חוברת הדרכה - קבלות חשבוניות מס וניהול פקדונות

קבלות חשבוניות מס וניהול פקדונות

מדריך למשתמש עודכנית פלטינום

 

מבוא

תוכנת עודכנית מאפשרת למשרדך לנהל את כל המערך הכספי, תוך רישום הכנסות הוצאות וביצוע פעולות נוספות כדוגמת תיאום בנקים והפקת דוחות כספיים.

בחוברת נדגים את סוגי הרישומים הקיימים והפעולות הנדרשות מצד המשתמש.

מערכת עודכנית מפרידה בין כספים המועברים לחשבונות העו"ש של המשרד לבין כספים המועברים לחשבונות פקדון/נאמנות ואופן התקבול.

בהתאם להוראות ניהול מערכת חשבונאית ממוחשבת במערכת קיימים "פנקסים" שונים בהתאם לסוג המסמך החשבונאי ולכל אחד מהם רצף מספרי ותפריטים נפרדים. 

רצף המספרי חייב להקבע טרם תחילת העבודה עם מודול כספים ואינו ניתן לשינוי.

במערכת עודכנית פלטינום קיימים מספר סוגים של פנקסים:

  • חשבוניות מס
  • קבלות
  • חשבונית מס/קבלה
  • חשבוניות זיכוי
  • קבלות פיקדון
  • תיקון קבלות
  • חשבונית עצמית

הגדרות

טרם תחילת העבודה בתוכנה חברת עודכנית ממליצה לעבור על הגדרות המערכת להתאמה מירבית של צורת העבודה במשרד.

תפריט המבורגר  > כלים ותחזוקה > הגדרות מערכת > כספים

מספרי מסמכים - קוד מס’ 70

בהגדרה זו יש לקבוע את מספרי המסמכים החשבונאיים במערכת טרם השימוש במערכת הנה"ח, ללא הזנת מספר המערכת תיתן את הספרה "1" למסמך החשבונאי הראשון שיופק.

בעת הזנת המספרים הזן מספר הקטן באחד מהמספר שממנו תרצה להתחיל להפיק את המסמך.
לדוגמא, אם ברצונך להתחיל לרשום הוצאות ממספר 100 עליך להזין את המספר 99 בשדה "הוצאות".

לאחר הזנת מספרי המסמכים החשבונאיים ולאחר הנפקת מסמכים חשבונאיים תוכל להבחין במסך זה במספר המסמך האחרון שהופק במערכת.

לדוגמא, מספר התשלום האחרון שהופק במערכת הינו 351. להקלדת המספרים החשבונאים בשדות השונים לחץ על כפתור 

כמות העתקים להדפסה - קוד מס’ 69

בהגדרה זו נקבע את כמות העתקים שהמערכת תשלח להדפסה, למסמכים חשבונאים. כברירת מחדל מוגדרים כ - 2 העתקים הכוללים מקור+העתק.

לשינוי כמות העתקים לחץ על כפתור  ושנה את מספר העתקים בכל אחד מהשדות הרצויים.

לשמירת השינויים לחץ על כפתור 

הגדרת פקדונות - קוד מס’ 68

בחלון הגדרות פקדון נקבע כיצד המערכת תפעל במצבים שונים הקשורים לעבודה עם פקדונות.

הגדרות אלו הן ברמת המערכת וניתנות לשינוי בהתאם לרמת ההרשאה הקיימת למשתמש.

  • חשוב לזכור- מומלץ להגדיר את רמת השיוך מפיקדון עם תחילת השימוש במערכת הפיקדונות ולהימנע משינוי רמת השיוך באמצע העבודה שכן שינוי שכזה עלול לגרום לקושי בצפייה והבנת מצב הפיקדון של כל לקוח ולקוח.

הגדרות למשיכת יתר

משיכה כשאין יתרה זמינה בתקבולים בפיקדון - האם לאפשר/לא לאפשר משיכה ללא יתרה.

הגדרות שיוך משיכת מפיקדון  

המערכת תשייך לבד את המשיכה לתקבולים בפיקדון או שיתבצע באופן ידני.

 

רמת שיוך משיכות

משיכה מתקבולים ברמת התיק בלבד או לאפשר לרשום משיכה בתיק א’ של לקוח ולשייך לתקבול שנמצא בתיק ב’ שלו. ראו דגשים נוספים         

 

 

שיוך תקבולים למשיכות יתר  

במקרה ונוסף תקבול בפקדון תיק או לקוח בו רשומה משיכת יתר - 

האם להציע לשייך את משיכת היתר הקיימת לתקבול החדש שנוסף או שלא. 

 

 

רישום פעולה בגין משיכה

לרשום פעולה בתיק (תביעה או הוצל"פ) בעקבות משיכה מפקדון או לא.  

החלון שיופיע בתיק בסיום ביצוע משיכה מפקדון:

 

ניהול תקבולי פקדון עתידיים

בסימון אפשרות זו - אם נוסיף קבלת פקדון עם "תאריך פירעון" ריק הוא ייחשב מבחינת המערכת כתקבול עתידי ולא יראה ביתרת הפיקדון עד שנסמן אותו כ"נפרע".

אם התיבה לא תסומן - תאריך הפירעון יירשם באופן אוטומטי ע"י המערכת, לפי תאריך התקבול.  

 

 

 

הגדרות כספים כללי - קוד מס’ 86

בהגדרה זו נקבע כיצד המערכת תתנהג בהפקת מסמכים חשבונאים שונים

ביצוע הגדרות אלו הן ברמת המערכת וניתנות לביצוע בידי משתמשים בעלי הרשאות מתאימות

תוכל להבחין בהגדרות הבאות:

  1. קביעת שדות של פרטי חשבון בנק להפקדה כשדות חובה – במידה ומסומן נצטרך למלא את השדות הנ"ל.

  2. העברת תואר לשדות נמען במסמכים חשבונאים - צירוף תואר הלקוח לשדות נמען. במידה וכינוי התואר קיים בכרטיס הלקוח.

  3. פרטים נוספים להדפסה ע"ג מסמכים המופקים – כל שדה שמסומן הפרטים שלו יועברו למסמך החשבונאי בעת ההדפסה.

  4. שם המנפיק - הצגת שם המנפיק באחד מהמסמכים החשבונאים המפורטים ברשימה.

  5. חתימה גרפית - אפשרות הוספת חתימה גרפית על אחד מהמסמכים החשבונאים. [לסרטון הדרכה בנושא עבור לקישור הבא: סרטון הדרכה - איך להוסיף חתימה גרפית למסמכים חשבונאים

  6. שורת זיכוי על יתרה בחשבונית מס/קבלה – יש לבחור בין "הוסף שורת זיכוי" או "אל תוסיף שורות זיכוי". במידה והמשתמש הפיק חשבונית מס קבלה ולא זיכה חשבון עסקה, או לא קיים חשבון לזיכוי. סימון האפשרות תפיק חיוב מסוג זיכוי באופן אוטומטי.

  7. חשבון עסקה אוטומטי על יתרה בחשבונית מס/קבלה – יש לבחור בין "שאל אותי" או "אל תשאל אותי". במידה והמשתמש הפיק חשבונית מס קבלה ולא זיכה חשבון עסקה, או לא קיים חשבון לזיכוי. סימון האפשרות תפיק חשבון עסקה באופן אוטומטי.

חשוב לזכור! כי גם סעיף 3 וסעיף 4 מתייחסים למקרה בו אנו יוצרים קבלה/חשבונית מס קבלה ללא זיכוי של חשבון עסקה כלשהו.

 

דוחות תקופתיים - קוד מס’ 93

בהגדרה זו נקבע אלו סעיפים מתוך חשבונית מס/קבלה ואו חשבונית מס יכללו בדוח מקדמות מס בתוכנה.

לשינוי או עדכון הסעיפים הקיימים לחץ על כפתור 

הפקת דוח מקדמות מס נעשה בתוכנה בתפריט כספים > 

להסבר מפורט על הפקת דוח מקדמות מס עבור לקישור הבא: מקדמות מס

 

ניהול משרד - פרטי עסק קוד מס’ 42

הגדרות פרטי העסק מתבצעת עם התקנת התוכנה וכוללת את פרטי המשרד ונתונים נוספים כדוגמת תקופה לדיווח מע"מ וישות מקושרת.

הנתונים הרשומים בהגדרה באים לידי ביטוי בהפקת דוחות, מסמכים חשבונאים, טפסים ובפעולות חשבונאיות שונות.

לחיצה על כפתור  תאפשר לך לשנות את הפרטים הבאים:

  1. שורת החתימה בעברית ובאנגלית
  2. כתובת העסק
  3. הגדרת חייב בניכוי מס במקור 
  4. מספר תיק ניכויים
  5. מעמד העסק
  6. תקופה לדיווח מע"מ - המערכת מאפשרת לבחור בתדירות חודשית או דו-חודשית. בהתאם למה שנבחר כך יהיה ניתן להפיק דוחות מע"מ מהמערכת.
  7. ישות מקושרת - בחירת ישות [בד"כ המשרד] תציג אותה בתהליך משיכה מפקדון בשדה [לידי...]

לשמירת השינויים לחץ על כפתור  

להדפסת הנתונים המוצגים לחץ על כפתור 

 

כספים חשבונות בנק - קוד מס’ 109

בהגדרת חשבונות בנק ותשלומים/תקבולים נקבע חשבונות בנק אשר יוצגו באופן אוטומטי בביצוע פעולות חשבוניות שונות, כדוגמת ביצוע תשלומים, משיכות מפקדון, טפסי הפקדה ועוד.

חשוב! ביצוע הגדרות אלו תלוי בהמצאות חשבונות בנק בתפריט כספים > חשבונות בנק. 

לביצוע ההגדרה כנס להגדרות מערכת > והצג את הקוד מס’ 109 כספים- חשבונות בנק. בחלון הגדרות חשבונות בנק לחץ על עדכן ומלא את השדות השונים [ראה הסבר בהמשך]

חשבון ברירת מחדל לתשלומים - בהוספת תשלום ואו הוצאה הכוללת תשלום חשבון הבנק המוגדר בשדה זה יופיע באופן אוטומטי.

חשבון ברירת מחדל למשיכות מפקדון - הגדרת חשבון בנק ברירת מחדל בהוספת משיכה מפקדון ואופן ביצוע המשיכה.

חשבון ברירת מחדל להעברות בחשבונות עסקה - חשבון הבנק המוגדר בשדה זה יוצג בשדה [חשבון להעברה] בחשבון עסקה.

חשבון ברירת מחדל להפקדות בקבלה/חשבונית מס קבלה - בהוספת טופס הפקדה, בחשבון להעברה יוצג חשבון הבנק המוגדר בשדה זה.

בהפקת תקבולים - במסמכי קבלה, חשבונית מס/קבלה או פקדונות חשבון הבנק יוזן באופן אוטומטי בהתאם לסימונים שבוצעו בכל אחת מתיבות הסימון

אופן תשלום ברירת מחדל בתקבולים - בחירת אופן התשלום בהפקת קבלה/חש’מס קבלה ובקבלת פקדון.

חשבון ברירת מחדל להפקדות בקבלות פקדון - למשרדים המבצעים הפקדות בנק בתוכנה, הגדרת החשבון יציג אותו בטופס ההפקדה.

בהוספת תקבולים מסוגים הבאים - בחירת סוג תקבולים להצגת חשבון בנק באופן אוטומטי.

אופן תשלום ברירת מחדל בקבלת פקדון - בחירת אופן תשלום ברירת מחדל אשר יוצג בשדה [אופן תשלום] בחלון פרטי קבלת פקדון

 

חשבונית מס וקבלה

מערכת עודכנית מכילה מספר פנקסים חשבונאים. לכל פנקס קיים רצף מספרי אשר נקבע טרם התחלת העבודה עם מודול הנה"ח .

השימוש בכל אחד מהפנקסים יהיה בהתאם לתקבול שהתקבל ולצורת העבודה הנהוגה במשרדך. בתוכנה ניתן להפיק חשבונית מס כמסמך נפרד, קבלה כמסמך נפרד וחשבונית מס/קבלה כמסמך משולב.

עם קבלת התשלום מהלקוח ניתן להחליט אם להוציא קבלה בלבד או חשבונית מס/קבלה.

על תקבולים דחויים יש להפיק קבלה בלבד וביום הפירעון של התקבול להפיק גם חשבונית מס.

חשוב! הפקת קבלות פקדון יעשה מתפריט [פקדונות] ולא מתפריט כספים

להפקת אחד מהמסמכים החשבונאים בתפריט כספים לחץ על [הוסף קבלה/חשבונית מס] ובחר באחת מארבע האפשרויות הקיימות

1. קבלה - נפיק קבלה במידה והתקבול הוא דחוי. להסבר נוסף על אופן הפקת קבלה עבור לקישור הבא:  הוספת קבלה

2. חשבונית מס/קבלה - נפיק חשבונית מס/קבלה במידה והתקבול הוא על בסיס מזומן. להסבר על אופן הפקת חשבונית מס/קבלה עבור לקישור הבא:  הוספת חשבונית מס/קבלה

3. חשבונית מס - הפקת חשבונית מס תתבצע בדרך כלל דרך התראה שתציג המערכת בעקבות פירעון התקבול. 
אם זאת במקרים מסויימים ניתן להפיק בתוכנה חשבונית מס באופן ידני, טרם פירעון התקבול. להסבר נוסף על אופן הפקת חשבונית מס עבור לקישור הבא:  הוספת חשבונית מס

4. חשבונית זיכוי - נפיק במידה וגילינו טעות בחשבונית, או עלה הצורך לבטל אותה מסיבה כל שהיא.
להסבר נוסף על אופן הפקת חשבונית זיכוי עבור לקישור הבא:  חשבונית זיכוי  ולקישור:  חשבונית זיכוי מספק

חשוב! בתוכנת עודכנית קיימים שני סוגי זיכויים, האחד חשבונית זיכוי והשני זיכוי של חשבונית ספק

 

הפקת קבלה 

הפקת קבלה תעשה במידה והתקבלה המחאה או תשלום עתידי. הקבלה הינה אסמכתא על קבלת כספים ויש לתת אותה למשלם לאחר הפקתה.

תהליך הפקת הקבלה כולל מעבר בין שלושה מסכים שונים:

שלב ראשון הקלדת פרטים כלליים:

תאריך - תאריך הפקת הקבלה

שפת המסמך - בחירה בין עברית/אנגלית

שם/מספר לקוח או שם/מספר תיק - הפקת מסמך חשבונאי בתוכנת עודכנית תמיד תעשה ברמת התיק. במידה ונבחר תחילה שם לקוח, תציג המערכת את רשימת תיקי הלקוח.

שם המשלם - ברירת המחדל לשדה שם המשלם היא שם הלקוח, יחד עם זאת ניתן לשנות את שם המשלם. במידה ושם המשלם לא קיים עדיין במערכת יפתח חלון ונוכל להוסיף את פרטיו כישות חדשה

איש קשר/צד בתיק - במידה והזנו בכרטיס הלקוח איש קשר/הזנו בתיק צד, נוכל להעלות את פרטיהם כשמשלמים בתיק.

כתובת - הכתובת המוצגת היא בהתאם לישות המשלמת. 

הערות - אפשרות כתיבת מלל חופשי., יוצג בהדפסת הקבלה.

שלב שני פרטי תקבול:

הוסף תקבולים נוספים – יש לסמן חלון זה במידה ותרצה לרשום בקבלה מספר תקבולים.
במידה ונסמן חלון זה, לאחר ההקלקה על אייקון "הבא" יפתח חלון השואל אם להעתיק את פרטי התקבול הקודם.

ולאחר מכן חלון לרישום פרטי התקבול/ התקבולים הנוספים.  

לאחר רישום כל תקבול נוכל לבחור אם להוסיף עוד תקבולים "שמור והוסף" או לעבור לשלב הבא במסמך – בהקלקה על אייקון "שמור".

שלב שלישי:

בשלב זה תוכל לבחור לקשר את התקבול/ים שהתקבלו לחשבון עסקה (מכתב דרישה) אחד או יותר. ליצירת קישור יש לסמן את חשבון העסקה הרצוי ולאחר מכן ללחוץ על כפתור 

ניתן גם ללחוץ על כפתור  כדי לזכות מספר חשבונות עסקה ע"פי סכום התקבולים. שים לב כי בשורה האחרונה תוכל להבחין ביתרת התקבולים (בקבלה).

 לאחר שנבחר/רו חשבונות העסקה ולחצנו על זכה מסומנים (או זכה הכל) יוצג חלון עם סכום השיוך מול סה"כ חשבונות העסקה שנבחרו.

להמשך לחץ על כפתור  

במידה ולא נזכה את כל סכום חשבונות העסקה, לאחר ההקלקה על אייקון "הבא" לשם מעבר לשלב הבא, תעלה ההתראה "נותרו חשבונות עסקה פתוחים, האם להמשיך ?"

שלב רביעי:

המסך האחרון בהפקת קבלה.

הפק כ- בחר באחת האפשרויות המוצגות [להדפסת המסמך בחר הפק כ-נייר/דיגיטלי - מותנה ברכישת המודול ]

הצג לפני שמירה - לחיצה על הכפתור תציג את המסמך החשבונאי לפני ההדפסה.

הדפס/הצג/שמור והוסף - בחר באחת האפשרויות בהתאם לצורך.

לסיום לחץ על כפתור 

לצפות בהדמיה של הקבלה לפני שמירה 

או לחץ על כפתור  כדי להפיק את הקבלה

לאחר לחיצה על כפתור "סיום" תופק הקבלה ותקבל מספר במערכת.

הקבלה תוצג במסך משולב בעל שני חלקים - עליון ותחתון. בחלק העליון תוכל להבחין בפרטי הקבלה ובחלק התחתון בפרטי התקבול/ים או בפרטי חשבונות העסקה שזוכו - ע"פי החוצץ הנבחר.

מתוך חוצץ "תקבולים" תוכל להפיק חשבונית מס, לבטל תקבול, וכו’.

מתוך חוצץ "חשבונות" תוכל להבחין בחשבונות שזוכו, תוכל לזכות חשבון עסקה נוסף (אם נשארה יתרה בקבלה) וכו’.

לחיצה על כפתור   בחלקה העליון של הקבלה, "פרטי קבלה", תאפשר אם להדפיס את הקבלה ישירות אל המדפסת או להציגה על גבי המסך. 

 

הפקת חשבונית מס

הוספת חשבונית מס במערכת תעשה כאשר מגיע מועד הפירעון של שיק דחוי.  מועדי הפירעון של התקבולים השונים מוצגים באופן אוטמטי בשורת ההתראות במסך הראשי.

קיימים מקרים בהם עורך הדין נדרש להפיק חשבונית מס טרם קבלת תשלום. במקרים אלו נפיק ראשונה חשבונית מס ונקשר אליה את הקבלה במועד מאוחר יותר.

כדי לשמור על סדר במערכת אנו ממליצים  להפיק חשבוניות מס בעקבות התראות שמתקבלות, ומתוך ההתראה עצמה. בקבלות המכילות מספר תקבולים, חשבוניות המס  יופקו ויקושרו לכל תקבול בנפרד.

שלב הראשון

בשלב הראשון יש להזין פרטים כלליים כדוגמת תאריך מסמך, שפה, מקום הפקת המסמך ומספר התיק בו תרשם חשבונית המס.

שם המשלם - מוצג בהתאם ללקוח שאליו מקושרת החשבונית, וניתן לשינוי. [במידה ושם המשלם שונה משם הלקוח, המערכת תיצור ישות חדשה]

הפק כ - אופן הפקת החשבונית בהתאם למודולים המותקנים בתוכנה. [למשרדים העובדים עם מודול חשבוניות דיגיטליות ואו דואר היברידי יוצגו אפשרויות נוספות]

כתובת, מספר עוסק מורשה - מתייחסים למשלם.

שלב שני

נקליד את הסכומים בסעיפים השונים בחשבונית לפני מע"מ.

הערות - אפשרות לרישום מלל חופשי. יוצג על גבי החשבונית.

שלב שלישי והאחרון

בשלב זה תוכל להבחין בפרטי החשבונית. יש לבחור באחד מהאפשרויות המוצגות.

לחיצה על   יציג את המסמך החשבונאי למסך.

סימון התיבה   ידפיס את המסמך לאחר השמירה

סימון התיבה   יציג את החשבונית לאחר השמירה

סימון התיבה   יאפשר הוספת חשבונית ברצף לאחר השמירה

באמצעות לחיצה על כפתור 
 תוכל לבחור אם להדפיס את החשבונית ישירות למדפסת או להציגה על גבי המסך.

 

הפקת חשבונית מס-קבלה

הפקת חשבונית מס/קבלה כמסמך אחד! תעשה במקרה ששולם כסף מזומן או כל סוג תקבול אחר שאנו מתייחסים אליו כמזומן (כגון העברה חשבונאית, שיק לאותו יום  וכד") 

תהליך הפקת חשבונית זהה בחלק גדול מהשלבים להפקת קבלה.

שלב ראשון:

בשלב הראשון יש לבחור את הלקוח והתיק אליו תקושר החשבונית. בחלק התחתון של החלון

נגדיר את פרטי התקבול.

תאריך - תאריך הפקת הקבלה

שפת המסמך - בחירה בין עברית/אנגלית

מקום ביצוע - בחירה בארץ או בחו"ל

שם/מספר לקוח או שם/מספר תיק - מסמך חשבונאי בתכנת עודכנית יקושר תמיד ללקוח ולתיק. במידה ונבחר תחילה שם לקוח, תציג המערכת את התיקים הקשורים.

שם המשלם - שם המשלם מופיע באופן אוטומטי בהתאם ללקוח, עם זאת ניתן לשנות את שם המשלם או ע"י הקלקה על האיקונים איש קשר/צד בתיק או ע"י הקלדת שם המשלם הנכון (במידה  והשם ואינו קיים עדיין במערכת יפתח חלון ונידרש להוסיף אותו למערכת כישות).

איש קשר/צד בתיק - במידה וקיים בכרטיס הלקוח איש קשר או צד בכרטיס התיק, לחיצה על הכפתורים תציג את הישות הנ"ל בשדה שם משלם.

כתובת - הכתובת המוצגת היא בהתאם לישות המשלמת. 

הערות - אפשרות כתיבת מלל חופשי. תוצג בהדפסת הקבלה.

אופן תשלום - בחירה באחת מהאפשרויות הקיימות

תאריך/סכום/מספר המחאה קוד בנק/סניף מס’ חשבון - יש להזין את הפרטים הקשורים לתקבול

הוסף מע"מ - הקלקה על איקון זה תוסיף מע"מ לערך שהקלדנו בשדה סכום.

תיאור - שדה מלל חופשי - יוצג בקבלה בסמוך לפרטי התקבול 

לחשבון/שם חשבון - שדה שיופיע בבחירת חלק מאופני התשלום, בשדה זה נוכל לסמן למערכת לאיזה חשבון בנק יופקד הכסף .

סכום ניכוי המס -  למילוי במקרה הצורך 

הוסף תקבולים נוספים - במידה ובחרנו להפיק את חשבונית המס/קבלה עבור מספר תקבולים, כדוגמת מזומן והעברה בנקאית נסמן את התיבה ונלחץ על הבא. בחלון שיוצג נלחץ על כפתור [כן] אם ברצוננו להעתיק לתקבול הנוסף את פרטי התקבול הקודם

לסיום רישום התקבולים נלחץ על כפתור [שמור]

בחלון תקבולים לחץ על כפתור 

שלב שני:

בשלב זה נוכל לקשר את התקבול/ים לחשבון עסקה (מכתב דרישה) אחד או יותר . ליצירת הקישור יש לסמן את חשבון העסקה הרצוי ולאחר מכן נלחץ על כפתור 

ניתן גם ללחוץ על כפתור  כדי לזכות מספר חשבונות עסקה ע"פי סכום התקבולים. בשורה האחרונה נוכל להבחין ביתרת התקבולים הכוללת (בקבלה).

 לאחר שנבחר/רו חשבונות העסקה ולחצנו על זכה מסומנים או זכה הכל יוצג חלון עם סכום השיוך מול סה"כ חשבונות העסקה שנבחרו. להמשך לחץ על כפתור  ולאחר על כפתור 

במידה ולא נזכה את כל סכום חשבונות העסקה, לאחר ההקלקה על אייקון "הבא" לשם מעבר לשלב הבא, תעלה ההתראה - "נותרו חשבונות עסקה פתוחים, האם להמשיך" ?

שלב שלישי:

חלוקת סכום התקבול בין סעיפי החשבונית השונים.

אם קישרנו את חשבונית המס/קבלה לחשבון עסקה הסכומים יחולקו לפי הסעיפים בחשבון העסקה.

אם לא קישרנו את מלא סכום החשבונית לחשבון עסקה או ברצוננו לשנות את החלוקה שנוצרה בעקבות הקישור, ניתן לפזר את סכום התקבול בין סעיפי החשבונית השונים באחד משני אופנים :

1. חלוקת הכסף - תוך שימוש ב "צרף לסעיף" 

 חלוקת הכסף תוך שימוש באיקון צרף לסעיף תעביר את כל הסכום המופיע בשדות "יתרה כולל מע"מ" / "יתרה (לפני מע"מ) לסעיף מסוים.

בהקלקה על אייקון זה יפתח חלון עם אפשרויות בחירה לאיזה סעיף ברצוננו להעביר את הכסף. (השימוש בכפתור "צרף לסעיף" מאפשר להעביר את יתרת הכסף ללא צורך לחשב ולחלץ סכום מע"מ).

2

2. חלוקת הכסף באמצעות הקלדה 

חלוקת הכסף בין סעיפי החשבונית השונים באמצעות מיקום הסמן בשדה המתאים והקלדת הסכום הרצוי (אם לא קישרנו את החשבונית לחשבון עסקה או ברצוננו לשנות את החלוקה שנוצרה בעקבות הקישור)

לדוגמא: חשבונית מס/קבלה ע"ס 1000 ש"ח. שלא קדם לה חשבון עסקה. ושולמו בה סכומים של 

100 ₪ עבור אגרות (להלן הוצאות פטורות )

117 ₪ עבור שליחויות (להלן הוצאות חייבות במע"מ)

ו 669.23 ₪ שכ"ט (להלן שכר טרחה חייב במע"מ)

בשלב האחרון תוצג הקבלה למסך ונוכל לבצע את אחת מהפעולות:

הפק כ- בחר באחת האפשרויות המוצגות [נייר’/דיגיטלי /היברידי] (האופציות דיגיטלי והיברידי מותנות ברכישת המודולים )

 - לחיצה על הכפתור תציג את המסמך החשבונאי לפני ההדפסה.

 - האם להדפיס עותק נייר/ליצור עותק דיגיטלי , לאחר הקלקה על כפתור [סיום].

 - סימון האפשרות יציג את החשבונית מס/קבלה לאחר הקלקה על כפתור [סיום].

 - סימון התיבה יפתח חלון להפקת חשבונית חדשה, מיד לאחר לאחר הקלקה על כפתור [סיום].

לסיום לחץ על כפתור  

לאחר לחיצה על כפתור סיום יתכן ויופיע על המסך חלון

"רשום שורות זיכוי (מקדמה)" – סמנו חלון זה אם ברצונכם שבסיום הפקת החשבונית ירשם חיוב מסוג "זיכוי" ברשימת החיובים של הלקוח.

"צור חשבון עסקה אוטומטי בגין יתרה" – סמנו חלון זה אם ברצונכם שהמערכת תיצור חשבון עסקה אוטומטי ברשימת חשבונות העסקה של הלקוח לפי סכומי הסעיפים של חשבונית המס/קבלה שלא קושרו לחשבון עסקה אחר.

חשוב! שימו לב ניתן לבטל את הופעת החלון הנ"ל (עבור אחת האפשריות או שתיהן )בהגדרות מערכת:

הגדרות מערכת  "כספים כללי " קוד 86 > עדכן > שורת זיכוי ברשימת חיובים>אל תוסיף שורת זיכוי

חשבון עסקה אוטומטי > אל תיצור חשבון עסקה אוטומטי

החשבונית תוצג במסך משולב בעל שני חלקים - עליון ותחתון.

חלק העליון תוכל להבחין בפרטי החשבונית מס/קבלה ובחלק התחתון בפרטי התקבול/ים או בפרטי חשבונות העסקה שזוכו- ע"פי החוצץ הנבחר.

מתוך חוצץ "תקבולים" תוכל להפיק חשבונית מס, לבטל תקבול, וכו’,

מתוך חוצץ "חשבונות" תוכל להבחין בחשבונות שזוכו, תוכל לזכות חשבון עסקה נוסף (אם נשארה יתרה במסמך) וכו’.

לחיצה על כפתור 
 בחלקו העליון של החשבונית מס/קבלה, "פרטי חשבונית מס/קבלה", יאפשר האם להדפיס את המסמך ישירות אל המדפסת או להציגו על גבי המסך

שליחת מסמכים חשבונאים בדואר אלקטרוני

בתוכנת עודכנית ניתן לשלוח מסמכים חשבונאים בשני אופנים

  1. שליחת חשבוניות ואו קבלות באמצעות תוכנת Microsoft Office ללא חתימה דיגיטלית. באופן זה המסמך שישלח יהווה עותק למסמך המקורי שהופק.
  2. שליחת חשבוניות ואו קבלות באופן דיגיטלי באמצעות תוכנת Microsoft Outlook. באופן זה המערכת  "חותמת" את המסמך דיגיטלית ומאפשר שליחת מקור או נאמן למקור. להסבר נוסף על חשבוניות דיגיטליות עבור לקישור הבא:  איך להוסיף חשבונית דיגיטלית

לשליחת מסמכים חשבונאים אשר לא הופקו דיגיטלית נסמן את הקבלות או החשבוניות לשליחה ונלחץ על הכפתור

לשליחת מסמכים חשבונאים שהופקו דיגיטלית, נסמן את הקבלות והחשבוניות נלחץ על הדפס > שלח חשבוניות דיגיטליות 

יפתח מסך הזהה הן  לשתי צורות ההפקה. במסך יש למלא את הפרטים וללחוץ על אשר

אפשרות שליחה - בחירה בקבוצות לפי דוא"ל או שליחה פרטנית של כל מסמך חשבונאי. 
אופן שליחה - שליחה אוטומטית ברקע או פתיחת חלון הודעה בגין כל חשבונית שנבחרה

צרף מסמכים - יש לבחור באפשרויות הבאות: 
מסמכי קבלה/חשבונית מס - במידה ונבחר ישלחו רק המסמכים החשבונאים
מסמכי קבלה/קשבונית מס + מסמכי חן-עסקה מקושרים - במידה ונבחר בנוסף למסמך החשבונאי יצורף גם החשבון עסקה [במידה ומקושר לקבלה]

נושא - הקלדת נושא ההודעה. יוצג בשדה "נושא" בהודעת דואר
גוף ההודעה - הקלדת תיאור. יוצג בגוף הודעת הדואר.
שמור פרטים להודעה הבא - במידה ומסומן המערכת תציג את אותן אפשרויות ומלל שנבחרו.

לחיצה על כפתור [אשר] יפתח חלון ההודעת דואר עם המלל שהוקלד. לשליחת המסמכים החשבונאים יש ללחוץ על כפתור SEND   

אישור הקבלה יפתח חלון הודעת Outlook עם המסמכים המקושרים - כפי שנבחרו.

רשימת קבלות

רשימת הקבלות מוצגת בתוכנה בתפריטים שונים. מתוך תפריט כספים בכרטיסי הלקוח או התיק ועוד.

ברשימה מוצגות החשבוניות מס/קבלה וקבלות שהופקו במערכת [ברשימה זו לא מוצגות קבלות פקדון] בידי המשתמשים השונים [בעלי הרשאה מתאימה]

מהרשימה ניתן להפיק חשבוניות מס, להדפיס רשומה או מספר רשומות ולהציג דוחות קשורים. בנוסף ניתן לשלוח קבלות המוצגות ברשימה באמצעות דואר אלקטרוני ללקוחות או הישויות הקיימות במערכת.

להצגת רשימת הקבלות מהמסך הראשי נלחץ על תפריט כספים > קבלות

חלון הסינון יציג אפשרויות חיפוש מוגדרות.

ניתן לשנות את תנאי הסינון באמצעות לחיצה על הכפתור 

להצגת אפשרויות סינון בכרטיס לקוח או תיק יש ללחוץ על כפתור  ובחר באפשרות [קבלות-סינון]

פירוט הכפתורים בכותרת החלון:

  - הצגת הלקוח אליו מקושרת הקבלה

 - הצגת התיק אליו מקושרת הקבלה

 - הצגת כרטיס המשלם

 - לחיצה על כפתור הדפס תאפשר בפניך את האפשרויות הבאות 

 - ייצוא רשומה או מספר רשומות לתוכנה חיצונית כדוגמת וורד/אקסל/HTML. לחיצה על הכפתור תאפשר בחירת שדות לייצוא

 - ביצוע פעולות חשבוניות בטבלאות המכילות ערכים מספריים. 

 - שליחה של קבלה או מספר קבלות בדואר פנימי למשתמשים בתוכנה. להסבר נוסף יש לעבור לקישור הבא: שליחת הודעה חדשה


 - הצגת דוחות מובנים הקשורים לקבלות.

 - שליחת קבלה או מספר קבלות בדואר אלקטרוני. להסבר נוסף יש לעבור לקישור הבא: שליחת מסמכים חשבונאים בדואר אלקטרוני

רשימת תקבולים להפקת חשבוניות מס

בתפריט רשימת תקבולים להפקת חשבונית מס מוצגים תקבולים מקבלות רגילות שהגיע מועד פרעונם.

מרשימה זו באפשרותך לסמן את אחד התקבולים ולהפיק בגינם חשבונית מס. 

שים לב ! אותה רשימה המוצגת בתפריט "תקבולים שהגיע מועד פרעונם" מוצגת גם בשורת ההתראות במסך הראשי. לחיצה על ההתראה תפתח חלון סינון כפי שקיים בתפריט כספים.

במידה ונרצה לסנן בעצמנו את רשימת התקבולים ו/או להפיק מהם חשבונית מס. להצגת רשימת התקבולים:

במסך הראשי לחץ על תפריט כספים >  בחלון הסינון לחץ על כפתור [אשר]

ניתן לשנות את תנאי הסינון בהתאם לצורך וכן להציג את כל התקבולים שהתקבלו במערכת או לבחור בתנאים אחרים ולאו דווקא להציג רק את התקבולים להפקת חשבונית המס.

לצורך זה יש ללחוץ על התגית  לבחור את הפרמטרים הרצויים וללחוץ 

להפקת חשבונית מס נסמן את התקבול הרצוי ונלחץ על הכפתור  

חשוב! במידה והקבלה "זיכתה" חשבון עסקה, הסעיפים השונים שזוכו יוצגו בהתאם בחשבונית. במידה והקבלה לא זיכתה חשבון עסקה עליך לציין בחשבונית כיצד הכסף התפצל בין הסעיפים השונים. במידה וכל הסכום משוייך רק לסעיף אחד בחשבונית כדוגמת שכ"ט יש ללחוץ על הכפתור  ולבחור באחד מהסעיפים המוצגים

פירוט הכפתורים בכותרת החלון:

 - הצגת מקור הקבלה אליו מקושר התקבול.

 - הפקת חשבונית מס בגין התקבול המסומן.

 - הצגת כרטיס ישות המשלם.[המשלם יכול להיות לקוח או ישות אחרת]

 - סגירה ידנית של התקבול. נבצע פעולה זו במידה ואין צורך להפיק חש' מס עקב פירעון התקבול.

חשוב! סגירה תסיר את התקבול מרשימת התקבולים להפקת חשבונית מס.

 - הדפסת תקבול או מספר תקבולים בהתאם לאפשריות הקיימות. לחיצה על הכפתור תציג דוחות הדפסה מובנים לבחירה.

 - יצוא רשומה או מספר רשומות לתוכנה חיצונית כדוגמת וורד/אקסל/HTML. לחיצה על הכפתור תאפשר בחירת שדות לייצוא.

 - סיכום ערכים מספריים מאחת העמודות המוצגות. לחיצה על הכפתור תציג אפשרויות חישוב לבחירה.

 - הצגת רשימת דוחות קשורים.

 - מעבר לכרטיס התיק אליו מקושר התקבול.

 - מעבר לכרטיס הלקוח אליו מקושר התקבול.

 - הצגת פרטי המשלם [מוצג בפרטי התקבול]

 - שינוי תצוגת הנתונים. לחיצה על הכפתור תציג אפשרויות סינון מובנות ובחירת שדות לתצוגה.

רשימת חשבוניות מס

ברשימת חשבוניות מס מוצגות חשבוניות, חשבוניות מס/קבלה וחשבוניות זיכוי שהופקו במערכת.

מהרשימה ניתן להציג את המסמכים החשבונאים, להדפיס את הנתונים בהתאם לדוחות ההדפסה ולבצע פעולות נוספות.

ברשימה ניתן לראות גם לאלו קבלות החשבוניות מקושרות ויתרה לקישור במידה ויש.

מתוך תפריט כספים > חשבוניות יוצג חלון סינון ברירת המחדל הכולל את הפרמטרים "תאריך חשבונית" ו"סוג חשבונית" לחיצה על  תציג אפשרויות סינון נוספות.

להצגת חלון סינון בכרטיס הלקוח ואו התיק לחץ על כפתור  ובחר באפשרות [חשבוניות - סינון]

פירוט הכפתורים בכותרת החלון:

 - יציאה מהמסך הנוכחי וחזרה למסך הקודם

 - הצגת פרטי החשבונית במסך נפרד.

 - הוספת חשבוניות מס ואו חשבונית מס/קבלה חדשה.

 - הדפסת תקבול או מספר תקבולים בהתאם לדוחות ההדפסה הקיימים.

 - ייצוא רשומה או מספר רשומות מהרשימה לתוכנה חיצונית כדוגמת וורד/אקסל/HTML. לחיצה על הכפתור תאפשר בחירת שדות לייצוא.

 - סיכום ערכים מספריים מאחת העמודות המוצגות. לחיצה על הכפתור תפתח חלון לבחירת סוג החישוב.

 - הצגת דוחות סיכומיים הקשורים לסוג המידע המוצג ברשימה.

 - הצגת כרטיס התיק אליו קשור התקבול.

 - הצגת כרטיס ישות של המשלם [קיימים מקרים שהמשלם אינו בהכרח הלקוח, אלא צד או איש קשר הקשור ללקוח].

 - ביטול של סגירה ידנית במידה ונעשתה. סטטוס התקבול יחזור להיות "פעיל"

 - שליחת קבלה בדואר אלקטרוני באמצעות תוכנת Microsoft Outlook. לחיצה על הכפתור תפתח חלון עם מלל מובנה מראש המוצג בגוף ההודעה.

 - שליחת הודעה פנימית למשתמשי התוכנה. בנושא ההודעה תוצג מספר החשבונית. הצגת פרטי ההודעה יאפשר פתיחת החשבונית.

 - שינוי תצוגת הנתונים ברשימה. לחיצה על הכפתור תציג אפשרויות סינון מובנות ובחירת שדות לתצוגה.

 

ביטול קבלה

ביטול קבלה נעשה במידה ואחד הפרטים שנרשמו בקבלה אינו תקין.

מאחר ולא ניתן "לשנות" קבלה קיימת, הדרך היחידה היא ביטול הקבלה והפקה של קבלה חדשה.

במקרה זה הקבלה המקורית תשנה את הסטטוס שלה מפעיל למבוטל ויופק מסמך חדש "ביטול קבלה".

שים לב! בקבלה המורכבת ממספר תקבולים, ניתן לבטל תקבול בודד, מבלי לבטל את כל הקבלה.

לביטול הקבלה עבור על השלבים הבאים:

שלב 1:

יש להציג את הקבלה המקורית 

שלב 2:

כניסה לקבלה וביטול התקבול/ התקבולים הרלוונטיים

תחת הכותרת האמצעית "רשימת תקבולים" , נסמן תקבול שברצוננו לבטל, בהקלקה על עכבר ימני או בכותרת העליונה של המסך נקליק על הכפתור

 יפתח מסך "ביטול תקבולים בקבלה" נרשום סיבת ביטול ונבחר בהתאם באפשרויות "הדפס לאחר שמירה"

"הצג את פרטי המסמך לאחר שמירה"

לסיום נלחץ על כפתור [אשר]

  נשים לב שבקבלה המקורית התקבול שינה את הסטטוס ל"מבוטל"

ברשימת הקבלות הקבלה המקורית מקבלת סטטוס "מבוטל"

 

 

ביטול חשבונית מס קבלה

ביטול חשבונית מס/קבלה כולל בתוכו שני שלבים הנעשים באופן רציף, לכל אחת מהפעולות הרשומות מטה מופק מסמך חשבונאי בהתאם "ביטול קבלה" ו "חשבונית זיכוי"

  1. ביטול קבלה כולל תקבולים מקושרים
  2. זיכוי של חשבונית מס

1. לביצוע הפעולה יש תחילה להציג את חשבונית המס/קבלה. הצגת המסמך יכולה להיעשות מתוך תפריט כספים > חשבונית מס או מכרטיס הלקוח והתיק

2. בכותרת המסמך יש ללחוץ על הכפתור   

במסך שיפתח יש לציין את תאריך ביטול התקבולים, אופן ההפקה וסיבת הביטול. 
להדפסת מסמך הביטול יש לסמן את התיבה "הדפס לאחר שמירה" ולסיום יש ללחוץ על הכפתור [אשר]

לאחר לחיצה על כפתור [אשר] יוצג מסך המתאר את התנאים לזיכוי חשבונית מס. להמשך יש ללחוץ על כפתור [הבא]

בהצגת מסך חשבונית הזיכוי ניתן לבחור את אופן ההפקה נייר [דיגיטלי או הברידי לבעלי המודול]

להצגת מסמך הזיכוי ניתן ללחוץ על הכפתור  להדפסת מסמך הזיכוי יש  לסמן את התיבה "הדפס לאחר שמירה"

לסיום הפעולה יש ללחוץ על הכפתור 

חשוב!

לאחר סיום התהליך המערכת תפיק 2 מסמכים ביטול קבלה וזיכוי חשבונית. סטטוס החשבונית ישתנה ל: "מבוטל/זוכה"

 

רשימת תקבולים להפקדה

ברשימת תקבולים להפקדה מוצגים תקבולים[המחאות /מזומן] אשר לא הופקדו בחשבונות הבנק בתוכנה. נשתמש בפעולה זו במידה ונרצה לבצע תיאום בנקים.

ברשימה מוצגים תקבולים השייכים לשני סוגי קבלות: קבלה רגילה וקבלת פקדון. טופס ההפקדה יכול להכיל תקבול בודד או מספר תקבולים.

חשוב לזכור! טופס ההפקדה לא יכול להכיל תקבולים השייכים לקבלה רגילה וקבלת פקדון בו-זמנית.

להצגת רשימת התקבולים להפקדה במסך הראשי לחץ על תפריט כספים ובחר ב - 

להצגת הקבלה הקשורה לתקבול לחץ על 

סינון ברירת המחדל הינו:

מהרשימה המוצגת נסמן את התקבולים הרלוונטיים ונלחץ 

בחלון "טופס הפקדה " נבחר את פרטי החשבון אליו יופקדו התקבולים ונלחץ שמור

 

רשימת טפסי הפקדה

ברשימת מוצגים טפסי ההפקדה שהופקו במערכת בהתאם לסינון שבוצע. טפסי ההפקדה מציגים את אותם תקבולים שהופקדו לחשבונות הבנק הקיימים בתוכנה. 

מרשימה זו ניתן להציג ולבטל טפסי הפקדה. במידה ובוטל טופס ההפקדה התקבולים המצויים בטופס יחזרו לרשימת התקבולים להפקדה.

להצגת טפסי ההפקדה עבור לתפריט כספים > 

סינון ברירת המחדל הינו:

רשימת כפתורים [פעולות]

 - הצגת טופס ההפקדה

 - ביטול טופס הפקדה

 - רישום מספר אסמכתא בטופס ההפקדה [האסמכתא מתקבלת מהבנק, לאחר ביצוע ההפקדה]

 

דוחות כספיים המופקים בתוכנת עודכנית

דו"ח מע"מ

דו"ח המע"מ בתוכנה מכיל בתוכו מספר נתונים 

  1. פירוט ההכנסות וההוצאות שכלול בהן מע"מ.
  2. סה"כ המע"מ השייך לעסקאות ולתשומות.
  3. סכום המע"מ שעל הנישום להעביר לרשויות המס.

הכנסות והוצאות פטורות ממע"מ (אגרות, פיקדונות וכו’) יכולות להיכלל בדו"ח זה לצורך דיווח בלבד ואינן מחושבות.

יש להפיק את דוח המע"מ עד ה - 15 לאותו חודש בגין נתוני חודש שעבר. ניתן לרכז נתונים לתקופה העולה על חודש אחד דרך 

חישוב המע"מ שיש להעביר לרשות המס מתבצע בתוכנה בדרך הבא:

מע"מ שקיבלתי(חשבונית שהוצאתי ללקוחות) פחות מע"מ ששילמתי(חשבוניות שקיבלתי מספקים) שווה מע"מ שיש להעביר לקופת המדינה.

שים לב! מס עסקאות מהווה את סכום המע"מ בחשבוניות שהפקתי, ומס תשומות מהווה את סכום המע"מ [המוכר] בחשבוניות ספק שהפקתי.

הפקת דו"ח מע"מ:

במסך הראשי לחץ על תפריט כספים >   בחלון לחץ על כפתור  (הוספת דוח חדש תתאפשר במידה ולא הופק דוח לחודש הקודם).

בחלון שיפתח ניתן לראות את סיכום סכומי המע"מ השונים, הסכום לתשלום, ופירוט סה"כ העסקאות וההוצאות.

לחיצה על כפתור  תאפשר הדפסה של הדו"ח במספר פורמטים (תדפיס דו"ח מע"מ, כותרות בלבד, שובר לתשלום מע"מ).

לחיצה על כפתור  תגרום להפקת דוח PCN [את הדוח ניתן להעלות לסימולטור רשות המיסים].

לחיצה על כפתור  תגרום לרישום פקודת יומן במאזן. (ישים למי שרכש מודול הנה"ח כפולה).

חשוב לזכור! במידה וקיים צורך להפיק מסמך חשבונאי כדוגמת חשבונית [לקוח או ספק] לאחר הפקת דוח מע"מ. יש למחוק את הדו"ח שהופק וליצור חדש.

 

דו"ח רווח והפסד

דוח רווח והפסד הוא דו"ח המסכם את הכנסות והוצאות המשרד, תוך פירוט סעיפי ההכנסה וההוצאה ומציג את רווחי או הפסדי המשרד בתקופה מסוימת.

הדוח מרכז נתונים ברמה שנה קלנדרית, אך המערכת מאפשר הפקת דו"ח רווח והפסד זמני תוך בחירת טווח תאריכים רצוי.

על מנת שהדו"ח ישקף נאמנה את פעילות המשרד יש לבצע פעולות רישומיות של הכנסות(חשבוניות) והוצאות (הוצאות לקוח ומשרד) תוך הגדרת סעיפי הוצאה והקפדה על מילוי הסיווגים החשבונאיים.

להסבר מקיף על יצירת סעיפי הוצאה והגדרתם ניתן לעבור לקישור הבא: הגדרת רשימת סעיפי הוצאה

שים לב! במידה והוצאות משרדיות קושרו לסעיף הוצאה שלא הוגדר לו סיווג חשבונאי, הן לא תוצגנה בדו"ח רווח והפסד.

הפקת דו"ח רווח והפסד

להפקת הדו"ח במסך הראשי עבור לתפריט כספים > דו"חות רווח והפסד.

במסך דו"חות רווח והפסד לחץ על כפתור 

ולחץ על כפתור [אשר]

שים לב ! בפעם הראשונה שנפיק דוח זה במערכת נידרש לבחור את השנה להפקת הדוח הראשון.

דוח רווח והפסד זמני

במידה וומעונינים להפיק דוח רווח והפסד כאשר השנה לא הסתיימה או לטווחי זמן הגדולים או קטנים משנה.

ניתן ללחוץ על הכפתור  ולהקליד טווחי תאריכים רצויים.

בחלון שיוצג הזן טווח תאריכים ולסיום לחץ על כפתור [אשר]

לאחר אישור תאריכים של דוח זמני או לחיצה על כפתור   יפתח חלון לבחירת רמת תצוגת דו"ח.

אחרי הבחירה נלחץ על כפתור "אשר"

לאחר הלחיצה על כפתור [אשר] יפתח חלון דיאלוג האם לכלול בדוח גם יתרות פתיחה. אישור או ביטול האפשרות יגרור את פתיחת הדוח.

 

דו"ח מקדמות מס

דו"ח מקדמות מס מסכם את מקדמות המס של עורכי הדין השותפים במשרד. לכל עורך דין קיים אחוז מקדמת מס אשר נקבע ע"י מס הכנסה.

מקדמת מס הינה תשלום על חשבון מס הכנסה ומטרתה גביית מס בסמוך להכנסה, כדי למנוע "התחשבנות" רק בסוף השנה.

חישוב מקדמת המס מתבצע בצורה הבאה: אחוז המקדמה מסך ההכנסות בטווח תאריכי דו"ח המע"מ × אחוז השותפות בעסק.

חשוב לזכור! דו"ח מקדמות מס כולל את סה"כ ההכנסות ללא המע"מ.

לדוגמא, במקרה בו שני שותפים בעלי אותו אחוז מקדמה (למשל, 13%) ולאחד 60% מהעסק ולשני 40%

החישוב יתבצע בצורה הבאה:  השותף הראשון ישלם מקדמות לפי 13% הנקבע ע"י מס הכנסה מסך 60% הכנסות המשרד בעוד שהשותף השני ישלם 13% מסך 40% הכנסות המשרד, דהיינו תשלום סכום מקדמות המס לשני השותפים יהיה שונה למרות אחוז מקדמות זהה שנקבע ע"י מס הכנסה.

טרם הפקת דוח מקדמות מס הכנסה יש לעדכן בתוכנה את הנתונים הבאים:

1. בהגדרות מערכת קוד מס’ 93 - דוחות תקופתיים נקבע אלו סעיפים מתוך חשבוניות/מס קבלה יכללו בדו"ח מקדמות מס.

סימון ההגדרה יגרום לסעיף להיכלל בדו"ח ולהיפך.

2. בהגדרות מערכת קוד מס’ 13 - ניהול משרד רשימת משתמשים אתר אתר את העובד [שותף] במשרד והצג את הכרטיס.

לחץ על כפתור  וקבע את אחוז השותפות והמקדמה לאותו משתמש.

הפקת הדוח:

בתפריט כספים לחץ על 

בחלון הסינון הזן טווח תאריכים רצוי ולחץ על כפתור [אשר]

את הדוח ניתן להדפיס או לייצא לאקסל

 

דו"ח ניכוי מס

דו"ח ניכוי מס במקור מתייחס לחובה החלה על המשלם לנכות מס הכנסה מהתשלום למוטב, ולהעביר לרשויות המס את הסכום שנוכה.

למעשה חובת המס היא של המוטב הזכאי לתשלום, אך החובה לנכות את המס באופן מלא או חלקי חלה על המשלם.

מכאן מס ההכנסה מורה למשרדך [במידה והמשרד עובד עם ספקים שהנך מנקה מהם מס במקור] להעביר את דוח הניכויים בגין התשלומים שבוצעו לנותני השירות.[הספקים].

את המס במקור מנכים מהחשבונית שהוצאת מהסכום כולל מע"מ. את המס במקור המשרד שלך יעביר למס הכנסה ובסוף השנה תקבל מהלקוח(ספק) אישור על סכום זה. המס במקור הוא על חשבון המס השנתי.

הפקת דוח ניכוי מס תלויה בעדכון כרטיס ספק ובהפקת חשבוניות ספק הכוללות נתוני ניכוי מס.

הגדרת אחוז ניכוי בכרטיס ספק

בתפריט כספים כנס לספקים > בצע סינן > הצג את כרטיס הספק.  בכרטיס הספק הזן פרטים כדוגמת אחוז ניכוי מס, תוקף אישור ניכוי מס וכו’.

הפקת דו"ח ניכוי מס

בתפריט כספים לחץ על  במסך דוחות ניכוי מס לחץ על כפתור 

להדפסת הדו"ח לחץ בכותרת החלון על 

הפקת ד"וח 856 [דו"ח מכוון לרשויות המס]

לאחר שהופק דו"ח ניכוי מס סגור את חלון "פרטי דו"ח ניכוי מס" וחזור לתפריט דוחות ניכוי מס במקור

בכותרת החלון יש לסמן את הדוח הרצוי ולאחריו יש ללחוץ על 

מבנה הדו"ח

חוצץ פירוט דוח 

 - הצגת התשלומים המקושרים.

 - הצגת כרטיס ספק.

 - ייצוא הנתונים המוצגים לתוכנה חיצונית כדוגמת וורד/אקסל/HTML. לחיצה על הכפתור תאפשר בחירת שדות לייצוא.

 - סיכום ערכים מספריים מאחת העמודות המוצגות. לחיצה על הכפתור תציג אפשרויות חישוב לבחירה.

 

דו"ח קובץ אחיד - OPEN FORMAT

עם ריבוי מערכות המחשב הקיימות בעסקים רבים, עלה הצורך להעביר נותוני עסקאות  באופן אוטומטי מגופים מסחריים ולרשות המיסים. במקביל עלה הצורך לקבוע מבנה רשומות אחיד, אשר בתוכן יישמר המידע העסקי. ובכך ליצור "פורמט" אחיד אשר ימנע את התלות בסוג התוכנה.

בעקבות שינוי בהוראות מס ההכנסה [חוק ניהול פנקסי חשבונות], בכל תוכנה לניהול מערכת חשבונות ממוחשבת החייבת ברישום צריכה להיות אפשרות להפיק קובץ ממוחשב של המידע החשבונאי.

להפקת הקובץ בתוכנת עודכנית לחץ על  > כלים ותחזוקה > ממשק פתוח OPEN FORMAT

במסך "ממשק פתוח"

  1. בחר את טווח התאריכים
  2. כונן - בחר את התיקייה בה ישמר הקובץ
  3. כלול כרטיסים שלא נכללים במאזן - סימון תיבה זו יכלול את כרטיסי הפקדון הקיימים במערכת בדו"ח.
  4. לסיום לחץ על כפתור [אשר]

לחיצה על כפתור  יפתח חלון דיאלוג לבחירת שמירת הקובץ. לאישור הפעולה לחץ על כפתור [OK]

מסך סיכום תנועות שהועברו לקובץ "פרטי נתוני קובץ במבנה אחיד"

הוספת התיקייה במיקום שנבחר 

ניהול פקדונות 

מערכת עודכנית נועדה לאפשר למשרדך לנהל את כספי הפקדון. בתוכנה ניתן ליצור חשבונות פקדון יעודיים , הפקה של קבלות ומשיכות פקדון ובהתאם לצורך הוספה של יתרות פתיחה 

בנוסף המערכת מאפשרת להציג בכל נקודת זמן את יתרת הפקדון ברמת לקוח או תיק ולהפיק דוחות בהתאם.

חשוב לזכור! קבלות הפקדון מופקות בפנקס חשבונאי נפרד ומקבלות רצף מספרי שאינו קשור למספור הקבלות הרגילות.

הפקת קבלות פקדון

בדרך כלל הפקת קבלות פקדון תעשה בעקבות כספים המופקדים בחשבונות הפקדון של המשרד, ומיועדים לגורמים שונים כדוגמת לקוח או תשלומי צד ג’.

קבלות פקדון יכולות להיות משוייכות לכל אחד מסוגי התיקים הקיימים בתוכנה. החל מתיקים רגילים ומשפטיים וכלה בתיקי תביעה והוצאה לפועל.

בתיקים מסוג הוצל"פ הפקת קבלת פקדון גוררת רישום פעולה מסוג תקבול. הפקת קבלות פקדון יכולות להעשות מהתפריט הראשי, מכרטיס התיק או מתפריט כלים שלובים.

במאמר נציג הסבר להפקת קבלת פקדון בתיק רגיל ומשפטי.

להפקת קבלת פקדון במסך הפתיחה לחץ על פקדונות >  [או השתמש בקיצור המקשים Ctrl+F7].

הפקת קבלת פיקדון מתבצעת בשני שלבים כדי להקל על תהליך ההפקה.

בשלב הראשון תתבקשו להזין מספר פרטים כלליים -  תאריך המסמך, שפת המסמך, מספר הלקוח והתיק בו תירשם קבלת הפיקדון, שם המשלם וכתובתו ובנוסף תוכלו לרשום הערות.

כמו כן בחלק התחתון של המסך תתבקשו להזין את פרטי התקבול או התקבולים שהתקבלו בקבלת הפיקדון:

 חשוב לזכור ! – במידה ולא הוזן תאריך בשדה "תאריך פרעון", התקבול יופיע בכרטיס התיק בחוצץ "פקדונות" בעמודה "תקבולים עתידיים", ולא יכלל ביתרת הפקדונות הכללית.

בהתאם לתאריך שהוזן בשדה "תאריך" בעת הפקת הקבלה, המערכת תפיק התראה "האם התקבול נפרע ?" במידה ויאושר, ייכלל התקבול בסה"כ יתרת הפקדונות בתיק.

בשלב השני והאחרון תוכל להבחין בפרטי קבלת הפיקדון  או ללחוץ על כפתור 
כדי להפיק את המסמך. לאחר לחיצה על כפתור [סיום] תופק קבלת הפיקדון ותקבל מספר במערכת.

קבלת הפיקדון תוצג במסך משולב בעל שני חלקים - עליון ותחתון.

בחלק העליון תוכל להבחין בפרטי קבלת הפיקדון ובחלק התחתון תוכל להבחין בפרטי התקבול/ים הנכללים בקבלה וכן בפרטי (סעיפי) המשיכות המקושרים לקבלה– תלוי בחוצץ בו תבחר.

מתוך חוצץ "תקבולים בקבלת הפיקדון" תוכל לבטל תקבול, להציג טופס הפקדה (אם יש) וכו’. מתוך חוצץ "משיכות" תוכל להוסיף משיכה  מפקדון

או לצפות במשיכות קודמות אם קושרו לקבלה.

באמצעות לחיצה על כפתור   בחלקה העליון של קבלת הפיקדון, "פרטי קבלת הפיקדון", תוכל לבחור אם להדפיס את המסמך ישירות אל המדפסת או להציגו על גבי המסך.

 

רשימת קבלות פקדון

רשימת קבלות פקדון מוצגות בתפריטים שונים בתוכנה. מתוך תפריט כספים, בכרטיס לקוח או בכרטיס התיק. בהתאם לתפריט שבה מוצגת הרשימה כך משתנה המיידע והפעולות הניתנות לביצוע. ברשימה מוצגות הקבלות שהפיקו המשתמשים בתוכנה, בהתאם לסינון שבוצע

מתפריט כספים > פקדונות יוצג חלון סינון ברירת מחדל. להצגת תנאים נוספים לחץ על כפתור  . להצגת כל הקבלות במערכת הסר סימונים קיימים ולחץ על כפתור 

כברירת מחדל בכרטיס הלקוח ואו התיק מוצגות הקבלות השייכות לשנת המס הנוכחית. להצגת חלון סינון לחץ על הכפתור  ובחר באפשרות פקדונות-סינון

פירוט הכפתורים:

 - יציאה מהמסך הנוכחי וחזרה למסך הקודם.

 - הצגת פרטי הקבלה בחלון נפרד. הצגת הקבלה יאפשר לבצע עדכון או ביטול באחד מהנתונים הקיימים. להסבר נוסף על עדכון קבלת פקדון עבור לקישור הבא: פרטי קבלת פקדון

 - הוספת קבלת פקדון חדשה. להסבר נוסף עבור לקישור הבא: הוספת קבלת פקדון. בכרטיס הלקוח או בכרטיס התיק לחיצה על הכפתור יאפשר הוספת משיכה ויתרת פתיחה.

 - רישום יתרת פתיחה/הגדלה של הפקדון בכרטיס התיק.

 - הדפסת רשימת הנתונים בהתאם לדוחות ההדפסה הקיימים. לחיצה על הכפתור תאפשר שליחת מסמך דיגיטלי. [במידה והמודול נרכש]

 - ייצוא רשומה או מספר רשומות מהרשימה לתוכנה חיצונית כדוגמת וורד/אקסל/HTML. לחיצה על הכפתור תאפשר בחירת שדות לייצוא.

 - ביצוע פעולות חשבוניות על עמודות המכילות ערכים מספריים. לחיצה על הכפתור תפתח חלון לבחירת סוג החישוב.

 - הצגת דוחות סיכומיים הקשורים לסוג המידע המוצג ברשימה.

 - הצגת כרטיס לקוח הקשור לקבלת הפקדון.

 - הצגת כרטיס תיק הקשור לקבלת הפקדון.

 - שליחת הודעה פנימית למשתמשי התוכנה. בנושא ההודעה תוצג מספר החשבונית. הצגת פרטי ההודעה יאפשר פתיחת החשבונית.

 - שליחת הקבלה בדואר אלקטרוני באמצעות תוכנת Microsoft Outlook. לחיצה על הכפתור תפתח חלון עם מלל מובנה מראש המוצג בגוף ההודעה.

 - צירוף כרטיס התיק אליו מקושרת הקבלה לקבוצת עבודה.

 - הסרת כרטיס התיק אליו מקושרת הקבלה מקבוצת עבודה.

 - שינוי תצוגת הנתונים ברשימה. לחיצה על הכפתור תאפשר ביצוע סינון ובחירת שדות לתצוגה.

 

תקבולים לפקדון

ברשימת תקבולים לפקדון מוצגים התקבולים השונים המרכיבים את קבלות הפקדון. 

כניסה לרשימה זו מאפשרת למשתמש לאתר קבלות בהתאם לפרטי התקבול, וכן להציג את הרכב הקבלות השונות. מהרשימה ניתן לבצע פעולות נוספות כדוגמת הוספת קבלת פקדון ומשיכה מפקדון

להצגת התקבולים במסך הראשי לחץ על תפריט פקדונות > תקבולים לפקדון.

לחיצה על כפתור [אשר] בחלון הסינון, תציג את רשימת התקבולים הקיימת במערכת. לשינוי אפשרויות הסינון לחץ על "הצג אפשריות נוספות". 

 

 מתוך הרשימה ניתן לבצע את הפעולות הבאות:

  - הצגת קבלת הפקדון אליה מקושר התקבול 

הוסף קבלה - עבור לקישור הבא: הוספת קבלת פקדון
הוסף משיכה - עבור לקישור הבא:
הוסף יתרת פתיחה/הגדלה עבור לקישור הבא

 

  - ייצוא חלק/כלל הנתונים המוצגים לתוכנת אקסל/HTML או וורד

 /  - הצגת הלקוח או התיק אליו מקושרת הקבלה

 

 

תקבולי פקדון שטרם נפרעו

ברשימה מוצגים תקבולי פקדון שהגיע זמן הפרעון שלהם ולא הוזן עבורם תאריך פירעון בשדה "תאריך פירעון" 

כניסה לתפריט זה מאפשר למשרדך לבצע מעקב ובקרה אחרי תשלומים דחויים.

בדיקה זו חשובה במיוחד בתיקי תביעה או הוצאה לפועל אשר סימון תקבול כ "נפרע" יגרום לביצוע הקטנה ביתרת החוב בתיק.

במידה וקבלת הפקדון מופקת לחייב או לכל גורם אחר, כאשר המשרד אינו בטוח בפירעון התקבול. ניתן להשאיר שדה זה ריק.

כאשר יפרע התקבול, יוכל המשתמש לחזור לאותו תקבול ולסמן אותו כ"נפרע".

כחלק מהעזרה של המערכת בניהול הכספים במשרד,  קיימת התראה על תקבולים אלו במסך הפתיחה של עודכנית

וניתן גם לגשת אליהם בצורה עצמאית מתפריט הפקדונות 

גישה לתקבולים ממסך הפקדונות

להצגת רשימת התקבולים שטרם נפרעו בסרגל הניווט לחץ על תפריט פקדונות > תקבולי פקדון שטרם נפרעו.

סינון ברירת המחדל הינו:

לחיצה על הכפתור   תציג את רשימת התקבולים שהגיע מועד פירעונם.

מתוך הרשימה ניתן לסמן תקבול בודד או מספר תקבולים וללחוץ על כפתור "סמן כנפרע".

לאחר ההקלקה יעלה חלון בו נתבקש לסמן מתי נפרע/ו התקבול/ים

בתיקים מסוג "תביעה" או "הוצל"פ" יפתח חלון נוסף, אשר יגרור הוספת פעולה מסוג תקבול בתיק.

במידה וסומנו מספר תקבולים יחדיו, יפתח חלון

רשום פעולת תקבול אוטומטית (עפ"י סדר זיכוי) – בתיקים שבהם התקבלו התקבולים ירשמו בחוצץ פעולות, פעולות מסוג "תקבול", סכום התקבול יכסה את יתרות החוב בתיקים ע"פ סדר זיכוי שהוגדר לתיק.

קבע סדר זיכוי לכל תקבול בנפרד – לכל אחד מהתקבולים שסימנו לפירעון יפתח חלון נפרד המאפשר לבחור את האופן שבו יחולק התקבול בין הסעיפים המרכיבים את יתרת החוב בתיק.

 

משיכה מפקדון

משיכה מפקדון תעשה לתיעוד העברת כספים מחשבון פקדון לאחד משלושת הגורמים:

  1. לקוח - העברת כסף ללקוח כגון במקרים בהם זכינו עבורו בתביעה/ קיבלנו עבורו כספים בנאמנות או במקרה של צורך בהחזר כספי פקדונות.
  2. משרד - העברת כספי הפקדונות לחשבונות המשרד כגון במקרים של משיכת כסף עבור שכר טרחה.
  3. צד ג’ - העברת כספים מהפקדון למי שאינו לקוח ואינו המשרד,  לדוגמא במקרים של תשלום לבית משפט עבור אגרות.

משיכה מפקדון נעשת ברוב המקרים כנגד תקבול (קבלת פקדון/יתרת פתיחה) עם זאת קיימת אפשרות במערכת לבצע משיכות ללא יתרה קיימת (משיכות יתר). 

משיכות הפקדון יכולות להעשות בשתי צורות

  1. משיכה אוטומטית (לא מומלץ) - המערכת תבחר משיכה כנגד התקבול בעל התאריך המוקדם ביותר.
  2. משיכה ידנית - המשתמש מחליט כנגד איזו קבלה ניתן לבצע את המשיכה.

הוספת המשיכה 

להוספת משיכה במסך הראשי כנס ל[פקדונות] > 

בחלון הוספת משיכה נוכל להבחין ביתרת הפיקדון ללקוח, ויתרת הפיקדון לתיק.

רשימת השדות:

שם שדה

הסבר כללי

הערות

מספר לקוח

מספר הלקוח לו תבוצע המשיכה

באמצעות ארבעה שדות אלו ניתן לאתר את הלקוח והתיק בו תירשם המשיכה.

 

שם לקוח

שם הלקוח לו תבוצע המשיכה

מספר תיק

מספר התיק בו תבוצע המשיכה

שם תיק

שם התיק בו תבוצע המשיכה

תאריך

תאריך ביצוע המשיכה

 

לגורם

לאיזה גורם מתבצעת המשיכה

לקוח, משרד, צד ג’ ,קרן

עבור

עבור מה מתבצעת המשיכה

אגרה, הוצאות, כללי, שכ"ט, החזר הוצאות, ריבית והצמדה, קרן

לפקודת

לפקודת מי מתבצעת המשיכה

יש לבחור מרשימת הישויות במערכת

פרטים

פרטי המשיכה

מלל חופשי

אופן משיכה

כיצד התבצעה המשיכה

המחאה, מזומן, העברה, כרטיס אשראי, הוראת קבע

סכום

סכום המשיכה

כמה כסף נמשך מחשבון הפקדונות של הלקוח

מטבע

מטבע המשיכה

ש"ח, דולר, יורו וכו’.

מספר חשבון

מספר החשבון ממנו מתבצעת משיכת הכספים

 

שם חשבון

שם החשבון ממנו מתבצעת משיכת הכספים

 

מספר המחאה

מספר ההמחאה

לאחר קישור לחשבון ממנו נמשכים הכספים שדה זה הופך לפעיל

פרטי חשבון בנק להעברה

בחירת אמצעי תשלום מסוג "העברה" יגרור הפיכת שדות הקשורים ל"פרטי חשבון בנק להעברה" להיות פעילים

 

הדפס מכתב משיכה מפיקדון לאחר שמירה

מכתב משיכה מפיקדון המכיל פרטים על המשיכה יודפס אוטומטית בסיום ביצוע המשיכה

 

סגור חלון לאחר הפקה

סגירת החלון לאחר ביצוע המשיכה

 

הדפס שיק לאחר שמירה

הדפסת המשיכה באמצעות נייר שיקים לאחר לחיצה על כפתור "שמור"

כרוך ברכישת מודול הדפסת שיקים

 

 

1. לאחר מילוי השדות ולחיצה על שמירה, תתבקש לבחור את אופן שיוך המשיכה לקבלות הפיקדון:

בצע שיוך אוטומטי  - המערכת תבצע בעצמה את כל תהליך המשיכה ובחירת הקבלות לשיוך (השיוך יעשה מכל תיקי הלקוחולפי סדר כרונולוגי של תאריכי הקבלות).

שיוך ידני – המערכת תפתח חלון נוסף ובו יוכל המשתמש לבחור מאילו קבלות פיקדון לבצע את המשיכה.

רשום כמשיכת יתר -  יפתח חלון נוסף לשלב הבא של המשיכה כאשר סכום המשיכה מופיע כמשיכת יתר (משיכה שאינה מקושרת לקבלת פיקדון )

2. במידה ובחרת באופציה שיוך ידני לאחר מילוי השדות ולחיצה על שמירה, תתבקש לבחור קבלה מהרשימה וללחוץ עליה לחיצה כפולה כדי לשייכה למשיכה. (המערכת מתריעה כי ניתן לשייך למשיכה מספר קבלות פיקדון )

3. בחלק התחתון של מסך המשיכה תחת הכותרת "תקבולים משויכים "

ניתן יהיה לראות את פרטי התקבול שסימנו למשיכה, לסיום ביצוע המשיכה יש להקליק על האייקון  "שמור" בפינה השמאלית התחתונה של המסך .

4. לאחר אישור הייחוס, תירשם המשיכה במערכת - תקבל מספר משיכה ותוצג במסך משולב בעל שני חלקים- עליון ותחתון.

בחלק בעליון תבחין ב"פרטי משיכה מפיקדון" ובחלק התחתון ב "תקבולי פקדון מקושרים " (באם שויכה המשיכה לקבלה או מספר קבלות):

שיוך משיכה מפקדון למספר קבלות בו זמנית

ניתן לבחור מספר קבלות לשיוך בו-זמנית, במידה וסכום הקבלות לשיוך תואם בדיוק את סכום המשיכה,

חשוב! במידה וסכום הקבלות שנבחרו גבוה מסכום המשיכה קבלות שסכומן אינו מכוסה במלואו ע"י סכום המשיכה לא יכללו במשיכה ויהיה צורך לבחור אותן בהקלקה נפרדת .

בדוגמא נבחרו 3 קבלות בסכום של 3000 ₪ הגבוה ב500 ₪  מסכום המשיכה 2500 ש"ח. שתי הקבלות הראשונות מכוסות במלואן ע"י סכום המשיכה ולכן יסומנו למשיכה

אולם הקבלה האחרונה מס’ 3575 שסכומה 1000 ₪ גבוה יותר מהסכום הנותר הנדרש לכיסוי המשיכה (רק 500 ₪) לא תיכלל בשיוך ואם נרצה שתיכלל במשיכה יש צורך לבחור אותה שוב בהקלקה נפרדת .

אישור הייחוס יציג את המסך הבא:

 

בשל ההפרש בסכומים למרות שסימנו 3 קבלות , רק 2 בשלב זה סומנו למשיכה

אם נרצה למשוך כסף גם מהקבלה השלישית עלינו לבצע הקלקות נוספות וללחוץ "אשר"

לאחר אישור הייחוס תירשם המשיכה במערכת - תקבל מספר משיכה ותוצג במסך משולב בעל שני חלקים

1. בחלק בעליון תבחין ב"פרטי משיכה מפיקדון"

2. ובחלק התחתון ב "קבלות פיקדון קשורות" (באם שויכה המשיכה לקבלה או מספר קבלות):

 

סעיפי משיכות מפקדון

בתוכנת עודכנית ניתן לבצע משיכות פקדון לטובת שלושה גורמים

1. לקוח 2. צד ג’ 3. משרד

ברשימת סעיפי משיכות מפקדון אנו מאפשרים להציג את המשיכות שבוצעו בהתאם לסעיף המשיכה שנבחר בחלון הסינון.

להצגת סעיפי המשיכה, בתפריט פקדונות לחץ על [סעיפי משיכות פקדון]. להצגת כלל המשיכות בחלון הסינון לחץ על כפתור [אשר] או לחלופין קבע תנאים אחרים לסינון בהתאם לאפשרויות המוצגות.

מתוך רשימת הנתונים נוכל ניתן להבחין בנתונים בשדות "משיכה לגורם" "משיכה עבור" סכום התקבול והסכום שקושר ועוד. 

מהרשימה נוכל להוסיף קבלה לבצע משיכה או להכנס לכרטיס התיק או הלקוח בהתאם.

לחיצה על אחת הכותרות כדוגמת   או  תמיין את הנתונים בהתאם.

פירוט הכפתורים בכותרת החלון

 - הצגת קבלת הפקדון אליה מקושר סעיף המשיכה.

 - הדפסת הנתונים בהתאם לאחד הדוחות המוצגים.

 - ביטול סעיף המשיכה. לחיצה על הכפתור, תציג חלון התראה.

 - ייצוא רשומה או מספר רשומות [משיכות] לתוכנה חיצונית כדוגמת וורד/אקסל/HTML. לחיצה על הכפתור תאפשר בחירת שדות לייצוא

 - הצגת כרטיס הלקוח אליו מקושרת המשיכה.

 - הצגת כרטיס התיק אליו מקושרת המשיכה.

 - ביטול משיכה. לחיצה על הכפתור תנתק את הקישור בין המשיכה לבין הקבלה.

 

יתרות פתיחה ורישומים ידניים

ברשימת יתרות פתיחה מוצגות יתרות פתיחה או הגדלות שביצע המשתמש באופן ידני.

בד"כ יש לבצע פעולות למשרדים אשר עברו הסבות מתוכנות שונות לתוכנת עודכנית, או במקרים שיש להגדיל את סכום הפקדון שלא מתוך קבלת פקדון [ריבית שהתווספה]

להוספת יתרת פתיחה בתפריט פקדונות > נלחץ על יתרות פתיחה ורישומים ידניים > ונבצע סינון בהתאם לאפשרויות בחלון הסינון.

 להוספת יתרת פתיחה חדשה לתיק נלחץ על כפתור 

נבחר באפשרות [סוג רישום] המתאימה יתרת פתיחה /הגדלה, ונמלא את השדות של פרטי חשבון בנק.

חלון פרטים נוכל להקליד מלל הסבר שישרת אותנו בעתיד להבנת מקור הסכום  .

שים לב! ניתן להזין סכום שלילי. לסיום לחץ על כפתור 

חשוב! לא ניתן לעדכן יתרת פתיחה שהוזנה במערכת. הדרך היחידה היא ביטול יתרת הפתיחה ויצירת חדשה. לביטול היתרה יש ללחוץ על כפתור 

 ביטול התנועה יצור תנועה במערכת בערך שלילי, תחת סטטוס "מבוטל"

 

כרטסת פקדונות ללקוחות

כרטסת הפקדונות ללקוח מוצגת בתוכנה

  1. מתפריט פקדונות > "כרטסת פקדונות ללקוחות"
  2. מכרטיס לקוח בחוצץ "פקדונות"

ברשימה מוצגים סיכומי ההפקדות משיכות והיתרות ברמת לקוח. [במידה וקיימות תנועות במטבעות שונים, הם יוצגו בשורות נפרדות]לחיצה כפולה על הרשומה תציג את פירוט התנועות לאותה שנת מס.

מהרשימה  ניתן להוסיף קבלה ומשיכת פקדון להוסיף יתרת פתיחה להדפיס ולייצא נתונים.

כניסה לתפריט פקדונות > כרטסת פקדונות ללקוחות יפתח חלון סינון ברירת מחדל. 

לחיצה על הכפתור  תאפשר הצגת תנאי סינון נוספים.

חשוב! רשימת הפקדונות המוצגת בכרטיס התיק מציג את התנועות לשנת המס הנוכחית. לשינוי התצוגה יש ללחוץ על כפתור  ולבחור באפשרות "פקדונות - סינון"

 

שדות חשובים:

  1. יתרת פתיחה לתקופה - מייצגת את יתרת הפקדונות בהתאם לטווח התאריכים שנבחר.
  2. יתרת פקדון - מייצגת את יתרת הפקדון הקיימת ללקוח ללא הגבלת טווח תאריכים.
  3. הפקדות/משיכות - סה"כ ההפקדות וסה"כ המשיכות שבוצעו בהתאם לטווח התאריכים שנבחר.
  4. תקבולים עתידיים - תקבולים שעדין לא נפרעו במערכת [קבלות פקדון אשר לא נרשם תאריך בשדה "תאריך פירעון"]

 - מייצג משיכת יתר.

מייצג פקדון פתוח.

רשימת הכפתורים בכותרת החלון

 - יציאה מהמסך הנוכחי וחזרה למסך הקודם

 - הצגת התנועות המרכיבות את כרטסת הפקדונות. 

 - בחירה בין הוספת קבלה/משיכה ויתרת פתיחה.

 - הצגת כרטיס לקוח המקושר לכרטסת הפקדונות.

 - הדפסת רשימת הנתונים בהתאם לדוחות ההדפסה הקיימים.

 - יצוא רשומה או מספר רשומות מהרשימה לתוכנה חיצונית כדוגמת וורד/אקסל/HTML. לחיצה על הכפתור תאפשר בחירת שדות לייצוא.

 - ביצוע פעולות חשבוניות על עמודות המכילות ערכים מספריים. לחיצה על הכפתור תפתח חלון לבחירת סוג החישוב.

 - שינוי תצוגת הנתונים ברשימה. לחיצה על הכפתור תאפשר ביצוע סינון ובחירת שדות לתצוגה.

 

כרטסת פקדונות לתיקים

בכרטסת הפקדונות לתיקים מוצגים סיכומי ההפקדות משיכות והיתרות לכל תיק ותיק. לחיצה כפולה על אחת הרשומות [תיקים] תציג את פירוט התנועות בהתאם לסינון שבוצע.

מהרשימה ניתן להוסיף קבלת פקדון ומשיכה, להכנס לכרטיס הלקוח והתיק או לייצא נתונים.

חשוב! רשימת הפקדונות המוצגת בכרטיס התיק מציג את התנועות לשנת המס הנוכחית.

לשינוי התצוגה יש ללחוץ על כפתור  ולבחור באפשרות "פקדונות - סינון"

להצגת כרטסת הפיקדונות לתיקים במסך הראשי לחץ על פקדונות 

סינון ברירת המחדל לרשימה הינו:

לחיצה על הכפתור [לאפשרויות סינון נוספות] תאפשר תנאי סינון נוספים.

חשוב לזכור! ניתן לנהל פקדונות גם במטבעות זרים. במקרה כזה נראה בכרטסת הפיקדון מספר שורות לאותו תיק. ש"ח בנפרד ודולר (למשל) בנפרד.

מתוך הרשימה חשוב לשים לב לשתי עמודות חשובות

  1. יתרת פתיחה לתקופה - מייצגת את יתרת הפקדונות בהתאם לטווח התאריכים שנבחר.
  2. יתרת פקדון - מייצגת את יתרת הפקדון הקיימת ללקוח ללא הגבלת טווח תאריכים.

 - מייצג משיכת יתר.

- מייצג פקדון פתוח.

 

Powered by PHPKB (Knowledge Base Software)