פעולות מתקדמות בהוספת לקוח
לאחר שלמדנו כיצד להקים לקוח חדש בתוכנה, במאמר זה נרחיב
על השדות "סוג פעילות", "מקום פעילות" ו"עוסק מורשה".
בנוסף, לחיצה על כפתור [הצג פרטים נוספים]
תפתח אפשרויות הגדרה מתקדמות בכרטיס הלקוח,
כמו צוות, קבוצת ישויות, לקוח אב.
שדה סוג פעילות
בחירה בין משלם פרטי למשלם עסקי.
בהפקת קבלה עבור תשלום במזומן, תתקבל התראה לפי סוג הפעילות.
על פי החוק לצמצום השימוש במזומן בישראל, סכום התשלום המותר במזומן לעסק הוא עד 6,000 ש"ח
(או 10% משווי העסקה, הנמוך מביניהם), ועסקאות בין אנשים פרטיים מוגבלות ל-15,000 ש"ח במזומן.
בהפקת חשבונית מס, אם מדובר על משלם עסקי והסכום של החשבונית עומד בתנאים של "מספר הקצאה",
בתוכנה תסומן התיבה של "קבלת מספר הקצאה" באופן אוטומטי (ראו התייחסות לסעיף זה גם ב"מקום פעילות" בהמשך המאמר).
בהפקת חשבונית מס, אם מדובר על משלם עסקי, תוצג התראה במידה ולא הוזן מספר ע.מ.
מקום פעילות:
בחירה בין לקוח בארץ, ברשות הפלסטינית, או בחו"ל.
בהפקת חשבונית מס, אם מדובר על מקום פעילות שהוא בארץ, והסכום של החשבונית עומד בתנאים של "מספר הקצאה",
תסומן התיבה של "קבלת מספר הקצאה" באופן אוטומטי.
מספר ע.מ:
בשימוש בחשבוניות, זהו המספר המדווח בדוח מע"מ ובקבלת "מספר הקצאה".
לחיצה על כפתור [הצג פרטים נוספים] תפתח אפשרויות הגדרה מתקדמות בכרטיס הלקוח, כמו צוות, קבוצת ישויות, לקוח אב.
צוות
צוות הוא קבוצה של עובדים אשר נותנים נותנים שירות בעל אופי זהה, ללקוחות שונים.
לדוגמה: צוות ליטיגציה, צוות פלילי, צוות נזיקין.
אחרי יצירת הצוותים בהגדרות המערכת, ניתן להגדיר ללקוחות את הצוותים המטפלים בהם. צוות יכול לטפל במספר לקוחות.
יצירת הצוותים וביצוע הקישור יאפשרו לכם להפיק דוחות ולבצע סינונים בהתאם.
איך מגיעים
במסך הראשי ← לחצו על [תפריט ההמבורגר] ← כלים ותחזוקה ← הגדרות מערכת.
כנסו להגדרה "לקוחות – רשימת צוותים" (קוד 84).
הוספת צוות
לחצו על כפתור [הוסף] והקלידו שם לצוות.
בסיום לחצו על כפתור [שמור].
קישור לקוח לצוות
קישור הלקוח לצוות יכול להיעשות בשתי דרכים:
א. בכרטיס הלקוח ← לחצו על כפתור [עדכן] ובשדה "צוות" בחרו את הצוות הרצוי.
ב. מתוך רשימת לקוחות ← סמנו את הלקוח/ות הרצוי/ים ולחצו על כפתור [פעולות] ← עדכן צוות.
במסך שייפתח, בחרו את הצוות הרצוי (שדה חובה).
בשדה "אופן עדכון בתיקי הלקוח", סמנו את הסעיפים הרצויים.
בסיום לחצו על כפתור [אשר].
קבוצת ישויות
קבוצת ישויות נועדה לאפיין לקוחות לפי סוג הפעילות שלהם. לדוגמה, לקוחות פרטיים, לקוחות עסקיים, חברות ביטוח.
באמצעות יצירת הקבוצות תוכלו לבצע סינונים, ולהפיק דוחות בהתאם.
בנוסף תוכלו לבצע פעולה זהה על מספר רב של לקוחות. לדוגמה: שליחת דוא"ל, מיזוג דואר, הודעות SMS.
איך מגיעים
במסך הראשי ← לחצו על [תפריט ההמבורגר] ← כלים ותחזוקה ← הגדרות מערכת.
כנסו להגדרה "ניהול משרד – קבוצות ישויות" (קוד 43).
הוספת קבוצת ישויות
לחצו על כפתור [הוסף] והקלידו שם לקבוצה.
בסיום לחצו על כפתור [אשר].
קישור לקוח לקבוצת ישויות
קישור הלקוח לקבוצה יכול להיעשות בשתי דרכים:
א. מכרטיס הלקוח ← לחצו על כפתור [עדכן] וסמנו את הקבוצה הרצויה.
ב. מתוך רשימת לקוחות ← סמנו את הלקוח/ות הרצוי/ים ובכותרת החלון לחצו על כפתור 
[הוסף לקבוצת ישויות].
בחלון שייפתח בחרו את הקבוצה הרצויה.
בסיום לחצו על כפתור [אשר].
לקוח אב נועד לאגד לקוחות שונים בעלי מאפיין זהה. לדוגמה, בנק יכול להיות לקוח אב, כאשר הסניפים שלו יהיו לקוחות המקשורים אליו.
שימוש בלקוח אב מאפשר להציג נתונים באופן גורף ולבצע פעולות זהות על לקוחות השייכים לאותו לקוח אב.
לדוגמה, הצגת חיובים או הכנסות ללקוחות השייכים לאותו לקוח אב.
דוגמה נוספת היא הפקת חשבון עסקה מרכז, המורכב מחיובים שנרשמו בתיקים המקושרים ללקוח האב.
איך מגיעים
במסך הראשי ← כנסו לתפריט "תיקים ולקוחות" ← לחצו על התפריט "לקוחות אב".
הוספת לקוח אב
במסך "רשימת לקוחות אב" לחצו על הכפתור [הוסף].
הקלידו שם ולחצו על כפתור [שמור].
קישור לקוחות אל לקוח האב
בראש החלון לחצו על הלשונית [לקוחות מקושרים] ועל הכפתור [צרף לקוחות].
באמצעות חלון הסינון צרפו את הלקוחות הרצויים.
הגדרת הלקוח בו יישמרו מסמכים ונתונים הקשורים ללקוח האב
חיזרו ללשונית [פרטי לקוח אב] ולחצו על כפתור [עדכן].
שדה "מספר לקוח ברירת מחדל" – בחרו את הלקוח שבו יישמר חשבון העסקה המרכז.
בסיום לחצו על כפתור 
[שמור].