אתר הידע של עודכנית

כל המידע על ניהול המשרד – במקום אחד

איך להוסיף שבלונה

2 דקת קריאה

שבלונות הן תבניות מוכנות מראש, המשמשות ליצירת מסמכים חוזרים ונשנים.

בעודכנית ניתן להוסיף לכל שבלונה שדות מיזוג – שדות חכמים השולפים נתונים מכרטיסי לקוח, תיק, פרטי צד או כאלה הקשורים למסמך עצמו (כמו תאריך מסמך).

כך מתקבל מסמך מותאם, בלי צורך בהקלדה חוזרת.

סוגי השבלונות שניתן ליצור:

  1. שבלונה מקובץ קיים – שימוש במסמך Word מוכן והפיכתו לשבלונה במערכת
  2. שבלונה חדשה – מבוססת על דף Word ריק.
שבלונה - קובץ קיים

הוספת שבלונה המבוססת על מסמך קיים:

  1. פתחו את המסמך שברצונכם לשמור כשבלונה ← ושמרו אותו בשולחן העבודה בפורמט (Dot\Dotx).
  2. במסך הראשי לחצו על תפריט  [ההמבורגר] ← כלים ותחזוקה ← הגדרות מערכת.
  3. בחרו בהגדרה "מסמכים – שבלנות" ← שבלונות ולחצו על כפתור [הוסף]
  4. הקלידו את שם השבלונה בשדה "תיאור" ובחרו בערכים המתאימים בשדות "קבוצה" וב "קטגוריה".
  5. סמנו את האפשרות "בחר בנתיב" ← באמצעות אייקון זכוכית המגדלת אתרו את המסמך ששמרתם בשולחן העבודה.
  6. לחצו על כפתור [שמור] ← בחלון ההתראה שיופיע, בחרו האם להעתיק או להעביר את הקובץ לתיקיית השבלונות בעודכנית.

הוספת שדות מיזוג לשבלונה:

  1. לחצו על כפתור [ערוך שבלונה]
  2. בפניכם ייפתחו שני מסכים בו-זמנית. האחד מסמך הוורד, ו"פרטי שדות להעברה לוורד".
  3. במקום שבו תרצו להוסיף את שדה המיזוג, מקמו את הסמן בשבלונה.
  4. עברו למסך שדות המיזוג ← בחרו את קבוצת השדות והשדה הרצוי ← ולחצו על הכפתור [שלח…]
  5. באותו אופן המשיכו להוסיף את שדות המיזוג לשבלונה, בסיום העריכה שמרו את מסמך הוורד.
  6. סגרו את המסכים הפתוחים: "פרטי שדות להעברה לוורד" ו "פרטי שבלונה".
שבלונה - קובץ חדש

הוספת שבלונה חדשה:

  1. פתחו את המסמך שברצונכם לשמור כשבלונה ← ושמרו אותו בשולחן העבודה בפורמט (Dot\Dotx).
  2. במסך הראשי לחצו על תפריט  [ההמבורגר] ← כלים ותחזוקה ← הגדרות מערכת.
  1. בחרו בהגדרה "מסמכים – שבלנות" ← שבלונות ולחצו על כפתור [הוסף].
  2. הקלידו את שם השבלונה בשדה "תיאור" ובחרו בערכים המתאימים בשדות "קבוצה" וב "קטגוריה".
  3. סמנו את האפשרות "צור שבלונה חדשה" ← ולחצו על הכפתור [צור שבלונה].

הוספת שדות מיזוג לשבלונה:

  1. בפניכם ייפתחו שני מסכים בו-זמנית. האחד מסמך הוורד, ו"פרטי שדות להעברה לוורד".
  2. במקום שבו תרצו להוסיף את שדה המיזוג, מקמו את הסמן בשבלונה.
  3. עברו למסך שדות המיזוג ← בחרו את קבוצת השדות והשדה הרצוי ← ולחצו על הכפתור [שלח…].
  4. באותו אופן המשיכו להוסיף את שדות המיזוג לשבלונה, בסיום העריכה שמרו את מסמך הוורד.
  5. סגרו את המסכים הפתוחים: "פרטי שדות להעברה לוורד" ו "פרטי שבלונה".