רשימת המסמכים בהוצאה

בחוצץ מסמכים בחלון פרטי חשבונית מצויים מסמכים אשר המשתמשים השונים תוייקו לכרטיס ההוצאה. העבודה עם המסמכים ברשימה זהה כמעט לחלוטין לאפשרויות הקיימות מתוך רשימת המסמכים בתפריט [מסמכים]. להלן האפשרויות הקיימות:

רשימת הכפתורים:

  - הוספת מסמך חדש למערכת. המסמך יכול להיות מבוסס על שבלונה קיימת, או מסמך הקיים באחד מהתיקיות במחשב.

[להסבר נוסף עבור לקישור הבא: הוספת מסמך]

  - יצירת גרסה חדשה למסמך קיים.

[להסבר נוסף עבור לקישור הבא: גרסאות למסמך]

  - הדפסת המסמך המבוקש. לחיצה על כפתור [הדפס] תאפשר הדפסת המסמך בהתאם לאפשרויות הקיימות.

  - שכפול מסמך.

  - הצגת פרטים מאפשר שינוי של אחד ממאפייני המסמך הקיימים. כדוגמת שם המסמך, קטגוריה, שיוך לכרטיס תיק וכו’.

 - לחיצה על הכפתור מאפשרת את הפעולות הבאות:

1. פתיחת מסמך לעיון עדכון.
2. פתיחת מסמך וריענון נתונים כדוגמת שדות מידע אוטומטיים.
3. פתיחת התיקייה בשרת בה שמורים המסמכים. [חשוב! בתיקייה זו נמצאים מסמכי המקור של תוכנת עודכנית. מחיקת מסמך מתיקייה זו משמעותה שהמסמך לא יפתח עוד בתוכנה].

 - לחיצה על כפתור הצג מאפשר הצגת הלקוח/תיק/נמען/ספק אליו מקושר המסמך.

 - הוספת משימה הקשורה למסמך. [להסבר נוספת עבור לקישור הבא: הוספת משימה].

 - שליחת המסמך באמצעות דואר אלקטרוני (עובד עם תוכנת microsoft outlook) [להסבר נוסף בנושא עבור לקישור הבא:שליחת קובץ בדואר אלקטרוני].

 - שליחת לינק לפתיחת המסמך בין העובדים השונים במשרד, באמצעות תוכנת outlook.

 - שליחת המסמך באמצעות הודעת דואר פנימית. נמען ההודעה יוכל ללחוץ על כפתור "הצג מסמך" מתוך ההודעה ולצפות בפרטי המסמך.

 - לחיצה על הכפתור יפתח חלון לבחירת "יעד" לשליחת המסמכים/ים

 - ייצוא רשימת המסמכים לתוכנה חיצונית כדוגמת וורד/אקסל/HTML

 - שינוי תצוגת הנתונים המוצגת ברשימה. לחיצה על הכפתור תאפשר בחירת סינונים, יצירת תצוגות מהירות ובחירת שדות לתצוגה.

כפתור פעולות 

 - שליחת מסמך בדואר היברידי.

]להסבר נוסף עבור לקישור הבא בחירת מסמך למשלוח בדואר היברידי]

 - הוספת מטפל נוסף למסמך, שאינו המחבר.

 - שליחת המסמך המסומן ישירות להדפסה ללא פתיחתו.

 - העברת מסמך או מספר מסמכים מתיק אחד לאחר.

 - שינוי סטטוס המסמך או מספר מסמכים באופן גורף.

 - שינוי קטגוריה ותת קטגוריה למסמך אחד או מספר מסמכים באופן גורף.

 - שינוי רמת גישה (רגיל, קריאה בלבד, פרטי) למסמך אחד או מספר מסמכים באופן גורף.

 - הפיכת מסמך/מספר מסמכים לקובץ PDF. לחיצה על הכפתור תציג את חלון הדיאלוג:

 - שליחת מסמך או מספר מסמכים כקובץ PDF אחד, באמצעות תוכנת Microsoft Outlook.

 - שליחת מסמך במייל חיצוני באמצעות תוכנת Microsoft Outlook וביצוע חתימה דיגיטלית (מותנה בכרטיס חכם מחובר ומוגדר במערכת).

 - רישום חיוב בגין עבודה במסמך. במידה והמסמך מקושר לכרטיס תיק, יוצג חלון פרטי חיוב עם פרטי כרטיס תיק.

 - הוצאת מסמך לעריכה. עריכת מסמך מאפשר לעורך הדין לבצע שינויים במסמך, מבלי ששאר המשתמשים יוכלו לבצע שינויים במקביל.

[להסבר נוסף עבור לקישור הבא: הוצאת מסמך לעריכה].

 - קישור מסמך שתויק בעודכנית לתיק/ים נוספים 

לדוגמא: כאשר שולחים דברי דואר למספר לקוחות ומקבלים תעודת ריכוז דואר רשום - מסמך הרלוונטי לתיוק במספר לקוחות/תיקים.
אפשרות זו יוצרת קיצור דרך למסמך ולא העתק ומכאן כל שינוי שיבוצע במסמך המקור יופיע גם בקישור.