ממשק קליטת חיובים ממכונת צילום - מפורט

הסבר על הממשק

במסגרת העבודה השוטפת במשרד נעשים מאות צילומים, פקסים והדפסות ללקוחות.
באמצעות ממשק קליטת חיובים ממכונת צילום (מודול בתשלום), כל פעולה (צילום/הדפסה/פקס) שנעשית במכונת הצילום, נשמרת בקובץ אותו ניתן לקלוט בקלות למערכת עו"דכנית פלטינום ולחייב את תיקי הלקוח בצורה פשוטה ומהירה.

לפרטים נוספים ורכישה ניתן לפנות ל - Sales@od.co.il

תחומי אחריות
  • הלקוח אחראי על הגדרת קודי משתמש חיצוניים ויצירת קובץ הפעולות במכונת הצילום.
  • חברת עו"דכנית אחראית על קליטת הקובץ במערכת ורישום החיובים במערכת הפלטינום.  
  • אפשרויות למבנה/בקר צילום: TELAC ו-RICO, סנטינל/גסטטנר-טק, יזמקו (ראו הסבר בהמשך). 
  • הקובץ שייקלט בתוכנה צריך להיות במבנה שהוגדר בהגדרות מערכת לדוגמא Copies.dat. 
    המערכת לא תאפשר לקלוט קובץ שלא לפי סיומת ההגדרה (לדוגמא קובץ עם סיומת txt ). 
הגדרות 

לפני תחילת השימוש בממשק יש לבצע הגדרות לקליטת החיובים ממכונת הצילום. 

הגדרות מערכת > קוד מס’ 96 - "קליטת חיובים ממכונות צילום".            

נושא

שדה

הסבר

הערות

הגדרות      

שם הקובץ

מיקום הימצאות הקובץ ממכונת הצילום

על הלקוח להגדיר את מיקומו של קובץ מכונת הצילום (נתיב קבוע).

פריט חיוב לפקס בארץ

בחירת פריט חיוב לרישום חיוב עבור פקס שנשלח בארץ

יש להגדיר את הפריט ב:

הגדרות מערכת > "מחירון כללי - פריטי חיוב" (קוד 1).

פריט חיוב לפקס בחו"ל

בחירת פריט חיוב לרישום חיוב עבור פקס שנשלח לחו"ל

פריט חיוב לצילום

בחירת פריט חיוב לרישום חיוב עבור צילום

פריט חיוב להדפסה

בחירת פריט חיוב לרישום חיוב עבור הדפסה

מבצע הפעולה ברירת מחדל

שם משתמש ברירת מחדל שיופיע כאשר לא הוגדר קוד חיצוני עבור משתמש כולשהו במערכת

לדוגמא, כאשר משתמש חדש שלא מוגדר בתוכנה שולח פקס עבור לקוח.

קישור משתמשים  

שם משתמש

שמות המשתמשים כפי שהוזנו לרשימת המשתמשים בתוכנה

קוד מס’ 13 – "ניהול משרד - רשימת משתמשים" בהגדרות מערכת.

קוד חיצוני

קוד של משתמש מסויים במכונת הצילום

יש להגדיר לכל משתמש בתוכנה קוד חיצוני שיזהה אותו בעת ביצוע פעולות במכונת הצילום.

 

הגדרת שדות (1)     

 

  • בשם הקובץ - לתת את הנתיב של קובץ data.dat שמגיע ממכונת הצילום (קובץ פירוט צילומים/פקסים) או ללחוץ על כפתור "..." ולבחור את הקובץ הנ"ל.
  • פריט חיוב לפקס בארץ - לעדכן פריט חיוב (מחיר) של שליחת פקס בארץ על פי המחירון הכללי שהוגדר.
  • פריט חיוב לפקס בחו"ל - כנ"ל עבור שליחת פקס לחו"ל.
  • פריט חיוב לצילום - כנ"ל עבור צילום.
  • פריט חיוב להדפסה - כנ"ל עבור הדפסת מסמך.
  • מבצע הפעולה ברירת מחדל - לבחור את המשתמש שיהיה מבצע הפעולה כברירת מחדל.
  • סוג בקר צילום - לבחור את סוג מכונת הצילום.
קישור משתמשים (2)

רשימת משתמשים וקוד שהוגדר עבורם במכונת הצילום.

  • יש להגדיר לכל משתמש קוד חיצוני ע"י בחירת המשתמש מהרשימה ולחיצה על כפתור "קבע קוד חיצוני".
  • ללחוץ על כפתור "צור קובץ תיקים" בחוצץ העליון.
  • לבחור את הקובץ text אליו יועבר רשימת כל התיקים המערכת עבור המכונת צילום.

 

מבנה קובץ הקליטה
הקובץ שייקלט בתוכנה צריך להיות במבנה שהוגדר בהגדרות מערכת לדוגמא Copies.dat.
המערכת לא תאפשר לקלוט קובץ שלא לפי סיומת ההגדרה (לדוגמא קובץ עם סיומת txt).

יש שתי אפשרויות למבנה:

A.

מבנה Telak, מבנה ללא מפריד ויש הפרדה של שדות לפי המיקומים הבאים:

1-6 : תאריך במבנה DDMMYY

7-10 : שעה במבנה HHMM

11-17 : מספר לקוח

18-22 : מספר תיק (החלק של מספר התיק בלבד)

23-26 : כמות

27-29 : קוד משתמש

30 : סוג :

            F – פקס בארץ

            S – פקס בחו"ל

            C – צילום

            P - הדפסה


 

 

B.

מבנה RICO, מבנה עם מפריד (התו ","). השדות יופיעו לפי הסדר הבא:

1. תאריך במבנה DDMMYY

2. שעה במבנה HHMM

3. מספר תיק (מספר מלא כמו שמופיע בפלטינום)

4. כמות

5. קוד משתמש

6. סוג :

            F – פקס בארץ

            S – פקס בחו"ל

            C – צילום

            P – הדפסה

קליטת הקובץ בתוכנת הפלטינום
  1. תפריט "כספים" > קליטת נתונים ממכונת צילום (נגיע למסך ריק במידה וחייבנו את הלקוחות בגין כל הפעולות מהקבצים הקודמים).
  2. כפתור "קלוט קובץ".
  3. כפתור "סמן הכל" (במידה ואין שגיאות).
  4. כפתור "רשום חיוב" (לאחר רישום חיובים הרשומות מתאפסות = מסך ריק).


במידה ויש שגיאה (למשל  "תיק לא קיים במערכת") יש לעדכן את הנתון שנקלט בקובץ באמצעות לחיצה כפולה > כפתור "עדכן".
ניתן לעדכן את כל השדות בפריט (תאריך, שם משתמש, כמות, סוג ומספר/שם תיק).

       

חיוב שנרשם בתיק בעקבות קליטת קובץ חיובים ממכונת צילום - יראה כך:

                                     

ממשק קליטת חיובים ממכונת צילום - מפורט