הגדרות כלליות למסמכים

בהגדרות כלליות נקבע תנאים לעבודה עם מסמכים. יש לעבור על הגדרות אלו טרם תחילת העבודה בתוכנה.

שדות חובה להזנת מסמך:

בחר אילו מבין השדות יהיו חובה בהוספת מסמך חדש למערכת -  שדות החובה יוצגו עם מסגרת בולטת מסביב לשדה. לא ניתן יהיה להמשיך לשמירת המסמך ללא הזנה של ערכים בשדות אלה.

כללי:

  1. קבע את שם המסמך כשם השבלונה - אפשרות לקביעה אוטומטית של שם המסמך, כשם השבלונה עליה מבוסס.
  2. אפשר ניהול גרסאות מסמכים נועד לשמירה והצגה של השינויים שנעשו במסמך המקורי.
    ניהול גרסאות בשונה מ"שכפול" פיזי של מסמך שומר קובץ - 1. כל שינוי שנעשה בקובץ מוגדר כ"גרסה". עבודה עם גרסאות מאפשר השוואה קלה ומהירה בין השינויים השונים שהתבצעו באותו קובץ.
  3. תבנית שנה בשבלונות - בחירה בשתי/ארבע ספרות.

שמות משתמשים בדומיין לניהול רמות גישה למסמכים:

רלוונטי למשרדים המעוניינים לעבוד עם רמות גישה שונות למסמכים.

תחילה יש להגדיר לעובדים שמות בדומיין (מול אנשי המחשוב של המשרד), לאחר מכן יש לציין בשדה זה את השמות לפי ההרשאות הרלוונטיות.


קבצים אפשריים לתיוק

הגדרת סיומת קבצים אשר ניתנים לתיוק במערכת. משרדים אשר אינם מעוניינים בתיוק קבצי קול או קבצי תמונה יקלידו את הסיומות : jpeg /*.gif/*.avi


גודל קובץ מקסלימלי לתיוק מסמך

הגדרת גודל מסמך מקסימלי ב- MEGA לתיוק במערכת. אפשרות זו נועדה למשרדים אשר מעוניינים להגביל את "נפח" המסמכים המתוייקים בתוכנת עודכנית.


אופן מחיקת מסמך/נקה סל מחזור כל...

הגדרה האם מחיקה של מסמך מהמערכת תגרור שמירה בסל המחזור או מחיקה אוטומטית מהמערכת.

במידה והוגדר "סל המחזור" נגדיר את פרק הזמן שמסמך ישמר בסל המחזור.


תיוק מסמכים חיצוניים

בעת תיוק מסמך חיצוני המערכת מאפשרת להגדיר באופן אוטומטי קטגוריה ותת-קטגוריה מהרשימה המוצגת.

מטפל ברירת מחדל בעת הוספת מסמך  - אפשרות בחירה מבין האפשרויות הבאות:
- אחראי לקוח
- מטפל ראשי בתיק
- כל המטפלים בתיק
- משתמשים לפי בחירה. במידה ובוחרים באפשרות זו יוצג חלון נוסף לבחירת משתמשים.


Powered by PHPKB (Knowledge Base Software)