חוברת הדרכה - דואר היברידי

דואר היברידי

מדריך למשתמש עודכנית פלטינום

על המודול

מודול דואר היברידי מאפשר לשלוח מכתבים לנמענים בארץ ישירות מהתוכנה.

המודול חוסך את הצורך בהדפסות, ביול, זמני המתנה בדואר ישראל ועוד. ניתן לשלוח מסמך בודד או כמות מסמכים, כל זאת בפעולה פשוטה מבלי לקום מהכיסא.

המסמך ישלח אוטומטית לבית הדפוס, שם יעבור תהליך הדפסה, יוכנס למעטפה עם לוגו המשרד, יבויל וישלח אל הנמענים.

בהתאם לסוג המעטפה ולאופן השליחה תיקבע עלות המשלוח.

קיימת אפשרות לשלוח מסמך רשום הכולל אישור מסירה סרוק.

אישור המסירה יתויק באופן אוטומטי בחוצץ "דואר היברידי" בכרטיס התיק.

סוגי דואר נתמכים

  • מכתב בדואר רגיל
  • מכתב בדואר רשום
  • מכתב בדואר רשום כולל אישור מסירה
  • מכתב בדואר רשום כולל אישור מסירה וסריקת אישור המסירה (האישור הסרוק יישמר בתוכנת עודכנית ברזולוציה גבוהה ובצבע)
  • דואר 24  
  • רשום משולב – 3 ניסיונות מסירה בבית הנמען כולל סריקת אישור מסירה  

הגדרות המערכת

טרם התחלת העבודה עם המערכת יש לבצע הגדרות ראשוניות במערכת לתפעול נכון של המודול והתאמה מירבית לצורת העבודה במשרדך.

תפריט המבורגר > כלים ותחזוקה > הגדרות מערכת

  חשוב לזכור ! הגדרות אלו יעשו ע"י המחלקה התפעולית, לפני תחילת העבודה.

מעטפות לדואר היברידי

בהגדרה זו נקבע מעטפה למשלוח בדואר היברידי. הזנת קוד מעטפה יתבצע על ידי נציג מטעם חברת עודכנית ומשמש לזיהוי משרדך מול בית הדפוס.

להוספת מעטפה חדשה לחץ על כפתור  מלא את הפרטים ולסיום לחץ על הכפתור 

קוד מעטפה – מספר קוד זיהוי. קוד זה ניתן על ידי חברת עודכנית ומשמש לזיהוי מעטפות מול בית הדפוס.

תיאור מעטפה – מלל חופשי, מתאר את סוג המעטפה.

סוגי הדפסות לדואר היברידי 

בהגדרה זו נוסיף את סוגי ההדפסות הקיימות במשלוח דואר היברידי.

עלות המכתב מורכבת מעלות תפעולית ועלות המשלוח. שני מרכיבים אלו מושפעים מסוג המשלוח/סוג ההדפסה/הוראת הדפסה ומשקל המעטפה והדפים. 

חשוב

דואר משולב - כולל 3 נסיונות והדבקה של אישור מסירה על הדלת, במידה והנמען לא נמצא.

דואר משולב דוורים – מתבצע ע"י שליח דואר אזורי/מקומי כפי שמתבצע בערים הגדולות עפ"י אזורי חלוקה.

דואר משולב שליחים- קיים בדרך כלל ביישובים עם נקודות חלוקה כמו קיבוצים ומושבים למינהם. זו שליחה פרטנית יותר ולכן העלות גבוהה יותר.

להוספה גורפת של סוגי ההדפסה לדואר היברידי נלחץ על הכפתור 

להוספה ידנית של סוגי ההדפסה נלחץ על הכפתור 

בחלון טופס הוספה מרוכזת לדואר היברידי נסמן את הקטגוריות הבאות:

  • סוג משלוח – בחירה בסוגי המשלוח השונים [האפשרות של משלוח משלוב אינו מוצג בהוספה מרוכזת]
  • סוג ההדפסה – צבעוני או שחור לבן.
  • הוראות הדפסה – הדפסה על צד אחד או דו-צדדי.
  • מעטפה – בחירה במעטפה שהוגדרה מראש.

לאחר אישור הבחירה יפתח חלון סוגי הדפסות דואר היברדי

 

במידה וברצונך להוסיף סוג הדפסה חדש נלחץ על הכפתור  [הוסף]  ונמלא את הפרטים.

לסיום נלחץ על הכפתור [שמור]

  • תיאור – מלל חופשי מתאר את סוג ההדפסה. לדוגמא "מעטפת בזק עם אישור מסירה סרוק" (ניתן ליצור סוגי מעטפות שונות בהתאם ללקוחות שונים)
  • סוג משלוח – סוג משלוח המסמך. לחיצה על החץ יציג מספר אפשרויות מובנות.
  • סוג הדפסה – הדפסה שחור/לבן או צבעונית .
  • הוראות הדפסה למכתב – האם יודפס על צד אחד של הדף או דו צדדי .
  • מעטפה – מעטפה אשר הוגדרה בסעיף הקודם.

ניתן לצפות במעטפה באתר רשות הדואר:

כתובת האתר: http://www.israelpost.co.il/itemtrace.nsf/mainsearch?openform

נזין את מספר הדואר הרשום בשדה הכחול,

ונלחץ על צפייה באישור מסירה, ונזין את הסיסמא.

מחיר לדף ראשון – עלות הדף הראשון של המסמך. עלות הדף משתנה בהתאם לסוג המשלוח, סוג ההדפסה, ושיטת הסריקה.

מחיר לדף נוסף – עלות דף נוסף מעבר לדף הראשון.

ניהול משרד קבוצת משתמשים קוד מספר 26

בהגדרה זו נקבע אלו קבוצות משתמשים יוכלו לעבוד עם המודול. למתן הרשאת עבודה למודול דואר  בצע את הפעולות הבאות:

בהגדרות מערכת > קבוצת משמשים/הרשאות קוד 26

בחר קבוצת הרשאה > לחץ על כפתור 

אתר את ההרשאה "דואר היברידי" לחץ על כפתור 

סמן את ההרשאות הרצויות

לסיום לחץ על כפתור    

ניהול משרד עיצוב מכתבים/גלויות לדואר היברידי קוד מספר 158

 באפשרות הלקוח לבחור עיצוב מיוחד לגלויה או למכתב מתוך תבניות קבועות. לקבלת דוגמאות לבחירה יש ליצור קשר עם מחלקת המכירות.

לאחר שנבחרה תבנית ניתן לקשר אותה לסוג הדפסה (ראה הסבר עמוד 5)

דואר היברידי כללי

בחלון הגדרות דואר הברידי נקבע כיצד המערכת תפעל בהתאם לסעיפים הבאים:

 

בחר שם מייפה הכוח שיופיע על המעטפה - בהתאם לחוק יש להגדיר את שם מייפה הכוח בשליחת מסמכים בדואר היברידי. בשני סעיפים אלה נקבע מלל מקדים ומקור מייפה הכוח.

במידה ולא מופיע רחוב - במידה וסעיף זה מסומן יתווסף לכתובת הנמען שם וסוג מספר מזהה.

אפשר הוספת עיטוף למכתב - במידה ומסומן תתאפשר הוספת כריכה לשליחת מסמכים בדואר היברידי. סימון אפשרות זו תאפשר הצגה בעת שליחת מסמך בדואר היברידי.

בחירת פעולה בעקבות שינוי סטטוס פריט הדואר - אפשרות לרישום פעולה בעת פריט דואר שנמסר או שחזר בעקבות שליחה בדואר היברידי.

בהתאם להגדרות שנבחרו "מקור מייפה הכוח" - שם לקוח. בבחירת מסמך לשליחה בדואר היברידי יופיע שם מייפה הכח באופן אוטומטי .

 

תבניות הדפסה לאישורי מסירה בדואר היברידי קוד מספר 177

למשרדים העובדים עם מודול  דואר היברידי נוספה אפשרות של משיכת פרטים מכרטיס התיק /פרטי מסמך/פרטי נמען בתוכנה לטופס אישור מסירה סרוק.

חברת עודכנית באישור דואר ישראל יצרה "טופס אישור מסירה" מיוחד המכיל פרטים מהתיק בו נשלח המסמך 

  • במידה ונבחר מסמך לשליחה בדואר היברידי כאשר אופן שליחת ה דואר כולל "אישור מסירה" יוכל המשתמש לבחור באחת מהתבניות שיצר בהגדרות מערכת.
  • "תבנית" זו תיקח נתונים המופיעים בפרטי תיק/מסמך/פרטי נמען ואלה ישולבו באישור מסירה.
  • בהוספת פריט לדואר היברידי ממיזוג דואר, מסמכים או שוברים יתווסף שדה בחירה של תבנית הדפסת הפרטים הרצויה.
נזכור 

שדה תבנית הדפסה תופיע רק במידה וסוג ההדפסה הוא בדואר היברידי, ושבלונת ההדפסה כולל אישור מסירה.

בהגדרות מערכת קוד 177 מוצגות תבניות ההדפסה [לאישורי מסירה בדואר היברידי] אשר יצרו המשתמשים השונים בתוכנה.

להוספת תבנית חדשה נלחץ על הכפתור  ונקליד שם לתבנית החדשה. לסיום נלחץ על [שמור]

פירוט הכפתורים בכותרת החלון

 - הצגת פרטי התבנית. נועד לבצע שינויים בדוגמת שם התבנית, הוספה או הסרה של שדות וכו’.

 - מחיקת תבנית הדפסה מהרשימה. 

 

פרטי תבנית הדפסה - דואר היברידי

לאחר שיצרנו את התבנית בהגדרה 177 נגדיר את השדות השונים אשר יוצגו בתבנית ההדפסה. נזכור שהשדות מייצגים נתונים מכרטיס התיק/הלקוח פרטי הנמען ועוד.

  1. להוספת שדות חדשים לתבנית נציג את פרטי התבנית על ידי לחיצה כפולה על הרשומה או על ידי לחיצה על הכפתור 
  2. בחלון "פרטי שדה הדפסה" נסמן את הכותרת התחתונה ונלחץ על הכפתור   להוספת שדה חדש.

בחלון "פרטי שדה הדפסה" נבחר את:

סוג השדה - בחירה באחד הערכים מהרשימה המוצגת

כותרת לשדה - יוצג ערך באופן אוטומטי בהתאם לסוג השדה שנבחר.

לסיום נלחץ על כפתור 

בסוף התהליך אמורים להיות מוצגים סוגי השדה והכותרות שבחרנו להדפיס באישור מסירה.

תצלום אישור מסירה כולל נתונים מתבנית ההדפסה:

 

שימוש במודול

חשוב לזכור

מיזוג דואר ושליחה באמצעות דואר היברידי יכולים להתבצע מתוך רשימת המסמכים הכללית/מתוך כרטיס לקוח/ כרטיס תיק או מתוך רשימת קבלות/חשבוניות.

מסמך יכול להיות מבוסס שבלונה, מסמך וורד רגיל או קובץ גרפי.

משלוח מסמך/חשבונית בדואר היברידי יתאפשר במידה וקיימת כתובת דואר תקינה לאותה ישות.

שלבי העבודה:

שלב ראשון: בחירת מסמך לשליחה בדואר היברידי.

בשלב שני: יש לאשר את המסמכים שנבחרו.

שלב שלישי: לבצע שידור למסמכים שאושרו.

חשוב

עדכון סטטוס המכתבים שנשלחו בדואר היברידי יעשה או על ידי ביצוע תקשורת   

או על ידי סגירה וכניסה למערכת [ על ידי משתמש עם הרשאות ]

שלב רביעי: נבדוק את סטטוס משלוח המסמך בדואר היברידי, במידה והדואר נשלח,  ניתן להפיק חיובים או הוצאות במידת הצורך.

שלב חמישי: הצגת אישורי סריקה סרוקים.

בחלון זה נסביר את אופן ביצוע השלב הראשון - בחירת המסמך למשלוח 

בחירת מסמך

לבחירת מסמכים לשליחה בדואר היברידי יש לבצע את הפעולות הבאות:

1. בסרגל הניווט נלחץ על תפריט מסמכים  >   

2. בחלון הסינון נזין תנאים במידת הצורך, לסיום נלחץ על הכפתור "סנן"

3. מתוך הרשימה נבחר את המסמך לשליחה בדואר היברידי

4.נלחץ על כפתור     ונבחר "שלח בדואר היברידי" מתוך הרשימה.

פירוט השדות בחלון הגדרות פרטי דואר היברידי לשליחה

סימן חץ הפוך  בסיום שורה מציג רשימת בחירה מובנית.

  • נמען ידני – במידה ומסומן יש לאתר את הנמען מתוך המערכת.
  • הוספת עיטוף למכתב - במידה ומסומן ניתן להוסיף שקף קדמי, גב קרטון וספרילה בתשלום נוסף.
  • נמען – הנמען אליו ישלח הדואר ההיברידי.
  • רחוב ומספר בית – רחוב ומספר בית אליו ישלח המכתב.
  • עיר – עיר אליה ישלח המכתב.
  • אופן שליחת דואר – בחירת אופן שליחת המסמך. 
  • שם מייפה כוח – שם מייפה הכוח שיופיע על גבי המעטפה
  • לחיצה על הכפתור   תפתח חלון "סוגי הדפסות לדואר היברידי".
  • לחיצה על הכפתור   תציג את הבחירות האחרונות שנעשו.
חשוב

תוכנת עודכנית מבצעת פעולת בדיקה לפני אישור שליחת המכתב.

בהעדר מיקוד, או רישום לא תקין תופיע הודעת שגיאה בהתאם.

 
 

אישור בחירת מכתב לשליחה בדואר היברידי

 

לאחר שבחרת את המסמך לשליחה בדואר היברידי, יש לבצע אישור שליחה ושידור המסמכים לבית הדפוס.

חשוב

בחירת המכתב לשליחה בדואר היברידי אינה משדרת את המכתבים הנבחרים, אלא מרכזת אותם לשידור.

לשידור המסמכים לבית הדפוס נלחץ על הכפתור 
רק לאותם מסמכים שאושרו!

לביצוע אישור שליחה נבצע את הפעולות הבאות:

1. בסרגל הניווט נלחץ על תפריט "ניהול משרד"

2. נלחץ על תפריט "דואר היברידי"  

3. בחלון הסינון נשאיר את הסטטוס "חדש" ונלחץ על הכפתור "סנן"

4. בחלון "דואר היברידי" נסמן את המסמכים הרצויים לשליחה, ונלחץ על כפתור 

שיטות העבודה עם קבלת החשבוניות בגין המשלוח

1. קבלת חשבונית לכל מזהה משלוח.

משמש משרדים הצריכים לספק חשבוניות ללקוחות על מנת שיוכלו לחייב אותם בגין המשלוח צריכים לקבל חשבוניות מאיתנו לכל מזהה משלוח.

מי שבוחר לעבוד בשיטה הזו, יקבל נתונים ברשימת החשבוניות דואר היברידי.

2. קבלת חשבונית בכל פעם שטוענים כסף לדואר היברידי.

משמש משרדים אשר אינם גובים כסף בגין שליחת המכתבים או שהם מחייבים את הלקוחות בלי להציג חשבוניות.

משרדים אלו לא צריכים לקבל חשבונית בגין כל משלוח שהם שולחים. אלא  לקבל חשבונית מס אחת כשהם מגדילים את היתרה בדואר היברידי.

מי שבוחר לעבוד בשיטה הזו, לא יקבל נתונים ברשימת החשבוניות דואר היברידי.

פירוט פעולות בתפריט דואר היברידי

רשימת דואר היברידי מציגה נתונים לגבי המסמכים שנבחרו למשלוח בדואר היברידי.

הרשימה מציגה את נתוני הלקוח, נתוני מסמך ופעולות הניתנות לביצוע כדוגמת רישום הוצאות וחיובים.

רק בכניסה לרשימת דואר היברידי בתפריט ניהול משרד יוצג חלון הסינון. סינון ברירת המחדל הוא סטטוס  "חדש" .

סטטוס "חדש" מייצג מסמכים שנבחרו למשלוח בדואר היבירדי - ועדיין לא אושרו למשלוח ועדיין לא שודרו .

לשינוי הסטטוס:

בחלון הסינון [סטטוס] נלחץ על החץ בסוף השורה.

ובחר באחד הסטטוסים הקיימים. לדוגמה "חדש" ולחץ על כפתור [אשר].

שידור מסמכים לבית הדפוס יתאפשר רק במידה ואישרנו את המסמכים !

חשוב! לחיצה על הכפתור "בצע תקשורת" מאפשר את שידור המסמכים לבית הדפוס לאחר שאושרו לשליחה, ובנוסף מאפשר עדכון של סטטוס המסמך באופן ידני לאחר השליחה.

דרך נוספת לעדכון סטטוס המסמך באופן אוטומטי נעשה עם סגירה וכניסה מחודשת לתוכנה.

לשינוי סטטוס מסמכים מ"חדש "- ל"אושר לשליחה", נסמן את הרשומות הרצויות ונלחץ על הכפתור  לחיצה על הכפתור תציג חלון דיאלוג לבחירת אופן שליחת המסמך. [להסבר נוסף בנושא לחץ על הקישור הבא  חשבוניות דואר היברידי ].

פירוט הכפתורים בכותרת החלון

 - מחיקת המסמך שאושר לשליחה בדואר היברידי מהרשימה המוצגת.

חשוב

במידה והמסמך שודר בתקשורת ואינו קיים כבר בשרתים של החברה, לא ניתן למנוע את הגעתו לבית הדפוס ושליחתו לכתובת הנמען

 - הצגת המסמך שנבחר למשלוח בדואר היברידי.

 - הצגת מסך פרטי מסמך [הצגת מסך פרטי מסמך מאפשר לשנות פרמטרים כדוגמת שם מסמך/קטגוריה/תת-קטגוריה וכו’].

 - הצגת פרטי דואר היברידי בחלון נפרד. מתוך החלון ניתן לראות פרטים שונים הקשורים למשלוח בדואר היברידי ולבצע פעולות שונות.[חלק מהפעולות המוצגות קיימות גם במסך הראשי]

 - הדפסת אישורי מסירה [במידה ונבחרה אפשרות זו] למסמכים בעלי סטטוס: "התקבל אישור סרוק (רשום)"

 - הצגת כרטיס נמען.

 - הצגת הלקוח אליו מקושר המסמך.

 - הצגת התיק אליו מקושר המסמך.

 - רשום חיוב יאפשר רישום חיוב בכרטיס התיק. אפשרות זו ניתנת לביצוע בתנאי וקיים ערך כספי בעמודה [מחיר סופי].

 - רישום הוצאה בגין משלוח המסמך בדואר היברידי. רישום הוצאה יתאפשר במידה וקיים "סכום סופי" להסבר נוסף על רישום הוצאות עבור לקישור הבא: הוספת הוצאה

 - רישום פעולה בכרטיס התיק. [להגדרת פעולות לרישום בעקבות דואר שנמסר / חזר עבור לקישור הבא  רישום פעולה בדואר היברידי ].

 - לחץ על בצע תקשורת, במידה וקיימים מסמכים בסטטוס "חדש" או מסמכים "שאושרו למשלוח" שברצונך לשדר.

 - הדפסת הנתונים המוצגים לאחד מדוחות ההדפסה הקיימים.

 /   - הוספה או הסרה של התיק אליו משוייך המסמך, מאחת מקבוצות העבודה הקיימות במערכת. [לקריאה נוספת עבור לקישור הבא:  קבוצות עבודה ]

 - ייצוא של רשומה או מספר רשומות לתוכנה חיצונית כדוגמת וורד/אקסל/HTML. לחיצה על הכפתור תאפשר בחירת שדות לייצוא

 - סיכום ערכים מספריים מעמודות בתצוגה. לחיצה על הכפתור יציג אפשרויות חישוב לבחירה.

 - שינוי סטטוס הטיפול של הרשומה ל"טופל".

 

פירוט שדות בחלון "רשום חיוב"

  • רישום חיובים ברקע – במידה ונבחרו מספר רשומות לחיוב, סימון התיבה יגרום לרישום חיובים ללא הצגת חלון חיוב.
  • הצג חלון חיוב עבור כל רשומה – במידה ונבחרו מספר רשומות לחיוב, סימון התיבה יגרום להצגת חלון חיוב בהתאם למספר הרשומות.
  • קוד פריט/ תיאור פריט – בחירת קוד ותיאור הפריט לחיוב. לחיצה על כפתור  יפתח חלון אפשרויות נוספות.
  • תיאור חיוב – מלל חופשי.

 -  רישום הוצאה בתיק בגין עלות של שליחת מכתב בדואר היברידי. רישום ההוצאה יתאפשר במידה וקיים סכום סופי.

 לחיצה על הכפתור תפתח אפשרות לרישום הוצאה וחיוב בו זמנית. בחירה באפשרות "לא" תפתח חלון "רישום הוצאה" ללא אפשרות של רישום חיוב.

פירוט שדות בחלון דואר היברידי

שם שדה

תיאור

מספר לקוח

מספר לקוח.

שם לקוח

שם לקוח.

שם תיק

שם התיק שאליו מקושר המסמך.

מספר תיק

מספר התיק שאליו מקושר המסמך.

סטטוס תיק

סטטוס כרטיס התיק.

תאריך פתיחת תיק

תאריך פתיחת התיק בתוכנה.

צוות

צוות המשויך לכרטיס תיק

תאריך יצירה

תאריך העברת המסמך לדואר היברידי.

סטטוס

סטטוס משלוח מכתב בדואר היברידי.

שם נמען

שם הנמען אליו ישלח המכתב.

מקור נתונים

מקור המסמך – נכון לעכשיו מתאפשרת שליחה של מסמכים

הוראות הדפסה

בחירה בין הדפסה חד צדדית או דו-צדדית לדף. 

סוג הדפסה

בחירה בין הדפסה צבעונית לשחור לבן. 

סוג משלוח

בחירת סוג משלוח המסמך.

מחיר משוער

מחיר עלות משוערת של שליחת המכתב בדואר היברידי.

מחיר סופי

מחיר עלות סופית של שליחת המכתב בדואר היברידי, לאחר הגעה לנמען.

כמות דפים

כמות דפים במכתב.

מיקוד

מיקוד המען.

עיר

עיר המען.

רחוב

רחוב המען.

תאריך משלוח

תאריך משלוח דואר היברידי.

נרשם ע"י

תיעוד יוצר המכתב.

תיאור תקלה

תיאור תקלה של משלוח דואר היברידי.

מס. דואר רשום

מספר דואר רשום כפי שניתן ע"י דואר ישראל.

מעטפה

בחירת המעטפה שנבחרה לשליחת המכתב.

נרשמה הוצאה

תיעוד רישום הוצאה ב- כן/ לא. 

נרשם חיוב

תיעוד רישום חיוב ב – כן/ לא. 

נרשמה פעולה

תיעוד רישום פעולה ב- כן/ לא

זיהוי נוסף

שדה "זיהוי נוסף" בכרטיס תיק.

מזהה קבוצות

מספר פנימי הניתן ע"י התוכנה. נועד לזיהוי קובץ שליחה.

שיטת סריקה

שיטת סריקת אישור המסירה.

האם טופל

תיעוד סימון מכתב כטופל. מוצג בערך כן/לא.

תיאור סטטוס

תיאור סטטוס של מכתב הנשלח בדואר רשום – מגיע מדואר ישראל.

תאריך סטטוס דואר

תאריך סטטוס של מכתב הנשלח בדואר רשום – מגיע מדואר ישראל.

שליחת מסמכים חשבונאים בדואר היברידי

שליחת מסמך חשבונאי בדואר היברידי יכולה להתבצע מהמקומות הבאים בתוכנה:

1. תפריט כספים > קבלות > מתוך הרשימה המוצגת לאחר ביצוע סינון
2. תפריט כספים > חשבוניות > מתוך הרשימה המוצגת לאחר ביצוע סינון
3. מתוך חלון פרטי קבלה או חשבונית מס/קבלה  

לשליחת מסמך מתוך רשימה נסמן את הרשומה הרצויה > נלחץ לחיצה ימנית על העכבר ונבחר בהדפס > שלח בדואר היברידי.

חשוב לזכור! השליחה תתבצע במידה וקיימת כתובת תקינה לקבלת דואר

בחירה בדואר היברידי יפתח חלון לבחירת הנמען לקבלת הדואר.

 

1. הנמען המקורי מפרטי החשבונית.
2. נמען אחר – במידה ונבחר יש לרשום את כתובת הדואר למשלוח.
3. לאישור הבחירה יש ללחוץ על כפתור "אשר"
 

לחיצה על כפתור [אשר] יפתח חלון לבחירת סוג ההדפסה – מתוך הרשימה הקיימת בהד’ מערכת. לסיום התהליך נלחץ על כפתור [אשר]

 

חשוב לזכור! במידה ובמסמך החשבונאי שם המשלם שונה משם הלקוח (כולל כתובת למשלוח) יפתח חלון לבחירת הנמען.

כתובת הדואר שתופיע כברירת מחדל היא כתובת המשלם. אם זאת קיימת אפשרות לשינוי

ביצוע תקשורת

ביצוע תקשורת ושידור המכתבים לבית הדפוס יעשה על ידי לחיצה על הכפתור 

חשוב לזכור!   לא ניתן לשדר מסמכים אשר לא אושרו למשלוח.
שינוי סטטוס המכתבים אשר נשלחו לבית הדפוס יעשה באופן אוטומטי ע"י מערכת.

לשידור המסמכים שאושרו למשלוח בסעיף הקודם, בצע את הפעולות הבאות:

בחלון "דואר היברידי" לחץ על הכפתור  

לבדיקת המכתבים שאושרו למשלוח, טרם ביצוע התקשורת בצע את הפעולות הבאות:

1. בסרגל הניווט נלחץ על תפריט "ניהול משרד". 
2. נלחץ על הצלמית "דואר היברידי"
3. בחלון הסינון שנפתח בחר את האפשרות "אושר לשליחה" ונלחץ על אשר.

חשוב

ביצוע תקשורת מתאפשר כל עוד עומדת לרשותך יתרה כספית.(חידוש היתרה מתבצע מול מחלקת הנה"ח בחברת עודכנית 03-636700 שלוחה 1).
ביצוע תקשורת יבצע שתי פעולות בו זמנית:

  1. שליחת הקבצים הרצויים לבית הדפוס
  2. ועדכון סטטוסים של המכתבים השונים, שנשלחו בעבר .

מעקב אחר שינוי סטטוס המכתבים

לאחר ביצוע תקשורת נעקוב אחר שינויים בסטטוס המכתב. צפייה בשינוי סטטוס המכתב יכול להתבצע מתוך הצלמית "דואר היברידי", ומתוך רשימת ההתראות בתוכנה.

חשוב לזכור ! בהתאם לסוג הסטטוס ניתן לבצע פעולות נוספות כדוגמת רישום פעולה / רישום חיוב/ רישום הוצאה.

להצגת רשימת הסטטוסים מתוך "דואר היברידי" נבצע את הפעולות הבאות:

1. נלחץ על תפריט  ניהול משרד > דואר היברידי  ונסמן את תיבת הסימון הרצויה.

2. לאחר בחירת האפשריות להצגה >לחץ על כפתור 

  להצגת שינויים בסטטוס המכתב מתוך רשימת התראות נבצע את הפעולות הבאות :

1.נלחץ על תפריט ניהול משרד > לחץ על צלמית 

2. נלחץ לחיצה כפולה על ההתראה "דואר היברידי". בחלון יוצגו כל המכתבים שלגבם היה שינוי בסטטוס.

פירוט סוגי סטטוסים:

סטטוס

הסבר

תקלה

קיימת תקלה במשלוח הקובץ לבית הדפוס. יש ליצור קשר עם המחלקה התפעולית להמשך עבודה.

חדש

מסמכים אשר טרם אושרו למשלוח.

אושר לשליחה

מסמכים אשר אושרו למשלוח אך טרם שודרו לבית הדפוס.

נשלח לבית הדפוס

מכתבים אשר אושרו למשלוח, ושודרו לבית הדפוס.

נשלח לנמען

המסמך הודפס, בויל ונשלח לנמען.

דואר חזר (רגיל)

דואר ישראל לא איתר את כתובת הנמען / כתובת שגויה.

נמסר לנמען (רשום)

המכתב נמסר לנמען – דואר רשום.

לא נמסר לנמען (רשום)

המכתב לא נמסר לנמען – דואר רשום.

התקבל אישור סרוק (רשום)

התקבל אישור סרוק- חברת עודכנית סורקת את האישור ומעבירה את הסריקה לחוצץ "דואר היברידי" בכרטיס תיק   או לחילופין יש להוריד ידנית את האישור הסרוק מאתר דואר ישראל .

הצגת אישורי סריקה סרוקים

להצגת אישורי מסירה סרוקים נבצע את הפעולות הבאות:

1. בסרגל הניווט נלחץ על תפריט "ניהול משרד" > לחץ על הצלמית "דואר היברידי"

2. בחלון הסינון נבחר את הסטטוס "התקבל אישור סרוק (רשום)". לסיום נלחץ על הכפתור

3. ברשימה שנוצרה, לחיצה כפולה על כל שורה תקפיץ את החלון הבא:

הקובץ שנשלח לנמען – יפתח את הקובץ (מסמך) שנשלח.
אישור המסירה הסרוק – יפתח את אישור המסירה הסרוק.

חשבוניות דואר היברידי

בחלון חשבוניות דואר היברידי מוצגות החשבוניות בהתאם לבחירה שנעשתה בחלון "אישור שליחת דואר היברידי" החשבוניות תוצגנה בתוכנה, במידה ומשרדך בחר לקבל חשבוניות מחברת עודכנית בגין כל משלוח

לדוגמה:במידה ונבחר שהחשבוניות תופקנה ברמת לקוח, החשבונית תכיל את עלויות המכתבים השייכים לאותו לקוח. אך! אם בחרת לקבל משלוח מרוכז מול מחלקת הנה"ח, לא ישלח פירוט ברמת הלקוח.
הצגת פרטי החשבונית תאפשר רישום פעולות/ הוצאות / חיובים. קבלת החשבוניות מחברת עודכנית כוללת שתי שיטות :

1. קבלת חשבוניות לפי לקוחות 

למשרדים המעונינים להציג בפני לקוחותיהם חשבוניות בגין עלות המשלוח,  מומלץ לקבל את החשבוניות מעודכנית בחלוקה לפי לקוח. 

2. קבלת חשבונית בכל פעם שטוענים כסף לדואר היברידי .

משרדים שאינם נדרשים להציג בפני לקוחותיהם חשבוניות בגין עלויות המשלוח, יכולים לקבל חשבונית אחת מרכזת בגין סה"כ המשלוחים שנעשו מחברת עודכנית.
שים לב ! משרדים שבחרו לעבוד בצורה של חשבונית מרכזת  לא יוכלו לבחור בעת משלוח המסמכים בדואר היברידי פירוט ברמת לקוח.

הצגת רשימת החשבוניות בגין משלוח מסמכים בדואר היברידי

בתפריט ניהול משרד לחץ על 

בחלון הסינון בחר תנאי סינון או לחץ על "אשר" להצגת כל החשבוניות

רשימת כפתורים בחלון פרטי חשבונית דואר היברידי

  - יציאה מהמסך הנוכחי וחזרה למסך הקודם.

  - הצגת פרטי החשבונית בחלון נפרד. 

 - סיכום עמודות נבחרות בעלות ערכים מספריים, מנתוני הרשימה

 - הדפסת הרשומות המוצגות ברשימת חשבוניות דואר היברידי למדפסת. לאחר לחיצה על הכפתור, בחר בין אפשרויות ההדפסה המוצעות

  - ייצוא הרשומות לתוכנה חיצונית. ניתן לייצא לאקסל או לוורד.

  - סימון חשבונית או מספר חשבוניות כ"טופל". לחיצה על הכפתור תסיר את הרשומה/רשומות מהרשימה המוצגת.

 - שינוי תצוגת רשימת חשבוניות דואר היברידי בהתאם לאפשרויות הקיימות או לבצע סינונים אחרים.

פרטי חשבונית דואר היברידי

מסך פרטי החשבונית  מורכב משני חלונות:

בחלון העליון מוצגים פרטים כלליים של החשבונית כדוגמת סה"כ עלות, כמות מכתבים אשר נשלחו, לקוחות מקושרים ועוד.
בחלון התחתון קיימות רשימת פעולות לביצוע כדוגמת רישום חיוב/הוצאה/פעולה ועוד.

פעולות לביצוע בחלק התחלון של המסך

 - הצגת מסמך המקושר לחשבונית.

 - הצגת חלון פרטי המסמך.

 - הצגת הנמען אליו מקושר המסמך שנשלח.

 - הצגת כרטיס הלקוח אליו מקושר המסמך.

 - הצגת כרטיס התיק אליו מקושר המסמך.

 - הוספת פריט לתיק אליו מקושר המסמך.להסבר נוסף על רישום חיובים עבור לקישור הבא:  הוספת חיוב

 - הוספת הוצאה לתיק אליו מקושר המסמך. להסבר נוסף על רישום הוצאה עבור לקישור הבא:  הוספת הוצאה

 - הוספת פעולה לתיק אליו מקושר המסמך. לקריאה נוספת על רישום פעולה עבור לקישור הבא:  פרטי פעולה

חשוב
  • חשבונית יכולה להכיל מספר חיובים. החשבונית המוצגת כדוגמא בצילום מסך, מכילה חיובים משני מכתבים שונים.
  • במידה והמערכת מזהה רישום פעולה/ חיוב / הוצאה שנעשתה, תתקבל התראה.
  • במידה ובוחרים להמשיך בפעולה, למרות ההתראה, המערכת תאפשר זאת. (ראה תצלום מסך)