבקש אישור לתעודה הדיגיטלית (ראה עמוד 18)

אישור התעודה יפתח חלון נוסף ובו הזן את הקוד לכרטיס החכם.

חשוב לזכור!  גם לאחר שנשלחה הפעולה בתקשורת, יש לבדוק האם נקלטה ברשות האכיפה. לשם כך יש לעבור לחוצצי "מעקבים" הנמצאים תחת "התראות" בתפריט כלים שלובים

להסבר נוסף עבור לקישור הבא:  התראות כלים שלובים

המשך עבודה בתיק יעשה דרך פעולות >הוסף פעולה. כאשר לחלק מהן יופיע סימון כחול לצדן. המשמעות היא שאין צורך בהדפסת פיזית של הטופס. הטופס ישמר באופן אוטו’ בחוצץ טפסים וישלח ברגע שנבצע  תקשורת.

כניסה לתיק תקשורת באמצעות לחיצה על כפתור   (מותנה ברכישת מודול כלים שלובים)

רשימת התיקים

להצגת רשימת תיקי תביעה והוצל"פ בסרגל הניווט לחץ על התפריט   ולאחריו על הכפתור 

רשימת תיקים מסוג תביעה או הוצאה לפועל מוצגים בתפריטים שונים בתוכנה. החל מתפריט תיקים ולקוחות, בתפריט הוצל"פ בכרטיס לקוח ובמקומות נוספים. בהתאם לתפריטים הרשימה המוצגת מכילה מידע ופעולות ייחודיות. בתפריט תיקים ולקוחות ובתפריט הוצל"פ לחיצה על תיקים תציג חלון סינון בהתאם. לחיצה על כפתור  ללא קביעת תנאים בחלון הסינון תציג את כל התיקים במערכת.

להצגת סינונים נוספים לחץ על כפתור 

בכרטיס הלקוח תוצג רשימת התיקים ללא הבדל של סוג או סטטוס. לביצוע סינון לחץ על הכפתור 

פירוט הכפתורים בכותרת החלון:

 - הצגת כרטיס התיק בחלון נפרד [זהה ללחיצה כפולה על הרשומה]

 - הוספת תיק חדש. [להסבר נוסף על אופן פתיחת תיק תביעה או הוצל"פ עבור לקישור הבא:  פתיחת תיק הוצל"פ בתקשורת

 -  הדפסת רשימת התיקים ע"פ אחד מהדו"חות הקיימים.

 -  הצגת רשימת דו"חות המתאימים לקטגוריה של תיקים.

 - מחיקת כרטיס תיק מהמערכת [ביצוע מחיקה מתאפשר במידה ולא קיימים מסמכים חשבונאים]

 - ייצוא רשימת התיקים לתוכנה חיצונית דוגמת וורד או אקסל.

 - סיכום עמודות המכילות ערכים כספיים. לחיצה על הכפתור תציג רשימת סוגי סיכומים.

 - הצגת כרטיס הלקוח אליו מקושר התיק.

 

- שערוך המרכיבים הכספיים כולל יתרת החוב, בתיקי תביעה והוצאה לפועל. שערוך התיק מתבצע בהתאם לתאריך השערוך שנקבע בחלון.

  פירוט תפריט פעולות  

 - מאפשר שליחת לינק למשתמשים במערכת באמצעות תוכנת microsoft outlook. [להסבר נוסף עבור לקישור הבא:  שליחת לינק ]

 - מאפשר ביצוע פעולות מורכבות על מספר תיקים בו-זמנית [להסבר נוסף על פעולות מורכבות עבור לקישור הבא:  פעולות מורכבות ]

 - מאפשר שליחת מסמך חיצוני או מבוסס שלבלונה למספר נמענים בו-זמנית [להסבר נוסף על ד.היברידי עבור לקישור הבא:  מיזוג דואר ]

 - שינוי סטטוס תיק בהתאם לאפשרויות הקיימות ברשימה [להסבר נוסף על עבודה עם סטטוסים עבור לקישור הבא:  סטטוס תיק ]

 - עדכון צוות אליו מקושר התיק [להסבר נוסף על עבודה עם צוותים עבור לקישור הבא:  צוותים ]

 - עדכון רפרנט אליו מקושר התיק [להסבר נוסף על רפרנט עבור לקישור הבא:  רפרנט ]

 או  - הוספה או הסרת התיק מקבוצת עבודה [להסבר נוסף על קבוצות עבודה עבור לקישור הבא:  קבוצות עבודה ]

 - הוספת מטפל מרשימת המשתמשים בתוכנה, המטפל בתיק [להסבר נוסף על הוספת מטפל עבור לקישור הבא:  אחראי ומטפל ]

 - הוספת נספח לכרטיס התיק. [להסבר נוסף על עבודה עם נספחים עבור לקישור הבא הוספת נספח]

 

רשימת חייבים

להצגת רשימת החייבים בסרגל הניווט לחץ על תפריט  ולאחריו על הכפתור     שים לב ניתן להציג את רשימת החייבים להם קיימת כתובת באמצעות לחיצה על 

רשימת החייבים מוצגת בתפריטים שונים בתוכנה. בהתאם לתפריט כך המידע ורשימת הפעולות הניתנות לביצוע משתנה בהתאם. הרשימה מוצגת בתפריט הוצאה לפועל > חייבים ומכרטיס התיק > חייבים. בכל אחד מהרשימות הללו מוצגים נתוני החייבים כפי שנרשמו בידי המשתמש בתוכנה. בשונה מכך בתפריט כלים שלובים > חייבים מוצגים נתוני החייבים כפי שרשומים בהוצאה לפועל.  רישום החייבים בתוכנה כולל ישויות מסוג נתבעים/חייבים/מסייעים וכו’. כניסה לתפריט הוצל"פ > חייבים או כלים שלובים > חייבים יציג חלון סינון ברירת מחדל יחודיי. 

לחיצה על כפתור  ללא הזנת תנאי כל שהוא תציג את כל החייבים בתוכנה. להצגת תנאי סינון נוספים לחץ על כפתור  חלון סינון ברירת המחדל

רשימת הכפתורים בכותרת החלון

 - חיפוש חייבים בהתאם לשדות החיפוש הקיימים ברשימה.

 - הדפסה/הצגת רשומה או מספר רשומות [חייבים] בהתאם לאחד מדוחות ההדפסה הקיימים.

 - הצגת רשימת דוחות בהתאם לסוג הנתונים המוצגים.

 - ייצוא רשומה או מספר רשומות[חייבים] לתוכנת צד שלישי כדוגמת וורד/אקסל/HTML

 - הצגת כרטיס החייב בחלון נפרד

 - הצגת כרטיס התיק אליו מקושר החייב

 - מאפשר שליחת מסמך חיצוני או מבוסס שלבלונה למספר ישויות[חייבים] בו-זמנית.להסבר נוסף על מיזוג דואר עבור לקישור הבא: מיזוג דואר

 - תפריט המרכז מספר פעולות מתקדמות הניתנות לביצוע על רשומה/מספר רשומות[חייבים] בו-זמנית.

 - שליחת קישור לכרטיס החייב לאחד ממשתמשי המערכת באמצעות תוכנת האווטלוק.

 - שליחת הודעת SMS לחייב/ים באמצעות תוכנת עודכנית [פעולה זו ניתנת לביצוע במידה ונרכש מודול SMS וקיים מספר טלפון נייד תקין בכרטיס החייב] להסבר נוסף על שליחת SMS עבור לקישור הבא: SMS שליחת הודעת

 - צירוף כרטיס התיק אליו מקושר החייב לקבוצת עבודה. להסבר נוסף על עבודה עם קבוצות עבור לקישור הבא: קבוצות עבודה

 - הסרת כרטיס התיק אליו מקושר החייב מקבוצת עבודה.

 - הוספת מסירה בכרטיס התיק אליו מקושר החייב [פעולה זו ניתנת לביצוע במידה ונרכש מודול מסירות ובצעו הגדרות]

 - ביצוע פעולה על חייב/ים בהתאם לרשימת פעולות הניתנות לביצוע. להסבר נוסף על פעולות מורכבות עבור לקישור הבא: פעולות מורכבות

 - קיים רק בכרטיס התיק. לחיצה על הכפתור יפתח חלון "פרטי חייב". להסבר נוסף על אופן הוספת חייב עבור לקישור הבא: פרטי חייב בתיק

 - קיים רק בכרטיס התיק. לחיצה על הכפתור ימחק את החייב מרשימת החייבים בתיק.

 - הצגת כרטיס הישות בחלון נפרד.

 

רשימת פעולות

להצגת רשימת הפעולות, בסרגל הניווט לחץ על תפריט  ולאחריו על הכפתור 

ברשימה מוצגות הפעולות שנרשמו בתיקי התביעה והוצאה לפועל. הרשימה מוצגת בתפריטים שונים בתוכנה, ובהתאם לתפריט כך הפעולות שניתן לבצע על הנתונים משתנות. מתוך תפריט הוצל"פ>פעולות יפתח חלון סינון ברירת מחדל. להצגת תנאי סינון נוספים לחץ על כפתור 

מתוך הנתונים המוצגים ניתן לראות את סוג הפעולה, רושם הפעולה, התאריך בה נרשמה הפעולה ונתונים נוספים. 

רשימת הכפתורים בכותרת החלון:

 - יציאה מהמסך הנוכחי וחזרה למסך הקודם.

 - חיפוש נתון[פעולה] ברשימה המוצגת בהתאם לשדות הקיימים ברשימה.

 - הצגת פרטי הפעולה בחלון נפרד.

 - הוספת פעולה חדשה בתיק. לקריאה נוספת על אופן הוספת פעולות עבור לקישור הבא: הוספה ועדכון פעולת הוצל"פ

 - מחיקת פעולה מכרטיס התיק. במידה והפעולה מקושר לטופס יפתח חלון דיאלוג לאישור/ביטול מחיקה.

 - הדפסת רשומה או מספר רשומות[פעולות] בהתאם לאחד מדוחות ההדפסה הקיימים.

 - ייצוא רשימת הפעולות לתוכנה חיצונית כדוגמת וורד/אקסל/HTML

 - לחיצה על הכפתור תציג בפניך בחירה במספר פעולות "מובנות" . 

 - בתוכנת עודכנית רוב הפעולות מקושרות באופן אוטומטי לטופס. במקרים וקיים צורך להפיק טופס ללא רישום פעולה ניתן להשתמש באפשרות זו. לחיצה על הכפתור תציג אפשרות להציג/הדפסה של הטופס.

 - שערוך התיק באופן ידני. בתוכנה שערוך התיק מתבצע באופן אוטומטי עם הוספת פעולה מבצעית. או עלפי הגד' 24 "עדכן יתרת חוב בכניסה לתיק תקשורת"

 - הוספת הנחה לאחד מהסעיפים המרכיבים את התיק. [קרן/שכ"ט/אגרות/הוצאות/ריביות]. להסבר נוסף על הוספת הנחה עבור לקישור הבא:הוספת הנחה

 - סיכום עמודות המכילות ערכים כספיים. לחיצה על הכפתור תציג רשימת סוגי חישובים.

 - מעבר לתיק תקשורת. בתיק תקשורת מוצגים הנתונים שמתקבלים מול מערכת כלים שלובים. 

 - הוספת משימה חדשה בתיק. להסבר נוסף על הוספת משימות עבור לקישור הבא: הוספת משימה

 - הוספת חיוב לכרטיס התיק, אליו מקושרת הפעולה. [להסבר נוסף על הוספת חיוב עבור לקישור הבא: הוספת חיוב]

 - שינוי תצוגת הנתונים ברשימה. לחיצה על הכפתור תציג אפשרויות סינון ובחירת שדות לתצוגה.

 - הצגת כרטיס התיק אליו מקושרת הפעולה.

 - מאפשר שליחת מסמך חיצוני או מבוסס שבלונה למספר נמענים בו-זמנית [להסבר נוסף על מיזוג דואר עבור לקישור הבא: מיזוג דואר]

 ו  - הוספה או הסרת התיק מקבוצת עבודה [להסבר נוסף על קבוצות עבודה עבור לקישור הבא קבוצות עבודה]

 

רשימת קרנות

להצגת רשימת הקרנות בסרגל הניווט לחץ על תפריט  ולאחריו על כפתור 

רשימה הקרנות מוצגות בתוכנה בתפריטים שונים כדוגמת תפריט הוצל"פ, "בכלים שלובים" ובכרטיס התיק. בכל אחד מהתפריטים הללו מוצגות הקרנות המרכיבות את תיקי התביעה והוצאה לפועל בהתאם לסינון שבוצע "בחלון הסינון" בתפריט הוצל"פ. ברשימה מוצגים נתונים כדוגמת סוג הקרן/סכום הקרן/פרטי התיק ונתונים נוספים.

במערכת ניתן לקבוע לאלו קבוצות משתמשים תנתן הרשאה לשינוי פרטי הקרן. [לבדיקת ההרשאות כנס לקוד 26 בהגדרות מערכת - ניהול משרד - קבוצות משתמשים/הרשאות

מתפריט הוצל"פ לחיצה על התפריט תציג חלון סינון ברירת מחדל. להצגת תנאי סינון נוספים לחץ על כפתור  

פירוט רשימת כפתורים

 - יציאה מהמסך הנוכחי וחזרה למסך הקודם. 

 - הצגת פרטי הקרן בחלון נפרד.

 - מעבר לתיק תקשורת.

 - הדפסת רשומה או מספר רשומות[קרנות] בהתאם לאחד מדוחות ההדפסה הקיימים.

 - הצגת רשימת דוחות בהתאם לרשימת הנתונים המוצגת.

 - ייצוא ררשימת הפעולות לתוכנה חיצונית כדוגמת וורד/אקסל/HTML

 - הצגת כרטיס התיק אליו מקושרת הקרן בחלון נפרד.

- שינוי סטטוס הטיפול במידע ל-"טופל".

 - סיכום עמודות המכילות ערכים כספיים. לחיצה על הכפתור תציג רשימת סוגי חישובים לבחירה.

 ו  - הוספה או הסרה של התיק המקושר לקרן מקבוצת עבודה. [להסבר נוסף על קבוצות עבודה עבור לקישור הבא: קבוצות עבודה]

 - שליחת פרטים כללים של הקרן באמצעות הודעה פנימית למתשמשי התוכנה. מתוך פרטי ההודעה שהתקבלה ניתן להציג את פרטי הקרן.

להסבר נוסף על אופן שליחת הודעות עבור לקישור הבא: שליחת הודעה חדשה

 - שליחת קישור באמצעות תוכנת Microsoft Outlook למשתמשי המשרד. כניסה לקישור תציג את פרטי הקרן בחלון נפרד.

 - הוספת משימה חדשה המקושרת לקרן. להסבר נוסף על אופן הוספת משימות עבור לקישור הבא: הוספת משימה

 - קיים רק בכרטיס התיק. הוספת קרן חדש לתיק. לחיצה על הכפתור יציג את חלון "פרטי הקרן" להסבר נוסף עבור לקישור הבא: פרטי קרן

 - קיים רק בכרטיס התיק. מאפשר מחיקת הקרן מכרטיס התיק. מחיקת הקרן יפתח חלון דיאלוג למחיקת הפעולה שנרשמה בחוצץ פעולות בכרטיס התיק.

 - סיכום ערכים כספיים מהעמודות הקיימות בתצוגת הנתונים. לחיצה על הכפתור תאפשר בחירת סוגי חישוב.

 

 

 

רשימת נכסים

להצגת רשימת הנכסים בסרגל הניווט לחץ על תפריט  ולאחריו על כפתור 

ברשימה מוצגים נכסים הקיימים בידי החייב. רישום הנכס נעשה באופן ידני על ידי המשתמש ומקושר לישות. קיימת אפשרות להציג את הנכסים השייכים לחייב רק בתיק מסויים. מתוך תפריט הוצל"פ > נכסים מוצגים הנכסים השונים בהתאם לסינון שבוצע בחלון הסינון.ברשימה מוצגים נתונים כדוגמת פרטי החייב/פרטי הנכס/ופרטים כלליים של התיק.  

להצגת תנאי סינון נוספים לחץ על כפתור 

חשוב!  הוספת נכס יכולה להעשות רק בכרטיס התיק בחוצץ נכסים. להוספה לחץ על כפתור  ובחר את סוג הנכס מתוך הרשימה. בהתאם לסוג הנכס יוצגו שדות מידע. סימון התיבה  יאפשר את הצגת הנכס רק בתיק שנרשם בו.

רשימת כפתורים בכותרת החלון 

 - הצגת הפעולה שנרשמה בחלון נפרד.

 - הוספת נכס חדש. [קיים רק בכרטיס התיק]

 - מחיקת נכס מכרטיס התיק.

 - מעבר לתיק תקשורת.

 - הדפסת רשימת הפעולות בהתאם לדוחות ההדפסה הקיימים.

 - ייצוא ררשימת הפעולות לתוכנה חיצונית כדוגמת וורד/אקסל/HTML

 - הצגת כרטיס התיק אליו מקושרת הפעולה בחלון נפרד.

 - שינוי תצוגת הנתונים ברשימה. לחיצה על הכפתור תאפשר בחירת שדות לתצוגה.

 - שליחת לינק להצגת פרטי הנכס למשתמשים בתוכנה באמצעות תוכנת microsoft outlook. [לקריאה נוספת עבור לקישור הבא: שליחת לינק]

 

שאילתות מורכבות

שאילתה מורכבת מאפשרת איתור תיקים בהתאם לפעולה שנעשתה או שלא נעשתה בהתאם לתנאים מסויימים.

לאחר איתור התיקים ניתן לבצע בהם פעולות מורכבות (רישום חיוב, פעולה או הוצאת טופס), לבצע מיזוג דואר וכו’. ברשימה מוצגות שאילתות פשוטות ומורכבות אשר נשמרו במערכת.

דוגמה: יצירת שאילתה המציגה תיקים שבוצעו בהם פעולות של חקירת יכולת ועדין לא בוצעו הליכים של עיקולי צד ג’. 

בכדי להשתמש בשאילתה מורכבת בסרגל הניווט לחץ על תפריט    ולאחריו על תפריט   במסך שיתקבל תוכל לעיין ברשימת השאילתות שנשמרו:

פירוט הכפתורים בכותרת החלון:

 - כפתור הצג משתמש לשינוי פרטי שאילתה קיימת או שימוש בשיאלתה קיימת. להסבר על אופן ביצוע שאילתה קיימת עבור לקישור הבא: ביצוע שאילתה פשוטה

 - הוספת שאילתה חדשה למערכת. להסבר נוסף על אופן הוספת שאילתה חדשה עבור לקישור הבא: הוספה ועדכון שאילתה פשוטה

 - הוספת שאילתה מורכבת למערכת. להסבר נוסף על אופן הוספת שאילתה מורכבת עבור לקישור הבא:

 - מחיקת שאילתה קיימת מהרשימה.

 - שיכפול שאילתה קיימת. נשתמש בפעולה זו ביצירת שאילתה חדשה המבוססת על שאילתה קיימת.

 - שינוי תצוגת הנתונים ברשימה. לחיצה על הכפתור תאפשר בחירת שדות לתצוגה.

 

הוספה וביצוע שאילתה

חלון פרטי שאילתה פשוטה מוצג בעדכון או בהוספת שאילתה פשוטה. 

להוספת שאילתה חדשה:

בחלון רשימת שאילתות מורכבות לחץ על הכפתור  להוספת שאילתה פשוטה.

  1. הקלד שם לשיאלתה
  2. הקלד טווח תאריכים אליהם מתייחסת השאילתה.
  3. קבע את יחס הפעולות, אלה שבוצעו ואלה שלא בוצעו.
  4. בחר את הפעולות שבוצעו ובהתאם את הפעולות שלא בוצעו שים לב! אין חובה לחפש תיקים עפ"י פעולות שבוצעו בהם וגם עפ"י פעולות שלא בוצעו בהם.
  5. לסיום לחץ על כפתור 

לביצוע שאילתה [חדשה וקיימת]

לביצוע שאילתה [לאחר שמירת שאילתה חדשה או קיימת מהרשימה] לחץ על כפתור  

יפתח חלון לביצוע סינון בהתאם לתנאם הקיימים ברשימה. למשל: האם תרצה לאתר תיקים של לקוח מסוים? תיקים בסטטוס מסוים בלבד? וכו’.

אם ברצונך לבצע את השאילתה על כל התיקים במערכת, אל תזין דבר ולחץ על כפתור 

דוגמא

ביצעתי את השאילתה הבאה – איתור תיקים שבהם נרשמה הפעולה "עיקול מטלטלין" בין התאריכים 1.1.10 ל - 11.4.10 . והוספתי תנאי כי איתור התיקים יתבצע מתוך רשימת התיקים אשר שייכים ללקוח מספר 1440 בלבד:

קיבלתי את רשימת התיקים הבאים, העונים על תנאי השאילתא:

 

קבוצות עבודה

קבוצות עבודה משמשות בתוכנה "לחיבור" תיקים בעלי מכנה משותף לשם ביצוע פעולה אחת [פעולה מרוכזת] על כלל התיקים. מכאן "קבוצות עבודה" יכולות להוות שלבי עבודה, כאשר המשתמש יכול לנייד תיקים מקבוצה אחת לשנייה בהתאם להתקדמות העבודה או מצב התיק.דוגמה לפעולות "מרוכזות" הניתנות לביצוע יכולות להיות: מיזוג דואר, פעולה מורכבת, שינוי סוגי תיקים, סטטוסים, מקומות תיוק, צוותים ועוד.

להצגת קבוצות העבודה בסרגל הניווט לחץ על התפריט  ולאחריו על 

להוספת קבוצת עבודה חדשה מתפריט "קבוצות עבודה" יש ללחוץ על הכפתור יש ללחוץ על הכפתור 

בחלון יש לתת שם לקבוצה וללחוץ על כפתור [אשר]

בתפריט קבוצות עבודה ניתן לעדכן ולמחוק קבוצות עבודה ולייצא את הרשימה  לתוכנה חיצונית כדוגמת וורד או אקסל

פירוט הכפתורים בכותרת החלון

 - יציאה מהמסך הנוכחי וחזרה למסך הקודם.

 - הצגת פרטי קבוצת העבודה במסך נפרד. מחלון פרטי קבוצת עבודה ניתן לעדכן ולשנות את הפרטים השונים. להסבר נוסף על אופן עדכון קבוצת עבודה עבור לקישור הבא: 

  - מחיקת קבוצת עבודה קיימת מהרשימה.

 - ייצוא רשומה או מספר רשומות לתוכנה חיצונית כדוגמת וורד/אקסל/HTML. לחיצה על הכפתור תאפשר בחירת שדות לייצוא.

 - יצירת קבוצת עבודה באמצעות קליטת קובץ אקסל.

 - שינוי תצוגת הנתונים ברשימה. לחיצה על הכפתור תאפשר בחירת שדות לתצוגה

 

הוספה ועבודה עם קבוצות עבודה

הוספת תיק לקבוצת עבודה

הוספת תיק לקבוצת עבודה יכולה להעשות מתפריטים שונים בתוכנה:

מתפריט תיקים ולקוחות > מרשימת התיקים
מכרטיס הלקוח > חוצץ תיקים
מתפריט הוצל"פ > רשימת תיקי תביעה ו חייבים
מתפריט כלים שלובים > תיקים בהם התקבלו נתונים או תיקי חהוצל"פ בתקשרות

בכל אחת מהרשימות הללו יש לסמן את התיקים הרצויים וללחוץ על הכפתור   > [צרף לקבוצה] בחלק מהתפריטים יוצג הכפתור 

בחלון "קבוצות עבודה" יש לבחור את הקבוצה הרצוייה וללחוץ על כפתור [אשר] לאישור הבחירה.

אפשרות נוספת היא כניסה לקבוצת העבודה מתפריט תיקים ולקוחות > קבוצות עבודה

מהרשימה יש לבחור את הקבוצה הרצויה וללחוץ על הכפתור 

בחלון פרטי קבוצת עבודה יש לסמן את כותרת החלון התחתון וללחוץ על הכפתור  להוספת תיק או תיקים לקבוצה.

עדכון קבוצת עבודה

עדכון קבוצת עבודה יכול להעשות מתפריט תיקים ולקוחות > קבוצות עבודה

מהרשימה יש לסמן את הקבוצה הרצוייה וללחוץ על הכפתור  יוצג מסך המכיל שני חלונות

בחלון העליון ב "פרטי קבוצת עבודה" נוכל לעדכן את שם הקבוצה, להוריד מסמכים מנט המשפט או לבצע פעולות מורכבות על רשימת התיקים.

בחלון התחתון מוצגת רשימת התיקים המרכיבה את הקבוצה. בכותרת החלון נוכל להוסיף או לגרוע תיק מהרשימה, לבצע פעולות מורכבות, לייצא את הרשימה לאקסל או לוורד, להעביר תיק מקבוצה אחת לשנייה ופעולות נוספות.

רשימת הכפתורים בכותרות החלונות:

 - יציאה מהחלון הנוכחי וחזרה לחלון הקודם

 - עדכון פרטי קבוצת העבודה. לחיצה על הכפתור תאפשר שינוי שם קבוצה.

 - הורדת מסמכי נט המשפט לתיקים הנמצאים ברשימה. [מודול בתשלום]

 - ביצוע פעולות מורכבות על התיקים הקיימים ברשימה. ניתן לסמן תיק אחד או מספר תיקים. להסבר נוסף על פעולות מורכבות עבור לקישור הבא:  פעולות מורכבות

 -  צירוף תיק נוסף לרשימת התיקים אשר נכללים בקבוצת העבודה.

 -  הסרת תיק מרשימת התיקים אשר נכללים בקבוצת העבודה.

 -  ביצוע אחת מהפעולות המוצגות לבחירה, על כלל התיקים ברשימה.

 - הוספה או הדפסת מסמך המבוסס על שבלונה/קובץ קיים/קובץ חיצוני לתיקים אשר סומנו בקבוצה זו. להסבר נוסף על אופן העבודה עם מיזוג דואר עבור לקישור הבא:  מיזוג דואר

 - הצגת כרטיס התיק המוצג ברשימה.

 - הצגת תיק התקשרות הקשור לתיק הפנימי.

 - ייצוא של רשומה או מספר רשומות לתוכנה חיצונית כדוגמת וורד/אקסל/HTML. לחיצה על הכפתור תאפשר בחירת שדות לייצוא.

 - העברה של תיק מקבוצה עבודה אחת לשנייה.

 - שינוי תצוגת הנתונים ברשימה. לחיצה על הכפתור תאפשר בחירת שדות לתצוגה.

 

הוספת קבוצת עבודה מקובץ אקסל

על מנת להוסיף קבוצת עבודה מקובץ אקסל, הקובץ צריך להכיל עמודה אחת בלבד ללא כותרת. הנתונים שיוצגו בעמודה יכולים להיות אחת מארבעת  האפשרויות:

  1. מספר תיק פנימי
  2. זיהוי נוסף
  3. מספר מזהה חייב
  4. מספר תיק הוצל"פ

להוספה לחץ על הכפתור  בחלון פרטי קבוצת עבודה מלא את הפרטים הנדרשים בשדות השונים, ולסיום לחץ על כפתור 

תיאור השדות:

 
 

פעולות לביצוע

ברשימת פעולות לביצוע לפי סוג מוצגות הפעולות שעליך לבצע בעקבות פעולה אחרת שנעשתה. הפעולות המוצגות ברשימה הן בהתאם לקריטריונים שנקבעו בהגדרות מערכת. דוגמה לקישור פעולה יכול להיות פעולת "פתיחת תיק בהוצאה לפועל" שלאחריה ניצור פעולות משנה כדוגמת "המצאת מכתב אזהרה" "בקשה לחקירת יכולת" וכו’.

שימוש באפשרות זו יוצר "סט" מובנה של פעולות לביצוע וחוסך זמן יקר מהמשתמש. להסבר נוסף על אופן קישור פעולות עבור לקישור הבא:חוצץ פעולות מקושרות בפרטי פעולה

פרוט הכפתורים בכותרת החלון

 - יציאה מהמסך הנוכחי וחזרה למסך הקודם.

 - הצגת פרטי הפעולה תאפשר ביצוע הפעולה הקיימת ברשימה על התיקים הנכללים. להסבר נוסף עבור לקישור הבא:

 - הדפסת רשומה או מספר רשומות בהתאם לדוחות ההדפסה המוצגים

 - ייצוא של רשומה או מספר רשומות לתוכנה חיצונית כדוגמת וורד/אקסל/HTML. לחיצה על הכפתור תאפשר בחירת שדות לייצוא.

 - שינוי תצוגת הנתונים ברשימה. לחיצה על הכפתור תאפשר בחירת שדות לתצוגה.

 

קישור פעולה לפעולה נוספת

בחוצץ פעולות מקושרות נקשר את הפעולה הראשית [הראשונית] לפעולה נוספת. קישור פעולות לפעולה הראשית משמש כאשר הינך רוצה לבצע פעולה ראשונית ובעקבותיה ליצור תזכורת לביצוע פעולה נוספת.

למשל קישור פעולה של "אישור מסירה" לפעולת "עיקול במדיה מגנטית לגורמים בודדים" לשם כך נכנס:

לתפריט תצוגה> כלים ותחזוקה> הגדרות מערכת> הוצל"פ> קוד 12 – פעולות בהוצל"פ. 

אתר את הפעולה שלאחר הוספתה תופיע פעולה לביצוע. עפ"י הדוגמא עלי למצוא את הפעולה "אישור מסירת הוצל"פ (אזהרה)":

סמן את הפעולה ולחץ על כפתור   ועבור לחוצץ "פעולות מקושרות":

לחץ על כפתור  כדי להוסיף את הפעולה/פעולות המקושרות אליה, אתר את הפעולה

מלא את השדות ולסיום לחץ על כפתור   ע"פי הדוגמא אוסיף את הפעולה "עיקול במדיה מגנטית לגורמים בודדים" (=תיאור פעולה מקושרת):

חשוב לזכור!  אם בחרת לקשר מספר פעולות לפעולה "אישור מסירה" עליך לציין "סדר ביצוע" לפעולות, איזו פעולה ראשונה, איזו שנייה וכך הלאה.

ציין מספר "ימים לביצוע". לפי הדוגמא, אבקש כי הפעולה של "עיקול במדיה לגורמים בודדים" תופיע ברשימת הפעולות לביצוע 21 ימים לאחר שנוספה לתיק הפעולה "אישור מסירה".

 

שימוש ברשימת פעולות לביצוע

ברשימת פעולות לביצוע מוצגות הפעולות שיש לבצע בעקבות פעולה שכבר נעשתה. מתוך רשימת פעולות לביצוע אתר את הפעולה שברצונך לבצע ולחץ על הכפתור 

תוצג בפניך רשימת תיקים הנכללים לביצוע הפעולה החדשה. ברשימה ניתן לראות את תיאור הפעולה הקודמת - ותיאור הפעולה לביצוע.

בדוגמה שלנו הפעולה הראשונית הייתה "מכתב התראה.." והפעולה הנוכחית לביצוע היא "פתיחת תיק הוצל"פ"

עליך לסמן את הרשומות [תיקים] רצויים וללחוץ על הכפתור  לאחר ביצוע הפעולה היא תגרע מהרשימה המוצגת.

פירוט הכפתורים בכותרת החלון:

 - יציאה מהמסך הנוכחי וחזרה למסך הקודם.

 - מחיקת פעולה מהרשימה המוצגת.

 - ביצוע פעולה.

 - מעבר לכרטיס התיק.

 - הדפסת רשומה או מספר רשומות בהתאם לדוחות ההדפסה הקיימים.

 - ייצוא רשומה או מספר רשומות לתוכנה חיצונית כדוגמת וורד/אקסל/HTML. לחיצה על הכפתור תאפשר בחירת שדות לייצוא.

 - שינוי תצוגת הנתונים ברשימה. לחיצה על הכפתור תאפשר בחירת שדות לתצוגה.

 

תקבולים חיצוניים

ברשימת תקבולים חיצוניים ניתן לראות תקבולים שהגיעו במס"ב (זהה לרשימה שקיימת בתפריט "תקבולים ממס"ב" או בתפריט "התראות") או מקופות חולים/בנקים וכו’... בתקבולים חיצוניים נראה גם קבלות זמניות שהועברו מתוכנות קודמות כדוגמת "זהב" לפלטינום.

בסרגל הניווט לחץ על התפריט   ולאחריו על  סינון ברירת המחדל, המוגדר עבור "תקבולים חיצוניים" הינו: 

לחיצה על כפתור  ללא הזנת ערכים בשדות מסך הסינון, תגרור הצגת רשימת כל התקבולים החיצוניים הקיימים במערכת.

רשימת הכפתורים בכותרת החלון:

 - יציאה מהמסך הנוכחי וחזרה למסך הקודם.

 - לחיצה על הצג תפתח חלון אפשרויות 

1. הצגת פרטי התקבול החיצוני

2. הצגת התיק הפנימי אליו מקושר התקבול החיצוני  

3. הצגת הלקוח אליו מקושר התקבול החיצוני

4. הצגת תיק התקשורת של התקבול החיצוני (נתונים שהתקבלו בתקשורת מלשכת ההוצל"פ)

 - רישום התקבול בתיק הוצל"פ (לחיצה על כפתור זה תגרור אחריה רישום פעולת תקבול בכרטיס התיק בחוצץ "פעולות".

 -  הנפקת קבלת פיקדון לתקבול זה.

 - סגירה ידנית של התקבול החיצוני.

 - הפקת טופס הקטנת קרן לתקבול חיצוני זה.

 - הדפסת רשימת ההתקבולים החיצוניים ע"פ אחד מדו"חות ההדפסה הקיימים.

 - ייצוא רשימת התקבולים החיצוניים לתוכנה חיצונית דוגמת וורד או אקסל.

 - חיפוש תקבול חיצוני, ברשימת התקבולים החיצוניים על פי קריטריון כלשהו, בשדה כלשהו.

 - שינוי תצוגת הנתונים ברשימה. לחיצה על הכפתור תאפשר בחירת שדות לתצוגה.