חוברת הדרכה - הסכמי נוכחות ועלות

הסכמי נוכחות ועלות
מדריך למשתמש עודכנית פלטינום

 

 

הסכמי נוכחות ועלות
 

תוכנת פלטינום מאפשרת דיווח ניהול ובקרה של שעות העבודה ושעות היעדרות של העובדים בחברה.

רישום שעות נוכחות בתוכנה יכול להתבצע באופן מכאני באמצעות קליטת קובץ משעון נוכחות או באופן אוטומטי עם פתיחת התוכנה.

תוכנת הפלטינום מאפשרת (בהתאם להרשאות) להוסיף שעות נוכחות או חוסרים באופן ידני. בתוכנה ניתן להגדיר עבור כל עובד שעות תקן ושעות נוספות, ועלות עובד לשעה.

התוכנה מאפשרת הצגת נתונים של שעות נוכחות, ימי מחלה חופשה וכו’. זיהוי חריגות ולטפל בהן באופן מידי.

בנוסף ניתן לבצע ניתוח של שעות נוכחות כנגד רישום חיובים. באמצעות דוחות שונים ניתן להציג את כמות שעות העבודה לעובד מול שעות רישום חיובים, ובכך להעריך ולנתח יעילות וכדאיות עבודה.

הגדרות

לעבודה מיטבית עם התוכנה מומלץ לבצע שינויים בהגדרות טרם תחילת העבודה. הגדרות אלו מתייחסות לרישום שעות עבודה ועלות, מתן הרשאות, וסוגי העדרויות במשרד.

להגדרות מערכת בצע את השלבים הבאים:

תפריט ההמבורגר> כלים ותחזוקה > הגדרות מערכת >

ניהול משרד  - כללי קוד מס’ 54

במסך זה נקבע ביצוע רישום שעות כניסה ויציאה בתוכנה אם הפעלת התוכנה.

חשוב לזכור! רק סימון תיבת הסימון ב –  יאפשר פעולה זו.

להפעלת האפשרות לחץ על כפתור  סמן ü בתיבת הסימון הרצויה ולסיום לחץ על כפתור 

 

א. חישוב שעות פעילות(נוכחות) בתוכנה – סימן יאפשר רישום שעות כניסה/יציאה בתוכנה.
ב. התראה על חוסר בשעות חיובים – סימון יציג התראה במידה וכמות החיובים קטנה מכמות שעות עבודה.

חשוב לזכור! הגדרה זו כללית, ומשפיעה על כלל משתמשי המערכת.

חשוב לזכור!   רישום שעות כניסה יעשה באופן אוטומטי עם כניסת העובד לתוכנה ללא פתיחת חלון הודעה.

ניהול משרד – קבוצת משתמשים/הרשאות – קוד מס’ 26

במסך זה נקבע הרשאות לצפייה, שינוי והוספה של שעות נוכחות .

הגדרה נוספת היא יצירת הסכם נוכחות .

בהגדרה של שעות נוכחות נקבע אם משתמש בתוכנה יוכל לשנות או להוסיף שעות נוכחות שלו או של משתמשים שונים במערכת. ובשנייה נגדיר אלו משתמשים יכולים ליצור הסכמי נוכחות בתוכנה. הפקת דוח נוכחות לעובד דורש שיוך העובד להסכם נוכחות.

הרשאה שעות נוכחות:

1. לביצוע ההגדרה יש לבחור את קבוצת  המשתמשים הרצויה וללחוץ על כפתור 

2. יש לאתר את ההרשאה "שעות נוכחות"

3. ללחוץ על הכפתור  ולאחריו לחץ על כפתור  סמן את האפשרויות הרצויות בתיבת הסימון.

4. לסיום יש ללחוץ על כפתור 

דוגמא 1 : לקבוצת הרשאה "עובדים" השארתי רק את ההרשאה "צפייה". (שעות נוכחות של העובד)

  דוגמא 2: לקבוצת הרשאה "מנהלים" עם ההרשאות של: צפייה, עדכון, הוספה של שעות נוכחות של כלל העובדים.

הרשאה הסכם נוכחות:

1. לביצוע ההגדרה יש לבחור את קבוצת המשתמשים הרצויה וללחוץ על כפתור 

2. יש לאתר את ההרשאה "הסכמי נוכחות"

3. ללחוץ על הכפתור    ולאחריו ללחוץ על כפתור  סמן את האפשרויות הרצויות בתיבת הסימון.

4. לסיום יש ללחוץ על כפתור

דוגמא: מתן הרשאות מלאות ליצירת הסכם נוכחות לקבוצת מנהלי מערכת.

דוגמא: מתן הרשאות מלאות ליצירת הסכם נוכחות לקבוצת מנהלי מערכת.

ניהול משרד – רשימת משתמשים - קוד מס’ 13

בתוכנת ניתן לקבוע את עלות שעת עבודה [עובד במשרד] ברמת משתמש בודד או ברמת קבוצת עלות עובדים.

למשרדים המעסיקים עובדים רבים תוך הבדלי עלויות, עדיף לעבוד עם קבוצות עלות. בהמשך יוסבר כיצד לבצע את ההגדרה ברמת הקבוצה.

חשוב לזכור! ביצוע ההגדרה מצריך מתן הרשאה.

 

עלות שעת עבודה לעובד

לביצוע ההגדרה יש לסמן את העובד הרצוי מתוך הרשימה וללחוץ על כפתור

 

בכרטיס פרטי משתמש יש לסמן את חוצץ "מחירי עלות" וללחוץ על כפתור

יש למלא את השדות השונים ולסיום לחץ על כפתור

 

פירוט השדות במסך כמות ועלות שעות עבודה

שדה

תיאור

מתאריך

ציון התאריך שבו החל רישום עלות שעת עבודה

עלות לשעה

עלות שעת עבודה לעובד.

כספים – רשימת קבוצות עלות עובדים – קוד מס’ 90

בהגדרה זו נקבע עלות שעת עבודה לקבוצת עובדים. במשרדים בהם קיימים הבדלים בין עלויות העבודה ניצור קבוצות שונות ולכל קבוצה נרשום עלות שונה.

לאחר ביצוע ההגדרה נקשר את העובד [בכרטיס עובד] לקבוצה אליה הוא שייך.

1. להוספת קבוצת עלות חדשה לחץ על הכפתור

2. הקלד את שם הקבוצה לדוגמא: "מתמחים" ולחץ על כפתור 

 

 

4. לחץ על הכותרת "עלות קבוצת עובדים לשעה" ולחץ על הכפתור  

5. הקלד את עלות שעת העבודה ולחץ על  

6. לקישור משתמש לקבוצת עלות בצע את הפעולות הבאות:

6.1. בהגדרות מערכת הכנס להגדרה מס' 13 - רשימת המשתמשים

6.2. פתח את כרטיס המשתמש מהרשימה ולחץ על כפתור

6.3. בשדה "קבוצות עלות עובדים" בחר את קבוצת העלות

6.4. לסיום לחץ על כפתור

ניהול משרד - הסכמי נוכחות קוד מס’ 178

בפרטי הסכם נגדיר את הסכמי העבודה הקיימים במשרד. במסגרת ההסכם נקבע את כמות שעות העבודה הנדרשות, זמני הפסקה שעות נוספות ופגרות שונות. יצירת ההסכם יאפשר למשרדך להפיק דוחות נוכחות לעובדים השונים במשרד.

ההסכם כולל בתוכו שלושה חלקים:

1. בחלק הראשון של ההסכם נגדיר את ימי העבודה בשבוע, כמות שעות העבודה, וזמן הפסקה. בנוסף נגדיר את כמות שעות "התקן" אשר חריגה מהן יחושבו שעות נוספות או לחלופין שעות חסר.

2. בחלק השני של ההסכם נגדיר את המשתמשים במשרד הנכללים באותו הסכם [ראה קישור להסבר מפורט: רשימת עובדים מקושרים להסכם נוכחות]

3. ובחלק השלישי נוסיף במידת הצורך ימי שבתון. נשים לב שבאופן אוטומטי המערכת מציגה את ימי השבתון כפי שמוגדרים ביומן עודכנית. בנוסף ניתן להוסיף ימים באופן ידני.

[ראה קישור להסבר מפורט: רשימת ימי שבתון מקושרים להסכם]

חלק ראשון הגדרת פרטי הסכם נוכחות

להוספת הסכם נוכחות חדש כנס להגדרה מס’ 178 "ניהול משרד - הסכמי נוכחות" ולחץ על כפתור 

בשדה [תיאור] הקלד שם לתיאור ההסכם. למשל: "משרה מלאה"

במידה ובכל ימי השבוע כמות שעות העבודה/הפסקה/תקן זהים לחץ על הכפתור 

במסך הגדרות שעות להסכם:

  1. סמן את התיבה "משעה" והגדר את שעת הכניסה והיציאה.
  2. הגדרת את כמות שעות העבודה ליום [שעות תקן]
  3. הגדרה את משך ההפסקה.
  4. הגדר את כמות שעות העבודה אשר מעבר להן ירשמו שעות נוספות או חוסר.
  5. סמן את ימי העבודה בשבוע
  6. לסיום לחץ על כפתור 

{Embed-Article-ID:3742} 

{Embed-Article-ID:3743} 

חישוב שעות נוספות בתוכנה

שעות מחושבות עפ"י הערך שמוגדר בהסכם נוכחות בשדה "100% תקן" ליום הרלוונטי.

אם סה"כ שעות ביום עבודה עובר את ה-100%, החישוב מתבצע באופן הבא:

שעתיים מעבר ל-100% יכנסו ל-125%

כל השעות מעבר ל125% יכנסו ל150%

כל השעות ביום שבת נכנסות אוטומטית ל-200%

ימי שבתון/חגים – שעות שבמסגרת יום שבתון יכנסו לשעות 100%, 125%, 150% (בהתאם לתקן שהוגדר ליום זה בשבוע) ויופיעו גם בעמודה "שעות חריגה מתקן (100%)".

מצב זה דורש ממנהל לבדוק מה רשום בתיאור "העדרות/שבתון" וב-"תיאור התראה".

ניהול משרד - סוגי העדרויות קוד מס’ 153

בהגדרה מס' 153 נוכל להוסיף סוגי העדרויות אשר לא מופיעות כברירת מחדל בתוכנה. לדוגמא: סוג העדרות "בדיקה", "יום מחלה", "שירות מילואים" וכו'.

להוספת סוגי התראות בצע את הפעולות הבאות:

5.1. סמן את שורת הקוד – מספר 153 ולחץ על הכפתור  

5.2. במסך "סוגי העדרויות" לחץ על הכפתור 

5.3. במסך "פרטי סוג העדרות" מלא את השדות הרצויים ולחץ על הכפתור

חשוב לזכור! סימון סוגי העדרות כ"מאושרות" או "לא מאושרות" יאפשר למשרדך לעקוב אחר העדרויות השונות במשרדך.

תפעול  המודול והפקת דוחות

במידה והוגדר חישוב שעות נוכחות בתוכנה, הפעלת התוכנה וסגירתה יגרום לרישום שעות באופן אוטומטי.

בכותרת ניהול משרד נוכל לצפות בכלל רישומי הכניסה/יציאה והעדרויות שנרשמו בתוכנה.

בהתאם להרשאות ניתן לעובד או לקבוצת עובדים לצפות ברישומים של עובדים אחרים, להוסיף ולשנות שעות כניסה ויציאה וביצוע רישום העדרויות לפי הצורך.

שעות עבודה לעובד

הצגת נתוני שעות עבודה לעובד בעודכנית תלויה בביצוע הגדרות מקדימות בתוכנה. כדוגמת הפעלת רישום שעות נוכחות בתוכנה ויצירת הסכמי עבודה.

לאחר שבוצעו הגדרות אלו רישום שעות הכניסה יכול להתבצע באופן אוטומטי [במידה והוגדר] אם פתיחת התוכנה וסגירתה או באמצעות רישום ידני.  

ניתן לצפות בשעות העבודה שנרשמו לעובד ממספר מסכים בתכנה

1. צפיה בנתונים מתפריט ניהול משרד  

  בתפריט ניהול משרד > שעות עבודה לעובד. בטבלה מוצגות שעות הכניסה והיציאה והחיובים שנרשמו בזאת בהתאם לסינון שבוצע בחלון הסינון.

2. צפייה בנתונים מתפריט שולחן העבודה 

בתפריט ניהול משרד > שולחן עבודה

מתוך חלון "גרף שעות עבודה שנרשמו" ניתן להציג שעות שנרשמו או לחלופין להוסיף שעות חיוב

חשוב! להצגת הנתונים בצורה גרפית יש להכנס להגדרה מס’ 180 הגדרות אישיות - שולחן עבודה > בחירה באפשרות - גרף שעות עבודה שנרשמו

רשימת הכפתורים בכותרת החלון

- הצגת פרטי רישום במסך נפרד.

 - הוספה או עדכון שעת כניסה ויציאה.

 - הוספת רישום מסוג היעדרות.

  • סוג העדרות – בחירת סוג העדרות מתוך רשימה קבועה. ( לסוגי העדרות ראה הגדרה מס’ 143 )
  • שם העובד – שם העובד בתוכנה.
  • תיאור – מלל חופשי, תיאור סוג העדרות.
  • מתאריך – עד תאריך , תאריך תחילת היעדרות וסיום היעדרות. (התאריך שירשם בשדה "מתאריך" יופיע באופן אוטומטי בשדה "עד תאריך")
  • כמות שעות – כמות שעות העדרות.
  • יום מלא - במידה וסוג העדרות היא "יום מלא" אין צורך ברישום שעות.

 - הוספת חיוב. לחיצה על הכפתור יפתח מסך של הוספת חיוב חדש למערכת.

 - סיכום ערכים בעמודה לפי בחירה, מנתוני הרשימה.

 - הדפסת רשימת שעות עבודה עלפי אחד מדו"חות ההדפסה הקיימים.

 - ייצוא רשימת שעות עבודה לתוכנה חיצונית דוגמת וורד או אקסל.

 - רשימת דוחות מערכת המתאימים לקטגוריה של שעות עבודה.

   - חיפוש שעות לעובד מסוים ברשימת שעות עבודה על פי קריטריון כלשהו, בשדה כלשהו לחיצה על השדה לפיו מעוניינים לחפש את הרישום > הקלדת המלל לחיפוש או לחיצה על  CTRL+F

 - אפשרות לשנות את תצוגת הנתונים, או לבצע סינון אחר.

רשימת השדות במסך "שעות עבודה לעובד".

שם השדה

הסבר כללי

הערות

תאריך

שדה תאריך

לא תלוי בביצוע קליטת רישום בתוכנה.

משתמש

שם משתמש בתוכנה.

 

יום

שדה יום בחודש.

לא תלוי בביצוע קליטת רישום בתוכנה.

שעת התחלה

שעת התחלת רישום כניסה לעובד.

נרשם אוטומטי עם כניסה לתוכנה

שעת סיום

שעת סיום רישום יציאה לעובד.

 

שעות נוכחות

חישוב שעות נוכחות בשעות ובחישוב עשרוני.

 

שעות נדרשות

חישוב שעות נדרשות לעובד ליום עבודה.

בהתאם להגדרת שעות תקן לעובד.

שעות תקן 100%

הפרש שעות בין שעות נדרשות לשעות תקן 100%

במידה ונקבע לעובד ביום מסויים 8 שעות עבודה כאשר תקן 100%. במידה ועבד 9 שעות תרשם שעת חריגה.

שעות 100%

חישוב שעות נדרשות לעובד ליום עבודה באחוזים.

בהתאם להגדרת שעות תקן לעובד.

שעות 125%

חישוב שעות נוספות לעובד ליום עבודה באחוזים.

בהתאם להגדרת שעות תקן לעובד ולמקובל בחוק.

חוסר דיווח נוכחות

חישוב שעות חוסר לעובד ליום עבודה.

בהתאם להגדרת שעות תקן לעובד.

שעות חוסר דיווח חיובים

חישוב שעות תקן פחות שעות חיוב.

בהתאם להגדרת שעות תקן. שדה סיכומי

שעות מחיובים

חישוב שעות רישום חיוב.

 

העדרויות באישור

חישוב שעות העדרות באישור

סימון תיבת הסימון "באישור"

תיאור העדרות

תיאור שעות העדרות. מלל חופשי

 

העדרות ללא אישור

חישוב שעות העדרות ללא אישור

לא סומן תיבת הסימון "באישור"

שעות נדרשות לחיוב

חישוב שעות תקן פחות שעות שנרשמו לחיוב

שדה סיכומי

רשימת העדרויות

ברשימת העדרויות ניתן לצפות להוסיף ולהדפיס רישומים מסוג העדרויות בלבד. בתפריט ניתן לצפות ברישומים של עובד אחד או מספר עובדים בו-זמנית.

לצפייה ברישום העדרויות לחץ על   בתפריט "ניהול משרד ". סינון ברירת המחדל הינו תאריך, שם העובד אשר נכנס לתוכנה, כל סוגי העדרויות.

ניתן לבחור גם סינון עלפי תנאים אחרים ו/או נוספים בהתאם לאפשרויות הקיימות באמצעות לחיצה על כפתור הרחב.

לחיצה על כפתור  ללא הזנת ערכים בשדות מסך הסינון, תגרור הצגת רשימת כל סוגי "היעדרויות" הקיימים.

בדוגמא לעיל בחרנו להציג את רשימת היעדרויות לעובד בשם  דוד לחודש דצמבר.

הוספת היעדרות

להוספת העדרות חדשה לחץ על הכפתור  בתפריט "רשימת העדרויות".
בהצגת החלון "פרטי העדרות" מלא את הפרטים הנדרשים ולסיום לחץ על הכפתור 

סוג העדרות - בחירה מתוך רשימה מוגדרת מראש.[להוספת סוג העדרות חדש יש להיכנס להגדרות מערכת > קוד 153- ניהול משרד - סוגי העדרויות]

שם העובד - מוגדר באופן אוטומטי עם הכניסה לתוכנה, וניתן לשינוי

תיאור - מלל חופשי המתאר את ההיעדרות

מתאריך/עד תאריך - קביעת תאריך התחלה וסיום של ההיעדרות

יום מלא/הצג ביומן - סימון אחת ההגדרות בהתאם. לחיצה על הצג ביומן יציג את ההעדרות בהתאם לנתונים שהוזנו, ביומן המשרדי.

רשימת הכפתורים בכותרת החלון

 - יציאה מהמסך הנוכחי וחזרה לתפריט הראשי.

 - הצגת פרטי רישום במסך נפרד.

 - הוספת רישום מסוג היעדרות.

 - מחיקת רישום מסוג היעדרות. מחיקת רישום מסוג העדרות תלוי בהרשאות שניתנו בתוכנה.

 - סיכום ערכים בעמודה לפי בחירה, מנתוני הרשימה.

 - הדפסת רשימת שעות היעדרות עלפי אחד מדו"חות ההדפסה הקיימים.

 - ייצוא רשימת היעדרויות לתוכנה חיצונית דוגמת וורד או אקסל.

  - חיפוש רישום היעדרויות לעובד מסוים ברשימת היעדרויות על פי קריטריון כלשהו, בשדה כלשהו.

לחיצה על השדה לפיו מעוניינים לחפש את הרישום > הקלדת המלל לחיפוש או לחיצה על  CTRL+F

 - אפשרות לשנות את תצוגת הנתונים, או לבצע סינון אחר.

 

שעות כניסה ויציאה

ברשימת שעות כניסה ויציאה ניתן לצפות לעדכן ולהוסיף שעות נוכחות בלבד. מחלון זה ניתן לבצע קליטת שעות נוכחות משעונים חיצוניים, להדפיס ולהפיק דוחות נוכחות.

חשוב! על מנת שהמערכת תציג נתונים אלה בהגדרות מערכת הגדרה מס’ 54-ניהול משרד כללי יש לסמן את האפשרות [חישוב שעות פעילות]

להצגת שעות הכניסה ויציאה לחץ על התפריט [ניהול משרד] ולאחריו 

בחלון הסינון אפשרויות ברירת המחדל הן תאריך ושם העובד[משתמש שנכנס לתוכנה]. לחיצה על [אפשרויות סינון נוספות] תציג אפשרויות נוספות 

  למשרדים העובדים עם שעון נוכחות או עם תוכנות נוכחות של צד שלישי ומעוניינים לקלוט את הנתונים לתוכנת פלטינום יש לבצע את הפעולות הבאות:

  1. לקליטת קובץ שעות יש ללחוץ על הכפתור 

  2. יש לציין את מיקום קובץ הנוכחות, וללחוץ על הכפתור

  3. הקובץ יקלט ויוצגו שעות הכניסה והיציאה

להוספה ידנית של שעת נוכחות, מהרשימה המוצגת לחץ על כפתור  ומלא את הפרטים הנדרשים. לסיום לחץ על כפתור 

לעדכון רישום קיים לחץ על הרשומה פעמיים או לחץ על הכפתור  בחלון שיפתח לחץ על כפתור  ושנה את הפרטים הרשומים

לסיום לחץ על כפתור 

 

קליטת קובץ שעות

למשרדים אשר עובדים עם שעון נוכחות או עם תוכנות נוכחות צד שלישי ומעוניינים לקלוט את הנתונים לתוכנת פלטינום יש לבצע את הפעולות הבאות:

יש להכנס לתפריט שעות כניסה ויציאה

לקליטת קובץ שעות יש ללחוץ על הכפתור   

יש לציין את מיקום קובץ הנוכחות וללחוץ על כפתור

הקובץ ייקלט ויוצג במסך שעות כניסה ויציאה.

הפקת דוחות נוכחות לעובדים

טרם הפקת דוח נוכחות בתוכנת עודכנית עליך ליצור תחילה את הסכמי הנוכחות להסבר מקיף על יצירת הסכם נוכחות עבור לקישור הבא: פרטי הסכם נוכחות

את הדוחות ניתן להפיק ברמת עובד בודד או לקבוצת עובדים. הדוח שואב נתונים מנתוני רשום שעות כניסה ויציאה בתוכנת הפלטינום. בנוסף הדוח מציג שעות חוסר/נוספות ויוצר טבלת סיכום לעובד.

את הדוח ניתן לייצא לפורמט וורד או PDF

להפקת דוח נוכחות לחץ תפריט ניהול משרד >  בחלון שיפתח מלא את השדות הבאים:

שדה

תאור

מתאריך עד תאריך

טווח התאריכים שמוצג בדוח הנוכחות. הנתונים נלקחים משעות כניסה ויציאה של העובדים בעודכנית.

רשימת משתמשים

בחר מרשימת  משתמשים במערכת שיוצגו בדוח הנוכחות

קבוצת משתמשים

ניתן לבחור קבוצה של מספר משתמשים– למשל קבוצת מתמחים, ולהפיק עבורם דוח נוכחות

הערה

שדה מלל חופשי.  ההערה נוספת לדוח

בחר באפשרות העברת נתונים דוח

ניתן להעביר נתונים של  רישום השעות לדוח בפורמט שעתי או פורמט עשרוני

הצג למסך

סימון תיבת אפשרות מציג הקובץ לתוכנה. ניתן להציג את הדוח  למסך בתוכנת WORD או בפורמט PDF

שלח להדפסה

סימון תיבת אפשרות שולח וקבץ להדפסה. יש לבחור את המדפסת המחוברת.

שלח במייל

שליחת הודעת דואר לעובד הכוללת את דוח הנוכחות. שליחת הדוח תתאפשר במידה וקיימת כתובת דואר בכרטיס העובד בהגד' מערכת.