פעולות מתקדמות עם משימות ותזכורות

מעבר לשדות עליהם עברנו בשיעור על הוספת משימה, במאמר נעבור על שדות וכפתורים נוספים, שיסייעו לדייק את העבודה.

• שדה "דחיפות" – משמש לסיווג המשימה לפי רמת החשיבות או הדחיפות שלה (לדוגמה, רגילה, גבוהה, נמוכה). סיווג זה עוזר לכם לזהות במהירות אילו משימות דורשות טיפול מיידי ואילו ניתן לתזמן לזמן מאוחר יותר.
• שדה "קטגוריה" – בחירה בקטגוריה מאפשרת לשייך את המשימה לנושא או תחום מסוים (לדוגמה, פגישה עם לקוח, דיון בבית משפט, טיפול במסמך). סיווג המשימות לפי קטגוריות יעזור לאתר משימות לפי נושא, ולנתח עומסים או תחומי טיפול בקלות.
• שדה "לידיעה"- סימון עובד או עובדים ל "ידיעה", מאפשר לרושם המשימה לקבוע אלו עובדים יוכלו לעקוב אחריה – מבלי להיות זה שמבצע אותה בפועל. משתמש המסומן כ"לידיעה" יוכל לצפות בהתפתחויות של המשימה, גם אם היא עברה בין מטפלים שונים, ולהישאר מעודכן בכל שלב. לדוגמה, מנהל משרד או ראש צוות שמטיל משימה על עובדים אחרים, יכול להוסיף את עצמו ל"לידיעה", כדי לפקח על קצב הביצוע והשלמת המשימה – מבלי להתערב בביצוע עצמו.

כפתור [פעולות] – לחיצה על כפתור [פעולות] שבראש המסך, תציג רשימת פעולות אפשריות לביצוע.

מהרשימה תוכלו לשנות את סטטוס המשימה ל"טופל", להעביר למטפל אחר, לשכפל משימה, לשנות את הדחיפות ולקשר לקבוצת עבודה.

כפתור [פעולות] יהיה זמין רק לאחר שמירת המשימה. בהוספת משימה חדשה הכפתור אינו זמין.

קבוצת משימות – סט של משימות קבועות, המסודרות לפי שלבים, ומאפשר להוסיף בלחיצה אחת סדרת משימות

שקשורות לתהליך עבודה קבוע של המשרד. לדוגמה, קליטת לקוח או טיפול בתביעה.

קבוצת משימות נועדה לחסוך זמן, למנוע טעויות ולשמור על תהליכי עבודה מסודרים ואחידים במשרד.

להסבר על הקמת קבוצת משימה והוספה לכרטיס תיק, לחצו כאן.