חוברת הדרכה - הסכמי נוכחות ועלות

הסכמי נוכחות ועלות
מדריך למשתמש עודכנית פלטינום

 

 

הסכמי נוכחות ועלות
 

תוכנת פלטינום מאפשרת דיווח ניהול ובקרה של שעות העבודה ושעות היעדרות של העובדים בחברה.

רישום שעות נוכחות בתוכנה יכול להתבצע באופן מכאני באמצעות קליטת קובץ משעון נוכחות או באופן אוטומטי עם פתיחת התוכנה.

תוכנת הפלטינום מאפשרת (בהתאם להרשאות) להוסיף שעות נוכחות או חוסרים באופן ידני. בתוכנה ניתן להגדיר עבור כל עובד שעות תקן ושעות נוספות, ועלות עובד לשעה.

התוכנה מאפשרת הצגת נתונים של שעות נוכחות, ימי מחלה חופשה וכו’. זיהוי חריגות ולטפל בהן באופן מידי.

בנוסף ניתן לבצע ניתוח של שעות נוכחות כנגד רישום חיובים. באמצעות דוחות שונים ניתן להציג את כמות שעות העבודה לעובד מול שעות רישום חיובים ובכך להעריך ולנתח יעילות וכדאיות עבודה.

לרשימת אפשרויות העבודה במודול הנה"ח ניתן לעבור לקישור הבא הנהלת חשבונות

הגדרות

לעבודה מיטבית עם התוכנה מומלץ לבצע שינויים בהגדרות טרם תחילת העבודה. הגדרות אלו מתייחסות לרישום שעות עבודה ועלות, מתן הרשאות, וסוגי העדרויות במשרד.

להגדרות מערכת בצע את השלבים הבאים:

תפריט ההמבורגר> כלים ותחזוקה > הגדרות מערכת >

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ניהול משרד  - כללי קוד מס’ 54

במסך זה נקבע ביצוע רישום שעות כניסה ויציאה בתוכנה אם הפעלת התוכנה.

חשוב לזכור! רק סימון תיבת הסימון ב –  יאפשר פעולה זו.

להפעלת האפשרות נלחץ על כפתור  נסמן את  תיבת הסימון הרצויה ולסיום לחץ על כפתור 

א. חישוב שעות פעילות(נוכחות) בתוכנה – סימן יאפשר רישום שעות כניסה/יציאה בתוכנה.
ב. התראה על חוסר בשעות חיובים – סימון יציג התראה במידה וכמות החיובים קטנה מכמות שעות עבודה.

חשוב לזכור! הגדרה זו כללית, ומשפיעה על כלל משתמשי המערכת.

חשוב לזכור!   רישום שעות כניסה יעשה באופן אוטומטי עם כניסת העובד לתוכנה ללא פתיחת חלון הודעה.

ניהול משרד – קבוצת משתמשים/הרשאות – קוד מס’ 26

במסך זה נקבע הרשאות לצפייה, שינוי והוספה של שעות נוכחות .

הגדרה נוספת היא י צירת הסכם נוכחות .

בהגדרה של שעות נוכחות נקבע אם משתמש בתוכנה יוכל לשנות או להוסיף שעות נוכחות שלו או של משתמשים שונים במערכת. ובשנייה נגדיר אלו משתמשים יכולים ליצור הסכמי נוכחות בתוכנה. הפקת דוח נוכחות לעובד דורש שיוך העובד להסכם נוכחות.

הרשאה שעות נוכחות:

1. לביצוע ההגדרה יש לבחור את קבוצת  המשתמשים הרצויה וללחוץ על כפתור 

2. יש לאתר את ההרשאה "שעות נוכחות"

3. ללחוץ על הכפתור   ולאחריו לחץ על כפתור   סמן את האפשרויות הרצויות בתיבת הסימון.

4. לסיום יש ללחוץ על כפתור 

דוגמא 1 : לקבוצת הרשאה "עובדים" השארתי רק את ההרשאה "צפייה". (שעות נוכחות של העובד)

  דוגמא 2: לקבוצת הרשאה "מנהלים" עם ההרשאות של: צפייה, עדכון, הוספה של שעות נוכחות של כלל העובדים.

הרשאה הסכם נוכחות:

1. לביצוע ההגדרה יש לבחור את קבוצת המשתמשים הרצויה וללחוץ על כפתור 

2. יש לאתר את ההרשאה "הסכמי נוכחות" 

3. נלחץ על הכפתור  ולאחריו ללחוץ על כפתור  סמן את האפשרויות הרצויות בתיבת הסימון.

4. לסיום יש ללחוץ על כפתור 

דוגמא : מתן הרשאות מלאות ליצירת הסכם נוכחות לקבוצת מנהלי מערכת.

דוגמא : מתן הרשאות מלאות ליצירת הסכם נוכחות לקבוצת מנהלי מערכת.

ניהול משרד – רשימת משתמשים - קוד מס’ 13

בתוכנת ניתן לקבוע את עלות שעת עבודה [ עובד במשרד ] ברמת משתמש בודד או ברמת קבוצת עלות עובדים.

למשרדים המעסיקים עובדים רבים תוך הבדלי עלויות, עדיף לעבוד עם קבוצות עלות. בהמשך יוסבר כיצד לבצע את ההגדרה ברמת הקבוצה.

חשוב לזכור! ביצוע ההגדרה מצריך מתן הרשאה.

 

עלות שעת עבודה לעובד

לביצוע ההגדרה יש לסמן את העובד הרצוי מתוך הרשימה וללחוץ על כפתור 

 

בכרטיס פרטי משתמש יש לסמן את חוצץ "מחירי עלות" וללחוץ על כפתור 

יש למלא את השדות השונים ולסיום לחץ על כפתור