שיעור 12: פעולות בסיסיות עם מסמכים

לאחר תיוק מסמכים בתוכנה, ניתן להציג אותם בכמה דרכים.

במסך הראשי ← תפריט מסמכים ← לחצו על רשימת המסמכים.

ייפתח מסך משולב, המכיל מספר תצוגות. בשיעור זה נעבור על התצוגות המרכזיות:

• רשימת מסמכים – הצגה של כל המסמכים המתוייקים בעודכנית.
• מסמכים מועדפים – הצגה של כל המסמכים שהוגדרו כמועדפים (להגדרת מסמך כמועדף, ראו את השיעור הקודם).

באמצעות חלון הסינון ניתן לאתר מסמך המתויק בתוכנה, על ידי בחירת מגוון של תנאים, כמו שם המסמך, או פרטי הלקוח.

1. במסך הראשי ← תפריט מסמכים ← לחצו על סינון מסמכים.
2. בחלון הסינון שיוצג, בחרו בתנאים לחיפוש.

• להצגת אפשרויות סינון נוספות לחצו על הכפתור [אפשרויות סינון נוספות].
• לחיצה על הכפתור [אשר] ללא הקלדת תנאים, תציג את רשימת כל המסמכים במערכת.

לאחר תיוק המסמך דרך המסך הראשי או כרטיס לקוח/תיק, ניתן לבצע מספר פעולות.

בשיעור זה נעבור על הפעולות העיקריות.

סמנו את המסמך ולחצו קליק ימני על העכבר. ייפתח תפריט עם פעולות לביצוע:

כפתור הצג פרטים

כפתור  [הצג פרטים] מאפשר לכם לערוך את מאפייני המסמך.

לדוגמה, שינוי שם המסמך, קישור למספר תיקים ויצירת מספר גרסאות.

עבודה עם כפתור [הצג פרטים]

אתרו את המסמך הרצוי דרך תפריט מסמכים במסך הראשי, כרטיס לקוח או כרטיס תיק.

לחצו קליק ימני על העכבר ← כפתור  [הצג פרטים]. במסך שייפתח, יופיעו כמה אפשרויות עבודה בחלוקה חוצצים.

במאמר נעבור על החוצצים העיקריים:

חוצץ פרטי מסמך ← לחיצה על כפתור [עדכן], תפתח את השדות הניתנים לעריכה, כמו שם המסמך, קטגוריה, מטפלים.

חוצץ קישורי מסמך ← לחיצה על כפתור [קשר לתיקים נוספים], תאפשר ליצור עותק של המסמך בתיקים אחרים.

חוצץ פעולות במסמך ← יציג את היסטוריית הפעולות שבוצעו במסמך ועל ידי מי.

חוצץ גרסאות מסמך ← מאפשר לערוך את המסמך ולשמור מספר גרסאות שלו לצורך השוואה.

להסבר על עבודה עם גרסאות למסמכים לחצו כאן.

כפתור פעולות

לחיצה על הכפתור, תציג מספר אפשרויות עבודה עם המסמך:

• שכפל – מאפשר ליצור עותק של המסמך בכרטיס הלקוח/תיק. אפשרות נוספת היא לתייק את המסמך בכרטיס לקוח/תיק אחר.
• הוסף למועדפים – מאפשר להוסיף את המסמך לרשימת המסמכים המועדפים, אליה ניתן להגיע מתפריט מסמכים שבמסך הראשי.

בסל המחזור נמצאים קבצים שנמחקו מהתוכנה.

כברירת מחדל, לאחר 30 יום המערכת תרוקן את סל המחזור ולא יהיה ניתן לשחזר את הקבצים.

ניתן לשנות את אורך הזמן דרך הגדרות המערכת (הגדרה מספר 11).

לשחזור מסמך שנמחק:

1. במסך הראשי ← תפריט מסמכים ← לחצו על תפריט סל המחזור.
2. סמנו את המסמך הרצוי ולחצו על כפתור [שחזר]. המסמך יופיע במיקום ממנו נמחק (לדוגמה, חוצץ מסמכים בכרטיס תיק).

למעבר לשיעור הבא, בנושא היומן של עודכנית, לחצו כאן

להסבר נוסף על תפריט תיוק סריקות ותפריט אוגדן מסמכים, לחצו כאן