איך ליצור תזכורת קבוע ביומן ולשלוח הודעות לנמענים - קוד מספר 123

בהגדרה זו נקבע את התנאים שבה המערכת תיצור באופן אוטומטי תזכורת ותשלח הודעת sms לנמענים המקושרים לאירוע ביומן.

יצירת ההגדרה היא ברמה המשרדית ולכל אחד מהעובדים קיימת אפשרות לעבוד לפי הגדרה זו או ליצור תזכורות אישיות.

תזכורות קבועות מייעלות את העבודה במערכת ומייתרת את הצורך בהוספת תזכורת ידנית לרישומים שנעשים.

בשלב הראשון:  יש להגדיר תזכורת ברירת המחדל בחוצץ "הגדרות משרדיות"  

בשלב השני: על כל משתמש בתוכנה "להעתיק" את התזכורות המשרדית לחוצץ "הגדרות אישיות" או ליצור תזכורת חדשה

להוספת פרטי תזכורת קבועה יש לסמן את חוצץ "הגדרות משרדיות" וללחוץ על כפתור 

פירוט השדות בחלון "פרטי תזכורת קבועה ליומן":

  • פרטי רישום יומן - הגדר את סוג הרישום ביומן "דיון" או "פגישה" . במידה ונקבע דיון הגדר את "סוג הדיון" מהאפשרויות הקיימות ברשימה.
  • סוג תזכורת – בחר את סוג התזכורת בהתאם לאפשרויות הקיימות. במידה ובחרת לקבל התראה "לפני האירוע" יש לציין את השעה שבה המערכת תציג את ההתראה.
  • נמענים להודעת SMS - בחר הנמענים אליהם תשלח הודעה ביצירת תזכורת (משתתפים פנימיים/משתתפים חיצוניים/לקוח)
  • תבנית תזכורת/הודעת SMS – בחר שדות קבועים (תאריך/שעה/שם בימ"ש/מספר תיק) את השדה ניתן להוסיף לשורת התיאור בהודעה : ,   או להערות גוף ההודעה-
  • סיום – לאחר ביצוע השינויים הרצויים יש ללחוץ על כפתור  לשמירת השינויים שבוצעו.

לאחר שסיימנו להגדיר את התזכורת המשרדית נעבור לחוצץ "הגדרות אישיות" כדי להחיל אותן על המשתמש

להסבר מקיף על אופן העבודה יש לעבור לקישור הבא: תזכורות קבועות ליומן - הגדרות אישיות