איך להוסיף משתמש חדש לתוכנה

מתי נצטרך?

בהגדרת מערכת זו מופיעה רשימת כל העובדים במשרד להם קיים שם משתמש במערכת עו"דכנית פלטינום.

ניגש להגדרה במקרה שנרצה להוסיף משתמש, לעדכן פרטים של משתמש קיים (כמו הרשאות או סיסמת כניסה), לסמן משתמש כ" לא פעיל ", למחוק משתמש או לאחד בין שני משתמשים, לשלוח הודעת SMS לעובדים וכו’. ההגדרה תעזור ברוב המקרים המתייחסים לעובדים/משתמשים בתוכנה.

(הגדרה 13 תוצג ועדכון יתאפשר רק דרך משתמשים להם יש הרשאות מתאימות)

איך מגיעים?
מהמסך הראשי: תפריט תצוגה > כלים ותחזוקה > הגדרות מערכת > קוד 13

או הקיצור Shift F10 (מכל תצוגה במערכת)

איך מגדירים?

מתצוגת רשימת המשתמשים במשרד, בסרגל הכלים נראה אפשרויות של הוספת משתמש חדש, הפיכת משתמש ללא פעיל, איחוד משתמשים וכו’ (לחץ לפירוט).

הסבר אפשרויות:
הצג: הצגת פרטי משתמש קיים ברשימה. רלוונטי בעיקר למקרים בהם נרצה לעדכן פרטים או לראות לאיזו קבוצת הרשאות משתייך.
הוסף: הוספה של משתמש חדש למערכת. בלחיצה על כפתור [הוסף] יפתח חלון פרטי המשתמש החדש בו יש לציין שם כניסה לתוכנה, שם מלא, פרטים נוספים אם רוצים ולשייך את העובד לקבוצת הרשאות מתאימה. להסבר נוסף ראו מאמר - הוספת משתמש חדש .
מחק: מחיקת המשתמש מהמערכת לצמיתות. מחיקת המשתמש לא מוחקת את הנתונים שרשם במערכת (כמו חיובים, תיקים שפתח וכו’) אבל היא מוחקת את השם של המשתמש מנתונים אלה. לדוג’ אם מחקנו משתמש שהיה מוגדר מטפל בתיק כלשהו ורשם בו חיובים, השם שלו בשדה "מטפל בתיק" ובשדה "נרשם ע"י" בחיובים - ימחק. אפשרות זו לא מומלצת בדרך כלל, אלא רק במקרה ואין חשיבות לנתונים מסוג זה. האופציה העדיפה היא הפיכת המשתמש ללא פעיל.
איחוד משתמשים: העברת כל הנתונים במערכת ממשתמש א’ למשתמש ב’ ברשימה. לפירוט נוסף ראו מאמר - איחוד משתמשים .
ייצא ייצוא רשימת המשתמשים לקובץ Excel. כמו ברשימות אחרות במערכת, ניתן לייצא את כל הרשימה או רק עמודות נבחרות.
שלח SMS אפשרות לשליחת הודעת SMS למשתמש או משתמשים (ניתן גורף) להם בפרטי המשתמש מעודכן מספר סלולרי. רלוונטי למשרדים אשר רכשו מודול SMS .
לא פעיל הפיכת משתמש או משתמשים (ניתן גורף) ל"לא פעילים" במערכת, לדוג’ במקרה של עזיבת עובד. בצורה זו, שם העובד נשמר בנתונים הישנים וזו האופציה המומלצת יותר במקרה שרוצים למחוק משתמש. להסבר נוסף ראו מאמר - הפיכת משתמש ללא פעיל .
חפש חיפוש משתמש ברשימה. בדומה לחיפוש ברשימות אחרות במערכת, ניתן ללא לחיצה על הכפתור להתחיל ולהקליד את הערך לחיפוש בעמודה הרלוונטית לו.

לעדכון פרטים אצל משתמש קיים, יש להציג את הרשומה ומשם ללחוץ עדכן


הסבר אפשרויות ושדות בחלון פרטי המשתמש:
שם כניסה: השם שאיתו יש להכנס לתוכנה, שדה חובה.
שם מלא : שם המשתמש שיופיע במערכת, שדה חובה.
קבוצות הרשאה: ההרשאות שיהיו למשתמש הנ"ל בתוכנה. ניתן לסמן כמה קבוצות, כשההרשאות הגבוהות יותר הן הקובעת. אם לא תסומן לפחות קבוצה אחת, המשתמש יוכל להכנס למערכת אבל לא יראה נתונים. בחלון מופיעות שמות כל הקבוצות הקיימות במשרד, חלקן קבוצות מערכת כמו "מנהל" ו"הנה"ח" והשאר קבוצות שנוספו על ידי המשרד - לדוג’ פקידי הוצל"פ.
ניתן לראות את פירוט ההרשאות בכל קבוצה בהגדרת מערכת 26.

שאר השדות, כמו שם באנגלית, פרטי כתובת, חתימה וכו’ הם לא שדות חובה וניתן לעדכן אותם בכל שלב.

חלק מהשדות חובה למלא במקרה ועובדים עם אפשרויות מסויימות או מודולים נוספים. הסבר לשדות הנוספים:

סיסמה : שדה אופציונלי, ניתן להוסיף או לבטל אותה בכל שלב בהמשך.
מחלקה : אופציונלי, ניתן לבחור מרשימת המחלקות המופיעות בהגדרת מערכת 44 - רשימת מחלקות משרד (במידה והוגדרו כאלה).
אחוז מקדמה : בשדה זה יש לרשום את אחוז מקדמת המס למשתמש אם יש.
משמש כנוטריון: לעובדים עם מודול הנוטריון, למשתמש שהוא נוטריון יש לסמן תיבה זו ולהגדיר את הפרטים שלו בחוצץ "פרטי נוטריון" (חוצץ מימין למעלה).
אחוז בשותפות : בשדה זה יש לרשום את האחוז בשותפות אם יש.
דוא"ל : חובה לציין במקרה ועובדים עם מודול סנכרון היומן עם Outlook.
סלולרי : במשרדים העובדים עם מודול SMS תתאפשר שליחת הודעות באופן גורף, לעובדים להם מוגדר מספר סלולרי בשדה זה.
שם משתמש באוטלוק: חובה לציין במקרה ועובדים עם מודול סנכרון היומן עם Outlook.
שם משתמש בדומיין: יש לרשום את שם המשתמש של העובד, בדיוק כמו שהוגדר בדומיין על ידי איש מחשוב במשרד. רלוונטי אם רוצים לעבוד עם רמות גישה למסמכים - הגדרה של מסמכים כפרטיים או לצפייה בלבד.
קבוצת עלות עובדים:

אפשרות לשייך את המשתמש לאחת מקבוצות העלות בהגדרות מערכת - הגדרה 90 , אם הוגדרו כאלה. רלוונטי בעיקר לדו"חות המערכת הקשורים להכנסות (לפי עובדים). לחלופין, ניתן להגדיר לעובד מחירי עלות אישיים ושעות עבודה נדרשות  בחוצץ "מחירי עלות" מצד ימין למעלה , מבלי לשייכו לקבוצת עלות כלשהי.

 

 

 

  • מודול: ניהול משרד

הירשם לכל המאגר

קבל עידכון במייל כאשר מאמר חדש מתווסף למאגר.

Powered by PHPKB (Knowledge Base Software)